Toekenningspoolopties

Een toekenningspool is een groep facturen en ontvangsten/inkooporders die zijn gecombineerd met het oog op het toekennen van factuuregels aan ontvangsten. Met insteldetails wordt bepaald welke ontvangsten/inkooporders en facturen in de pool worden opgenomen als er een pooloptie wordt geselecteerd. Dit zijn de beschikbare poolopties:

  • Bedrijf/leverancier
  • Bedrijf/leverancier/inkooporder
  • Bedrijf/leverancier/inkooporder/verzendadres

De lijst met opties wordt weergegeven van minst specifiek naar meest specifiek. Hoe specifieker de pooloptie, hoe kleiner de resulterende toekenningspool. Door toekenningspools kleiner te maken, kan de efficiëntie van het toekenningsproces worden verbeterd. Bekijk eens de volgende voorbeelden van elke pooloptie:

Scenario

Bedrijf ABC opent twee nieuwe restaurants. Een van die nieuwe restaurants is gevestigd in Utrecht en de andere in Rotterdam. Als voorbereiding op de feestelijke opening heeft Bedrijf ABC onlangs een hoeveelheid servies besteld bij hun vaste groothandel ServiesService. Het bedrijf heeft drie inkooporders gemaakt:

  • PO 800Bestek: voor een order aan bestek voor de vestiging in Rotterdam
  • PO 801Borden: voor een order aan borden voor de vestiging in Utrecht
  • PO 802Glazen: voor een order aan glaswerk voor beide vestigingen

ServiesService had geen glaswerk meer in voorraad, zodat het bedrijf die order in drie verzendingen leverde naarmate de voorraad werd aangevuld. Dit proces resulteerde in twee facturen en drie ontvangsten voor IO 802Glazen.

Voorbeeld bedrijf/leverancier

Met de optie bedrijf/leverancier zou de toekenningspool alle facturen en ontvangsten van ABC voor ServiesService bevatten. Dit is de enige pooloptie waarbij het gebruik is toegestaan van een factuur waaraan meerdere inkooporders zijn gekoppeld, waarbij de verwerking van de factuur correct verloopt.

Voorbeeld bedrijf/leverancier/inkooporder

Met de optie bedrijf/leverancier/inkooporder worden in de toekenningspool alleen facturen en ontvangsten voor een specifieke inkooporder opgenomen, zoals IO 802Glazen. Dit is de aanbevolen pooloptie.

Voorbeeld bedrijf/leverancier/inkooporder/verzendadres

Met de optie bedrijf/leverancier/inkooporder/verzendadres wordt de toekenningspool nog verder verkleind. De toekenningspool bevat in dit geval alleen facturen en ontvangsten voor een specifieke inkooporder en een specifiek verzendadres, zoals Rotterdam.