Kennisgevingen beheren

  1. Meld u aan als Recall Beheerder en klik op Kennisgevingen beheren.
  2. Open een kennisgeving of klik op Maken om een nieuwe kennisgeving te maken.
  3. Op het tabblad Taken kunt u taken bewerken, handmatig taken maken of taken beoordelen die automatisch zijn toegevoegd met de producttransactiequery.
    • Als een taak niet is toegewezen of u een taak wilt toewijzen aan een andere gebruiker, voert u de actie Taak opnieuw toewijzen uit.
    • Als een kennisgeving geen verband houdt met een product dat in het systeem wordt getraceerd, als het product geen historie of activiteit heeft of als u aanvullende taken nodig hebt, kunt u handmatig ad-hoctaken maken.
      1. Op het tabblad Taken selecteert u het menu Alle acties > Helplijst.
      2. Selecteer de beantwoorder voor de nieuwe taak in de gebruikerslijst.
      3. Klik op Taak koppelen.
      4. Bij Instructies definieert u de taakprioriteit, vervaldatum en taakinstructie.
      5. Klik op OK.

    Sommige taken die niet aan een locatie zijn gekoppeld, zoals overeenkomstregels en inkoopsjablonen, worden toegevoegd aan één grote taak. U moet die ene taak toewijzen aan één beantwoorder of coördinator. Taken die bovendien geen beantwoorder hebben, worden gecombineerd in één grote taak. U moet de taak toewijzen aan één beantwoorder of coördinator. Voor het uitsplitsen van een taak gaat u (of de Recall Beheerder) terug naar de organisatie, voegt u beantwoorders toe en voert u vervolgens de producttransactiequery opnieuw uit.

  4. Op het tabblad Referenties kunt u documenten, koppelingen of andere identificaties toevoegen aan de kennisgeving.
    1. Klik op Maken.
    2. Geef de volgende gegevens op:
      Identificatie-ID
      Via dit veld kunt u andere identificaties toevoegen aan de kennisgeving, zoals FDA ID.
      Als werk-ID gebruiken
      U kunt één ID opgeven als werk-ID. Deze ID wordt bij alle lijsten weergegeven als referentie of om te filteren.
      Koppeling
      Via dit veld kunt u een koppeling toevoegen.
      Bestand
      Via dit veld kunt u een bijlage toevoegen.
    3. Klik op Opslaan.
  5. Op het tabblad Opmerkingen kunt u opmerkingen toevoegen aan de kennisgeving. Deze opmerkingen worden hoofdzakelijk gebruikt door de coördinator. Opmerkingen kunnen bestandsbijlagen bevatten.
    1. Klik op Maken.
    2. Geef de tekst op voor Titel en Opmerking.
    3. U kunt optioneel een bestand toevoegen.
    4. Klik op Opslaan.

    U kunt een opmerking aan een afgesloten kennisgeving toevoegen als u aanvullende informatie ontvangt nadat de kennisgeving is verwerkt.

  6. Op het tabblad Domeinen kunt u domeinen aan de kennisgeving koppelen via de hulplijst.

    Het toewijzen van domeinen stuurt notificaties aan op basis van de gebruikers in de toegewezen organisatiestructuur.

  7. Op het tabblad Notificaties kunt u de gebruikers controleren en beheren die een e-mail ontvangen wanneer de kennisgeving wordt vrijgegeven.
    Algemene e-mailnotificaties verschillen van taken. Ze zijn meer bedoeld ter informatie en bevatten geen activiteit die u moet bevestigen en oplossen voordat de kennisgeving kan worden afgesloten.

    De kennisgevingenlijst bevat de beantwoorders en gebruikers die binnen de organisatiestructuur zijn aangewezen als volgers van de domeinen die voor de kennisgeving zijn gemaakt. U kunt deze lijst beheren door personen toe te voegen of te verwijderen voordat u de kennisgeving vrijgeeft.

    Als een gebruiker een beantwoorder is en geen taak heeft, ontvangt de gebruiker een algemene e-mailnotificatie.

    Als een gebruiker een beantwoorder is en wel een taak heeft, wordt een waarschuwingspictogram weergegeven en ontvangt de gebruiker één taak per e-mail.

    Kennisgevingen worden bijvoorbeeld verzonden bij acceptatie en voltooiing van de taak alsook bij afsluiting van de kennisgeving, zoals bepaald in de instellingen van de Levenscyclusbeheer artikelen-groep.

    Notificaties zijn niet gekoppeld aan de actie Producttransactiequery.

  8. U kunt gebruikers op twee manieren opnemen op het tabblad Notificatie:
    1. Met Domein koppelen worden gebruikers gekoppeld ongeacht of er transacties zijn gevonden voor hun locatie.
    2. Als Domeinen niet wordt gebruikt, kunt u in de transactiequery aangeven dat volgers moeten worden meegenomen. Hierbij worden alleen records van volgers/notificaties opgenomen als er transacties zijn gevonden voor een locatie.