Contractfacturen per contract genereren

  • Als de methode voor het verantwoorden van opbrengsten Gecombineerd of Gescheiden is, kunnen er geen contractfacturen worden gegenereerd als er inhoudingsfacturen met de status Gemaakt zijn.
  • Als de methode voor het verantwoorden van opbrengsten Afzonderlijk is, kunnen er geen contractfacturen worden gegenereerd als er een opbrengstenverantwoording is met de status Gemaakt.
  • Als u de goedkeuringswerkstroom voor facturering en verantwoording gebruikt, kunnen contractfacturen niet worden gegenereerd als aan de volgende voorwaarden wordt voldaan:
    • Er zijn tegenboekingen voor opbrengstenverantwoordingen met de status Gejournaliseerd.
    • Er is een status Verzonden ter goedkeuring.

Wanneer facturen worden gegenereerd, worden alle contractkosten en vergoedingen voor de financieringsbron voor het projectcontract berekend en toegevoegd als factuurregels. Alle toegepaste inhoudingen worden toegevoegd als factuurregels met een creditbedrag.

Als de factureringsmethode Tarieftabel of Tijd en materiaal is en er geen eenheden zijn opgegeven, wordt het transactiebedrag plus eventuele marge gebruikt voor de berekening.

  1. Meld u aan als Project Accountant, Project Beheerder of Project Manager.
  2. Als Project Accountant selecteert u Projectbeheer > Projectcontracten.
    Als Project Beheerder selecteert u Instellingen > Projectcontracten.

    Als Project Manager selecteert u Mijn projectcontracten.

  3. Selecteer het tabblad Contracten en open een contract.
  4. Selecteer Acties > Facturen maken.
  5. Geef de volgende gegevens op:
    Selectiebereik journaliseringsdatum, t/m
    Geef de begin- en einddatum voor journalisering op om de records te selecteren. Het datumbereik voor journalisering wordt alleen gebruikt voor factureringsmethoden op basis van transacties: Terugbetaling kosten, Kosten plus, Tijd en materiaal en Tarieftabel. De onkostentransacties die worden gefactureerd, moeten een journaliseringsdatum hebben die binnen het datumbereik valt.
    Uiterste datum transactie
    Geef de einddatum van de transactie op. Als dit veld leeg is, worden alle transacties voor het datumbereik voor journalisering geselecteerd.
    Selectiegroep
    Selecteer een selectiegroep. De selectiegroep is de bedrijfsklassegroep waarmee de transactiedetailrecords voor facturering worden bepaald.
    Datum financieringsbron
    Geef de datum op die wordt gebruikt om te bepalen welke geldige financieringsbronnen, mijlpalen, termijnen, voorschotten en inhoudingen van kracht zijn.
    • De termijn of mijlpaal moet de status Te verwerken hebben.
    • De datum van de termijn of mijlpaal moet eerder zijn dan of gelijk zijn aan de datum van de financieringsbron.
    • De financieringsbronnen moeten geldig zijn voor de datum van de financieringsbron.
    Factuurdatum
    Geef de datum op die u als factuurdatum wilt gebruiken.
    • De factuurdatum wordt gebruikt voor kosten- en gebeurtenisgebaseerde factureringsmethoden.
    • De factuurdatum wordt gebruikt om te bepalen welke journaliseringsprojecten van toepassing zijn.
    • De factuurdatum is de datum op de factuur en wordt doorgegeven aan het belastingsysteem om de belasting te berekenen.
    • De factuurdatum wordt doorgegeven aan Debiteurenadministratie en wordt gebruikt om de factuurvervaldatum te bepalen.
    • De factuurdatum wordt gebruikt als de journaaltransactiedatum voor posten die zijn gegenereerd door de acties voor het journaliseren van facturen.
    Toevoegen aan bestaande factuurgroep
    Dit veld wordt alleen weergegeven als u eerder facturen hebt gemaakt die nog niet zijn gejournaliseerd. U kunt een nieuwe factuur maken of de records toevoegen aan een eerder gemaakte factuur. Als u een nieuwe factuur maakt, moet dit veld leeg zijn. Als u de records toevoegt aan een eerder gemaakte factuur, selecteert u de factuurgroep waaraan u de records wilt toevoegen.
    Inhoudingen toepassen
    Schakel dit selectievakje in om openstaande inhoudingsfacturen toe te passen op de transacties die zijn geselecteerd voor facturering. Als u openstaande inhoudingsfacturen toepast, wordt het bedrag van de factuur verminderd met het bedrag van de inhouding die wordt toegepast. De inhouding die wordt toegepast, wordt weergegeven als een negatief bedrag. Als het inhoudingsbedrag groter is dan het factuurbedrag, wordt alleen het factuurbedrag toegepast als inhouding en wordt er een nulfactuur gemaakt. Het saldo van de inhouding is beschikbaar voor toekomstige facturen.
    Project
    Selecteer een overzichts- of journaliseringsprojectniveau voor facturering. Wanneer een overzichtsprojectniveau wordt geselecteerd, worden alle onderliggende entiteiten voor het overzicht gefactureerd. De standaardwaarde is leeg, waarbij alle journaliseringsprojecten en alle onderliggende projecten worden gefactureerd voor het projectcontractniveau. Het project is alleen van toepassing op onkostentransactierecords.
    Financieringsbron
    Selecteer eventueel een enkele financieringsbron. Financieringsbronnen worden gebruikt om een factuur te maken op basis van een projectfinancieringsbron. Als deze parameter wordt geselecteerd, worden facturen gegenereerd alsof de geselecteerde financieringsbron de enige actieve financieringsbron is. U kunt een financieringsbron selecteren die lager is dan 100%. Als de financieringsbron lager is dan 100%, wordt het percentage gebruikt om de factuur te maken en worden de onkosten als verwerkt gemarkeerd. Er wordt geen gedeeltelijke transactie gemaakt.
    Maximum factuur
    Geef een factuurmaximum op dat moet worden gefactureerd voor de factureringsmethoden op basis van transacties. Een gedeeltelijke transactie wordt gefactureerd als de onkosten hoger zijn dan het bedrag. Het opgegeven factuurmaximum wordt gespreid over alle financieringsbronnen die worden gefactureerd.
    Afdrukstatus
    Dit veld wordt alleen weergegeven als het selectievakje Afdrukken van derden-factuur is ingeschakeld op het tabblad Opties van de financiële ondernemingsgroep. Selecteer de status voor de factuur. De afdrukstatus kan worden bijgewerkt op de factuur met de status Gemaakt of Gejournaliseerd. In het systeem voor derden-facturering wordt voor de bedrijfsklasse ProjectContractInvoice een query uitgevoerd voor PrintStatus = Afdrukken. Deze status geeft aan de derde partij aan dat er een factuur moet worden gemaakt.
    Factureringsgroep
    Selecteer eventueel een factureringsgroep. Alleen financieringsbronnen met de factureringsgroep worden gefactureerd.
  6. Klik op Verzenden.
    U kunt de gemaakte factuur weergeven door het tabblad Factuurdetail te selecteren.