Toekenningstoleranties
Toekenningstoleranties worden door de organisatie gebruikt om een aanvaardbaar verschil tussen factuurbedragen en ontvangst-/inkooporderbedragen te bepalen. Toleranties worden ingesteld voor elke regel, voor toekenning, beoordelingsberichten voor inkooporders, afstemmingsberichten en service. Toleranties worden gedefinieerd voor alle toekenningsregels om het toekenningsproces te automatiseren. Berichtentoleranties bepalen wanneer afstemmingsberichten, serviceberichten van het type hoeveelheid en serviceberichten van het type bedrag moeten plaatsvinden.
Met toleranties kunnen transacties worden toegekend wanneer de bedragen en hoeveelheden niet exact overeenkomen. Zonder de toekenningstoleranties moet de operator ingrijpen bij elke transactie die geen exacte overeenkomst heeft. U kunt het verschil negeren door voor elke toekenningsregel een tolerantiebedrag of een percentage van het factuurbedrag in te stellen. Toleranties worden gedefinieerd voor bedragen of percentages hoger of lager dan de vergelijking tussen het ontvangst/inkooporderbedrag en het factuurbedrag. Als de factuur en ontvangst/inkooporder een verschil vertonen dat even groot als of kleiner dan dit bedrag is, wordt de factuur toegekend. Als u een specifiek bedrag en een percentage van nul opgeeft en er een verschil is tussen de factuur en de ontvangst/inkooporder, kan de factuur niet worden toegekend zonder tussenkomst van de operator.
Maak bij het instellen van toekenningstoleranties een keuze tussen opties die bepalen hoe het verschil tussen het ontvangst/-inkooporderbedrag en het factuurbedrag wordt verwerkt wat betreft de bedrag- en percentagetolerantie:
- EN-optie
Als het factuurverschil zowel buiten de bedrag- als buiten de percentagetolerantie valt, vindt er geen toekenning plaats.
Een voorbeeld. U stelt de bedragtolerantie in op $ 5,00 en de percentagetolerantie op 10%. De ontvangst is $ 100 en de factuur is $ 111. Het factuurverschil is dus $ 11,00. Er vindt geen toekenning plaats omdat het factuurverschil van $ 11,00 zowel de bedragtolerantie ($ 5,00) als de percentagetolerantie (10% of $ 10,00) overschrijdt.
- OF-optie
Als het factuurverschil buiten de bedragtolerantie of buiten de percentagetolerantie valt, vindt er geen toekenning plaats.
Een voorbeeld. U stelt de bedragtolerantie in op $ 5,00 en de percentagetolerantie op 10%. De ontvangst is $ 100 en de factuur is $ 106. Het factuurverschil is dus $ 6,00. Er vindt geen toekenning plaats omdat het factuurverschil buiten een van de toleranties valt, met een bedragtolerantie van $ 5,00.
Mogelijke redenen waarom een factuur en ontvangst geen foutloze toekenning hebben zijn problemen met de ontvangst, fouten in de prijs em fouten met gegevensinvoer. Het verschil in tolerantie kan op twee manieren worden verwerkt: betaal de volledige factuur of maak een terugvordering voor de leverancier voor het verschil tussen factuur en ontvangst. De terugvordering wordt automatisch gegenereerd.
Voor een regel van het type detailtoekenning: Als de toekenningsregel is gedefinieerd om de kosten per eenheid te vergelijken met tolerantiebedragen, moet de ontvangsthoeveelheid gelijk zijn aan de factuurhoeveelheid.
In een detailtoekenning worden toleranties gebruikt voor het berekende regelartikel of het regelartikel per eenheid. Binnen een factuurtoekenning worden toleranties toegepast op de factuurkop. In het algemeen zijn de toleranties voor factuurtoekenning kleiner dan die voor detailtoekenning. Naast de toleranties voor bedragverschillen zijn er voor de meeste processen verschillen in eenheidstoleranties.