Veelgestelde vragen

Deze bijlage bevat veelgestelde vragen voor Projectgrootboek.

Welk gebruikersveld kan worden toegevoegd voor werkurendistributie?

Gebruik de volgende richtlijnen om een bedrijfsklassegroep te definiëren voor werkurendistributie, waarmee in aanmerking komende betalingen worden gedefinieerd:

  • Gebruikersvelden zijn een standaard Landmark-functie. Op de transactieforms zijn lege schermen waar gebruikersvelden kunnen worden geconfigureerd om te worden weergegeven en opgegeven.
  • Gebruikersvelden kunnen worden toegevoegd voor de velden Functiecode, Positiecode en Betalingscode voor financiële transacties.
  • Gebruikersvelden worden naar de bedrijfsklasse GLTransactionDetail gekopieerd door de transactiekoppeling. Bij het journaliseren worden de velden naar Grootboek-transacties gekopieerd bij het koppelen in details of als Details koppeling is aangegeven voor de rekening. Dezelfde gebruikersvelden moeten worden gedefinieerd in alle drie de bedrijfsklassen.

Ik heb Individuele werkuren distribueren uitgevoerd, maar er zijn geen records gemaakt

Als u individuele werkuren distribueert en er geen records worden gemaakt, moet u de volgende gegevens controleren:

  • Werkuren zijn beperkt tot 99 transacties per werknemer per periode.
  • Actie individuele werkuren distribueren: De financiële-entiteitparameter voor deze actie vertegenwoordigt het S3-salarisadministratiebedrijf, dat gelijk is aan de financiële entiteit Financials and Supply Management. Geef het Lawson Payroll-bedrijf van de werknemer op. Dit bedrijf is hetzelfde als dat in de programma's PR140, PR160, PR197 of PR198. Deze financiële entiteit wordt gebruikt om voor de werknemer en de werkurenperiode query's uit te voeren op GlTransactionDetail-records met behulp van PRDISTRIB van Lawson. Het Lawson Payroll-bedrijf is gekoppeld aan het veld FromAccountingEntity. Door FromAccountingEntity te gebruiken, zorgt u ervoor dat alle PRDISTRIB-records voor de werknemer voor de salarisperiode worden geretourneerd. Records die zijn uitgesloten van de selectiegroep, worden niet geretourneerd. Omdat een werknemer maar tot één PR-bedrijf/financiële entiteit behoort, moet u geen financiële-entiteitsgroep toevoegen aan de actie Individuele werkuren distribueren.
  • GeneralLedgerJournalControl tussen entiteiten: Lawson Payroll-journalen worden gemaakt als journaaltype 'tussen entiteiten'. Alle werknemers behoren tot één Lawson-HR-bedrijf of Van financiële entiteit, bijvoorbeeld 999. Salarissen en lonen worden gejournaliseerd naar verschillende grootboekbedrijven of Naar financiële entiteiten, bijvoorbeeld 100. Met de journaliseringsactie van Grootboek worden voor elke financiële entiteit automatisch meerdere GeneralLedgerJournalControl-records gemaakt. Met de actie worden notajournalen in GeneralLedgerTransaction gemaakt om journalen tussen entiteiten en Grootboek in evenwicht te houden.
  • Werkurendistributiejournalen en -posten: Voor de werkurendistributie worden de oorspronkelijke PR-records GLTransactionDetail gebruikt als basis voor het tegenboeken en maken van werkurendistributierecords. Net zoals voor Salarisadministratie en alle subsystemen, is de Van financiële entiteit hetzelfde voor elke distributie in het journaal. Net zoals de resultaten voor het journaliseren van de salarisadministratie, worden bij het journaliseren van de werkurendistributie altijd journalen tussen entiteiten gemaakt. Met de journaliseringsactie van Grootboek wordt ervoor gezorgd dat journalen en Grootboek in evenwicht zijn voor werkurendistributie.

Ik heb een project gewijzigd zodat secundaire overhead wordt opgenomen, maar secundaire overhead wordt niet berekend

Voer de actie Toewijzing secundaire overhead bijwerken uit om het overheadtarief en de financiële overheadstructuur op te nemen. Voer de actie uit voor elk gewijzigd project. Voer de volgende stappen uit om de huidige toewijzingen weer te geven en te controleren of een overheadtarief en een overheadstructuur aanwezig zijn.

  1. Meld u aan als Project Beheerder en selecteer Projectinstellingen.
  2. Open de structuur, selecteer het tabblad Werknemers en open de werknemersrecord.
  3. Selecteer Projecttoewijzingen en open een toewijzing voor een project met overhead.
  4. Als de velden niet worden weergegeven, voert u de taak Bijwerken uit. U kunt de huidige waarden overschrijven door het selectievakje Overschrijven in de actie Toewijzing secundaire overhead bijwerken in te schakelen.

Een groep bedrijfsklassen maken voor in aanmerking komende betalingen van werkurendistributies

Met het volgende syntaxisvoorbeeld kunt u toerekeningsrekeningen uitsluiten:

(FinanceCodeBlock.GeneralLedgerChartAccount != "205030" and FinanceCodeBlock.GeneralLedgerChartAccount != "205070")

Hoe wordt tijdsbestedingscertificering berekend?

Vraag: Een bedrijf wordt op 1 november operationeel. In het eerste kwartaal heeft het bedrijf alleen werkurenperioden gemaakt voor november en december. Betalingsperioden zijn tweewekelijks voor een totaal van acht werkurenperioden. Moet de tijdsbestedingscertificering alleen worden berekend over de perioden die zijn gemaakt?

Antwoord: De werkurendistributie en tijdsbesteding worden voor de twee maanden van de tijdsbestedingsperiode (november en december) vastgelegd in Financials and Supply Management. De gemiddelde tijdsbesteding wordt berekend aan de hand van alle werkurenperioden die in de tijdsbestedingsperiode zijn opgenomen, ongeacht of ze al dan niet zijn vastgelegd. De gebruiker of certificeerder kan het tijdsbestedingspercentage overeenkomstig corrigeren bij het certificeren van de tijdsbesteding. Er wordt een correctie doorgevoerd door het werkelijke procentuele gemiddelde te overschrijven zodat de ingevoerde, getraceerde en gerapporteerde tijdsbesteding in het oude systeem wordt opgenomen.

Vraag: Een werknemer wordt aan een project later in een kwartaal toegewezen. Worden die betalingsperioden niet uit het gemiddelde verwijderd?

Antwoord: Nee. Als een werknemer later in het kwartaal aan een project wordt toegewezen, wordt het gemiddelde berekend voor alle perioden. De tijdsbesteding is een percentage werk voor de gehele periode, ongeacht wanneer de werkuren plaatsvinden of wanneer de opdracht begint of eindigt. Als voor een bepaald project een minuut of 500 uur wordt gewerkt, wordt het tijdsbestedingspercentage gebaseerd op het totaal van het kwartaal.

Hoe beveilig ik het medewerkersveld met het werknemersnummer in GLTransactionDetail

Er kan beveiliging worden toegevoegd aan het werknemersveld Identificatienummer werknemer om het te beveiligen of ervoor te zorgen dat het niet meer wordt weergegeven in de record GLTransactionDetail. Deze rollen hebben nog steeds toegang tot of kunnen het medewerkersveld bekijken:

  • Controller_ST
  • Financial Business Analyst_ST
  • Project Administrator_ST
  • Project Accountant_ST

Als u beveiliging wilt toevoegen, brengt u de volgende wijzigingen in de beveiliging aan en koppelt u deze aan de weergegeven rollen.

  • Voeg een nieuwe beveiligingsklasse GLAllowResource_ST toe met de volgende regel: Het veld GLTransactionDetail.Resource is voor alle acties onvoorwaardelijk toegankelijk in verleden, heden en toekomst
  • Voeg deze regel toe: Het veld GLTransactionDetail.Resource is voor alle acties niet onvoorwaardelijk toegankelijk in verleden, heden en toekomst

Zie de Handleiding gebruikers- en beveiligingsinstellingen voor Financials and Supply Management voor volledige instructies voor het toevoegen van beveiligingsrollen en -regels.

Hoe kan ik beveiliging toevoegen voor "Mijn" lijsten voor de rol van Project Manager?

Er zijn verschillende opties voor "Mijn" lijsten beschikbaar voor de rol van Project Manager:

  • Er worden instances geselecteerd voor projecten waarbij de actor gelijk is aan de persoon die verantwoordelijk is voor het project. De actor is de persoon die is aangemeld.
  • Mijn lijsten, in Projecten, kunnen worden overgeslagen door een andere URL op te geven of door een geconfigureerde lijst te maken waarin de instanceselectie niet wordt opgenomen.
  • "Mijn" lijsten zijn gemaakt zodat een gebruiker of manager alleen diens eigen projecten of records kan bekijken. Als uw organisatie niet wil dat gebruikers extra records weergeven, moeten beveiligingsconfiguraties worden gemaakt.

Waarom zijn mijn facturen niet gegenereerd?

Als er geen contractfactuur is gemaakt, controleert u het volgende:

  • Facturering en opbrengsten zijn beperkt tot 9.999 kostentransacties. Er wordt een waarschuwing weergegeven als er meer transacties aanwezig zijn.
  • Het projectcontract heeft de status Actief. Als het contract niet actief is, wordt de factuur in de kop weergegeven. De actie Activeren is beschikbaar.
  • De journaliseringsprojecten die onder het contract vallen en die in aanmerking komen voor facturering, moeten worden ingesteld op Factureerbaar.
  • De journaliseringsprojecten die onder het contract vallen en die in aanmerking komen voor facturering, moeten een projectstatus hebben waar factureren bij hoort.
  • De transacties moeten worden gejournaliseerd.
  • Open een journaliseringscontract en klik op de koppeling Niet-gefactureerde transacties. Controleer of de status van de Crediteurenadministratie-transacties In aanmerking komend voor facturering is. Controleer of de status van de transactie niet Geblokkeerd is in de kolom Gefactureerd.
  • Bekijk de contractfactureringsmethode. Als de factureringsmethode Tijd en materiaal is, worden alleen tijdtransacties gefactureerd met de actie voor het maken van facturen. Er moet een werknemerstoewijzing met een factureerbaar tarief voor de medewerker worden gemaakt.
  • Controleer het resterende gefinancierde factureerbare saldo in het contract. Als de contractlimiet is bereikt, wordt er geen factuur gemaakt.
  • Controleer de onkostengroep. Als een onkostengroep in de financieringsbron de onkosten uitsluit zodat ze niet worden gefactureerd, wordt er geen factuur gemaakt.
  • Als u regels voor de financiële structuur hebt gemaakt, controleert u of de rekeningen voor gefactureerde niet-verdiende en verdiende niet-gefactureerde transacties geldig zijn.
  • Controleer of het selectievakje Niet-betaalde crediteuren uitsluiten is ingeschakeld. Als het selectievakje is ingeschakeld, moeten Crediteurenadministratie-facturen worden betaald. Het proces Projectupdate betaalde facturen moet worden uitgevoerd.
  • Controleer of de factuurdatum op of vóór de einddatum van het contract valt.
  • Controleer of standaardjournaliseringsprojecten die in de projectfinancieringsbronnen voor het contract zijn gedefinieerd, geen einddatum hebben vóór de gebruikte factuurdatum.
  • Controleer het tabblad Fouten in het projectcontract. Eventuele fouten moeten worden gecorrigeerd voordat u weer facturen genereert.
  • Als de opbrengstenmethode Afzonderlijk is, moet u controleren of er geen opbrengstenverantwoording is met de status Gemaakt. Als er een conceptopbrengstenverantwoording is, wordt de actie niet weergegeven waarmee facturen worden gegenereerd.

De omschrijvingen van projectcontractfactuurregels die worden doorgegeven aan Debiteurenadministratie en afgedrukt op de factuur, kunnen op de volgende manieren worden gedefinieerd:

  • ProjectIContractInvoiceLine.Omschrijvingen worden bepaald op basis van de factureringsmethode:
    • Mijlpaal- of termijnfacturering = omschrijving mijlpaal
    • Inhoudingen = omschrijving inhouding
    • Vergoeding = vergoeding
    • Waarborgsom = waarborgsom
    • Tijd = naam werknemer
    • Materiaal = omschrijving van oorspronkelijke GlTransaction.omschrijving. De onkosten voor materiaal zijn gewoonlijk afkomstig van Crediteurenadministratie.
    • Kostenvergoeding = omschrijving van oorspronkelijke GLTransactionDetail.Omschrijving.
    • Kosten = omschrijving kostencode
  • De overschrijving van het project of de facturering, of de rekening en rekeningcategorie, worden aaneengeschakeld met de omschrijving.
  • De omschrijving die naar Debiteurenadministratie wordt verzonden, is afhankelijk van de factuuroptie in Debiteurenadministratie.
    • Als de optie voor Debiteurenadministratie-koppeling = detail, laadt u ProjectContractInvoiceLine.omschrijving in ReceivableInvoiceDetail.Omschrijving
    • Als de optie voor Debiteurenadministratie-koppeling = verzamelboekingsproject, laadt u de omschrijving ervan in ReceivableInvoiceDetail.Omschrijving
    • Als de optie voor Debiteurenadministratie-koppeling = overzicht, laadt u de omschrijving van het projectcontract in ReceivableInvoiceDetail.Omschrijving

Hoe pas ik factuurdetails aan voor het datumbereik van een uitvoeringsgroep?

U kunt ProjectContractInvoice aanpassen om het datumbereik weer te geven dat wordt gebruikt bij het genereren van facturen. Gebruik hiervoor de volgende velden: RunGroup.DateRange.Begin en RunGroup.DateRange.End.

Hoe bereken ik de totalen van contracten en financieringsbronnen opnieuw?

Als de totalen van contracten en financieringsbronnen onjuist zijn, kunnen ze opnieuw worden berekend. Dit probleem kan optreden als gevolg van asynchrone gegevens. Deze actie staat niet in een menu en er is een gebruikersactie voor nodig om te worden uitgevoerd. De volgende gegevens moeten worden opgenomen:

Maak de volgende gebruikersactie in de bedrijfsklasse Projectcontract: 

RunFixBilledAmounts is een instance-actie
          Actieregels
                aanroep FixBilledAmounts op de achtergrond

Wat is het verschil tussen foutmeldingen in de kop en berichten op het tabblad Fouten?

Deze lijst toont de verschillen tussen de foutmeldingen in de kop van een projectcontract en de foutmeldingen op het tabblad Fouten:

  • Berichten over de voltooiing van het asynchrone systeem voor facturering en opbrengsten worden in de kop van het projectcontract weergegeven.
  • De fouten tijdens uitvoeringstijd die doorgaans aan een regel zijn gekoppeld, worden weergegeven op het tabblad Fouten. Bijvoorbeeld onjuiste codeblokken bij journaliseren of ontbrekende belastingcodes bij de berekening.

Wat moet ik doen als ik de actie Opbrengsten journaliseren niet zie?

Als u de actie Opbrengsten journaliseren niet kunt zien, moet u de volgende gegevens verifiëren:

  • Controleer of de methode Opbrengstenverantwoording voor het projectcontract is ingesteld op Gescheiden.
  • Controleer er geen facturen zijn met de status Gemaakt. Gefactureerde saldi worden bijgewerkt met de actie voor het maken van facturen. Met deze actie kunt u ervoor zorgen dat er geen overschot meer is als er meerdere facturen zijn gemaakt vóór de journalisering. Als de factuur vóór de journalisering wordt verwijderd, wordt het gefactureerde saldo verlaagd en kan de opbrengst worden gejournaliseerd. Gefactureerde saldi en opbrengstensaldi zijn vereist om de juiste compenserende posten te bepalen op rekeningen voor gefactureerde niet-verdiende bedragen en rekeningen voor verdiende niet-gefactureerde bedragen.

Wat gebeurt er wanneer een project wordt gedeactiveerd?

Als u het selectievakje Actief in het journaliseringsproject uitschakelt, wordt het journaliseringsproject niet meer in het contract weergegeven. Als u wilt dat het project nog wel wordt weergegeven maar niet actief is, kunt u de volgende opties gebruiken in plaats van het veld Actief:

  • Wijzig de projectstatus in een status waarbij facturering, opbrengsten of kapitaal niet zijn toegestaan. Wijzig de einddatum voor het journaliseringsproject zodat er geen aanvullende transacties kunnen worden toegevoegd.
  • Verwijder het project uit de structuurrelatieregels zodat het ongeldig is.

Welke reserveringen voor einde jaar moeten worden beoordeeld?

Inkooporders die wel zijn gereserveerd maar nog niet zijn ontvangen voor het einde van het boekjaar, worden overgeheveld naar het volgende jaar. U kunt reserveringsrecords voor inkooporders overhevelen naar het beginsaldo van het volgende jaar. Alle overige subsysteemrecords voor verplichtingen en reserveringen moeten de status Historie hebben voordat u deze kunt overhevelen aan het einde van het jaar. Gebruik het verplichtingenrapport om de status van alle verplichtingen en reserveringen in alle subsystemen weer te geven.

Hoe kan ik opnamen van federale subsidie traceren en afstemmen?

U kunt de rekening voor documentair krediet (LOC) uit financiële dimensie 2 gebruiken om de opname te bepalen. Het LOC-nummer is gelijk aan het Federal Payment Management System-opnamenummer (PMS). Voeg het LOC-nummer toe aan het tabblad Factuurregels. U kunt per PMS-opnamenummer bijhouden welke transacties u hebt aangevraagd voor terugbetaling en wanneer. U kunt ook een aangepaste groep gebruiken om te factureren op basis van het LOC-nummer.

Hoe worden niet-gedistribueerde ingehouden inkomsten gemaakt?

Niet-gedistribueerde ingehouden inkomsten worden berekend en opgeslagen in Grootboektotalen wanneer journaalposten worden gejournaliseerd. Er worden geen transacties gemaakt. De winst- en verliesrekeningtransacties worden gelezen en het volledige codeblok wordt gebruikt als de oorspronkelijke transactie, los van de rekening voor niet-gedistribueerde ingehouden inkomsten. De rekening voor niet-gedistribueerde ingehouden inkomsten wordt vervangen door de oorspronkelijke rekening. Daarom bevatten alleen rapporten voor rapportage van het type saldibalans de niet-gedistribueerde ingehouden inkomsten.

Aan het einde van het jaar worden de totale saldi van de niet-gedistribueerde ingehouden inkomsten overgeheveld naar de rekening voor ingehouden inkomsten. De ingehouden -inkomstenbedragen worden opgenomen in de grootboektotalen. Er is een markering beschikbaar als u jaarafsluitingsrapporten wilt weergeven, met daarin de ingehouden inkomsten en een overzicht van de winst- en verliesrekeningen.