Projectgrootboekinstellingen

Voordat u Projectgrootboek kunt instellen, moet u de instellingen voor Grootboek voltooien.

Het instellen van het grootboek bestaat uit de volgende taken:

  • Ondernemingsgroep
  • Financiële ondernemingsgroep
  • Kalenders
  • Financiële entiteiten
  • Rekeningen
  • Rekeningschema
  • Grootboeken
  • Valuta
  • HR-organisatie en -werknemers

    HR-organisaties en -werknemers worden onderhouden in Global Human Resources. Zie de Handleiding beheer voor Global Human Resources voor configuratie-instructies.

Zie Grootboekinstellingen voor het doorvoeren van deze instellingen:

  • Hiërarchie rekeningschema project: een vereenvoudigd rekeningschema voor rapportage en begrotingen.
  • Projectgrootboek: voor projectspecifieke transacties.
  • Projectrapportagebasis voor rapportage en begrotingen.

We raden u aan een of meer projectrapportagebases voor rapportage te maken. Een projectrapportagebasis is vereist voor projectbegrotingen en projectrapportinstellingen. De rapportagebasis bepaalt de structuren voor de begroting. Structuren omvatten financiële eenheden, rekeningen, projecten en rekeningcategorieën. Als u geen financiële eenheid of rekening in uw begrotingsdimensies of begrotingsvalidatie opneemt, worden de structuren nog steeds gebruikt. De structuren worden gebruikt om de parameters te definiëren waarvoor financiële eenheden en rekeningen worden gebruikt. De financiële eenheden en rekeningen worden gebruikt voor het definiëren van verplichtingen, reserveringen en werkelijke waarden bij het berekenen van totale verplichtingen. U kunt bijvoorbeeld een hiërarchie van een projectrekeningschema maken die geen rekening niet-gedistribueerde ingehouden inkomsten bevat. Het projectrekeningschema wordt vervolgens toegewezen aan de rapportagebasis, waardoor het aantal geretourneerde rekeningen in de projectrapporten wordt beperkt.

We raden u aan een projectrekeningschema met projectrekeningen te maken. Een rekeningschema kan onkosten, opbrengsten, gefactureerde/niet-verdiende toerekeningen, verdiende/niet-gefactureerde toerekeningen en OHW-activa bevatten. De structuur is vergelijkbaar met de rekeningcategoriestructuur.

Instellingen Debiteurenadministratie

Voordat u Projectfacturering en -opbrengst of Toekenningenadministratie gebruikt, moet u de instellingen voor Debiteurenadministratie voltooien.

Voor projectfinanciering door externe klanten of door middel van subsidies moeten klanten worden ingesteld voor het Debiteurenadministratie-bedrijf. Als u contracten wilt maken in Projectgrootboek, zijn de volgende velden vereist:

  • Debiteurenbedrijf, inclusief de gegevens op het tabblad Projecten
  • Debiteurenklant
  • Verwerkingsniveau debiteuren
  • Debiteurenadministratiecode

Projectfinanciering

Projectfinanciering wordt ingesteld met behulp van financiële dimensie 2 of de gebruikersdimensie. Selecteer voor Projectfacturering en -opbrengst of Toekenningenadministratie de optie Projectfacturering op het tabblad Opties van de financiële ondernemingsgroep. U moet financiële dimensie 2 gebruiken voor het instellen van de projectfinancieringsstructuur. Financiële dimensie 2 (projectfinanciering) wordt in combinatie met Projectgrootboek gebruikt om de projectfinancieringsbronnen te onderhouden. Projectfinancieringsbronnen zijn klanten en verstrekkers van subsidies.

NB

Gebruikers zien pas koppelingen of menu-items voor projectfinanciering in de projectinstellingen nadat de dimensiestructuur is gemaakt. Dimensiestructuren worden gemaakt in de financiële ondernemingsgroep.

De factureringsmethode voor het projectcontract wordt ingesteld op het projectcontractniveau. De factureringsmethode kan worden overschreven op het niveau van het journaliseringsproject en op rekening- of gebruikersdimensieniveau. U kunt een waarde bij Factuuroverschrijvingsniveau opgeven op het tabblad Opties van de financiële ondernemingsgroep.

Contractfactureringsregels waaronder de factureringsmethode, het opslagpercentage, de belastingstatus en de opbrengstenrekeningen of opbrengstenrekeningcategorie worden gedefinieerd in het projectcontract. Als er geen overschrijvingen aanwezig zijn, worden deze factureringsregels voor alle factureerbare journaliseringsprojecten en uitgaven onder het contract gebruikt:

  • Factureringsmethode projectcontract
  • Opslagpercentage
  • Factuurtarief
  • Belastingstatus
  • Opbrengstenrekening of opbrengstenrekeningcategorie

U kunt de factureringsregels en opbrengstenrekeningen of de opbrengstenrekeningcategorie overschrijven op het niveau van het journaliseringsproject. Beschikbare velden zijn Factureringsmethode, Opslagpercentage, Opbrengstenrekening of Opbrengstenrekeningcategorie, Financiële structuur voor opbrengsten, Belastingstatus en Belastingcode. De overschrijving wordt gebruikt om factureerbare bedragen, belastingbedragen en journaalboekingen voor de journaliseringsprojecten te berekenen. Voor alle overige journaliseringsprojecten en uitgaven worden de parameters gebruikt die aan het projectcontract of de projectfinancieringsbron zijn toegewezen als aan de volgende voorwaarden wordt voldaan:

  • Ze zijn aangeduid als factureerbaar en zijn beschikbaar voor de projectfinancieringsbron.
  • Er zijn geen overschrijvingen voor gedefinieerd.

U kunt de factureringsregels en opbrengstenrekeningen of de opbrengstenrekeningcategorie overschrijven op het niveau van de projectkostenrekening. Overschrijvingsvelden zijn Factureringsmethode, Opslagpercentage, Opbrengstenrekening of Opbrengstenrekeningcategorie, Financiële structuur voor opbrengsten, Belastingstatus en Belastingcode. De overschrijving wordt gebruikt om de factureerbare bedragen, belastingbedragen en journaalboekingen voor de combinatie van journaliseringsproject en dimensie te berekenen. Het sleutelveld voor overschrijving van facturering is afhankelijk van de overschrijvingsdimensie voor facturering die voor de financiële ondernemingsgroep is gedefinieerd.

Zie Hiërarchieën voor projectfinancieringsbronnen maken.

Projecthiërarchie

Een project is een tijdelijke activiteit om een uniek product of een unieke service te maken. Voorbeelden hiervan zijn investeringsprojecten, factureerbare projecten, gesubsidieerde projecten of interne projecten.

  • Projecten zijn tijdelijk van aard en bevatten een begin- en een einddatum.
  • Projecten bevatten een operationele structuur of uitgesplitste werkstructuur (bijvoorbeeld project, fase en taak).
  • Projecten bevatten werknemers, met werknemerstoewijzingen en verantwoordelijken.

Projecten worden gedefinieerd in de vorm van een hiërarchie met bovenliggende en onderliggende projecten in een projectstructuur. U kunt meerdere projectstructuren instellen. Eén projectstructuur moet worden aangeduid als ondernemingsstructuur. Op basis van de ondernemingsstructuur worden de projectdatums, de verantwoordelijke, de begrotings-ID en de factureringsgegevens gedefinieerd. De ondernemingsstructuur is de standaardprojectstructuur in rapportagebases.

NB

In de financiële ondernemingsgroep kunt u de naam van het standaardlabel (Project) wijzigen in een label dat past bij de structuur die u gebruikt (bijvoorbeeld Activiteit). In dit document gebruiken we voor de duidelijkheid het standaardlabel Project. Als u de naam wijzigt in de financiële ondernemingsgroep, wordt de naam in alle verwante forms gewijzigd.

Elke projecthiërarchie is opgenomen in een projectstructuur. Uw project kan een onbeperkt aantal projectniveaus bevatten in een hiërarchische structuur. U kunt een projectcontract op een willekeurig overzichtsniveau van de ondernemingsstructuur definiëren als Projectfacturering voor de financiële ondernemingsgroep is gedefinieerd.

Een niveau is een laag in de hiërarchie van een project. Een projecthiërarchie kan bijvoorbeeld drie niveaus bevatten: project, fase en taak. Het project bevat fases, die op hun beurt taken bevatten. Elk niveau maakt deel uit van of rapporteert aan het niveau erboven. Elk project moet een unieke naam hebben, die maximaal 25 alfanumerieke tekens lang mag zijn. U kunt de naam van een project niet meer wijzigen nadat u deze hebt gedefinieerd.

U gebruikt projecten om uw projecthiërarchie nader te definiëren. Door projecten te definiëren op verschillende niveaus, maakt u een structuur die de uitsplitsing van uw projectwerkstructuur of de operationele weergave van projecten weerspiegelt. U definieert twee typen projecten:

  • Journaliseringsprojecten worden gebruikt om journaalposten te journaliseren. Journaliseringsprojecten zijn de laagste projecten in een willekeurige vertakking van de projectstructuur. Onder een journaliseringsproject kunt u verder geen onderliggende projecten definiëren. Bij het journaliseren van projecten wordt de projectcode gebruikt die in de financiële structuur is opgegeven toen de journaalposten werden gemaakt.
  • Overzichtsprojecten worden gebruikt om de activiteiten van onderliggende projecten samen te vatten voor consolidatie en rapportage.