Een financiële entiteit maken

Alle transacties moeten aan een financiële entiteit worden gekoppeld.

Mogelijk wordt er binnen uw organisatie een andere term gebruikt voor financiële entiteit.

Selecteer Financiële ondernemingsgroep > Onderhoud.
Open een financiële ondernemingsgroep en selecteer het tabblad Financiële entiteit.
Klik op Maken.
Geef de volgende gegevens op:
Financiële entiteit

Geef een unieke code op voor de financiële entiteit. Deze code kan tot 12 alfanumerieke tekens bevatten. U kunt de code niet meer wijzigen nadat u de financiële entiteit hebt opgeslagen.

Naam

Geef een naam op voor de financiële entiteit. U kunt de naam niet meer wijzigen nadat u de financiële entiteit hebt opgeslagen.

Ingangsdatum

Geef de datum op waarop de financiële entiteit van kracht wordt. Als dit veld leeg is, wordt standaard de huidige datum gebruikt.

Toekomstige wijzigingen

Dit is een alleen-lezenveld. Dit selectievakje wordt ingeschakeld als er toekomstige wijzigingen voor de financiële entiteit zijn.

Functionele valuta

Selecteer de valuta waar de financiële entiteit mee werkt.

Alternatieve valuta

U kunt een alternatieve valuta opgegeven die specifiek is voor de financiële entiteit. Dit kan een andere valuta zijn dan die waarin de financiële ondernemingsgroep rapporteert. U kunt bijvoorbeeld twee versies van dezelfde valuta gebruiken om aan plaatselijke rapportagevereisten te voldoen, elk met zijn eigen valutakoers.

Alternatieve valuta 2, 3

U kunt een tweede en derde alternatieve valuta opgeven.

Drempel voor automatisch salderen

Geef voor elke valuta een drempel op om het bedrag te beperken dat automatisch kan worden gesaldeerd bij het handmatig vrijgeven van een journaal.

Status

Selecteer de status van de financiële entiteit.

Journaliseringscategorie

U kunt een journaliseringscategorie selecteren voor de financiële entiteit. Een journaliseringscategorie is een kenmerk dat voor journaliseringsdoeleinden aan één of meer financiële entiteiten wordt gekoppeld, zodat deze samen kunnen worden verwerkt.

Gemiddeld dagsaldo

Schakel dit selectievakje in om het gemiddelde dagsaldo voor de financiële entiteit in te schakelen.

Afsluitingsconfiguratie

Selecteer de afsluitingsconfiguratie die door de financiële entiteit wordt gebruikt. De afsluitingsconfiguratie moet zijn voorzien van periodeafsluitingsdatums die voor het huidige jaar, het vorige jaar en het volgende jaar zijn gedefinieerd voor de financiële entiteit.

Huidige periode
Geef een huidige periode op voor de financiële entiteit.
Als gegevensmigratie wordt gebruikt, zijn er twee mogelijke methoden beschikbaar om dit veld te voltooien.
1. Geef het huidige jaar op voor de financiële entiteit. Als u de historie migreert, moet u vorige jaren openen voor terugboeken. Zie de Gebruikershandleiding voor Grootboek als u wilt weten hoe u een periode kunt openen waarvoor u in het verleden wilt journaliseren.
2. Geef voor de gegevens die u migreert het huidige jaar op bij de financiële entiteit. U hoeft geen eerdere jaren of perioden te openen om voor een boekhoudperiode in het verleden te kunnen journaliseren, als u deze methode gebruikt. Deze stappen zijn vereist als u deze methode gebruikt:
  
  Maak ten minste één rapportagebasis. Zorg ervoor dat u grootboeken en financiële entiteiten toewijst aan de rapportagebasis.
  
  Zorg er voor dat in de afsluitingsconfiguratie die in de rapportagebasis is opgegeven, afsluitingsperioden zijn gemaakt in de afsluitingsconfiguratie. Voor elk jaar waarvoor u gegevens migreert, moet u afsluitingsperioden maken.
  
  Voer voor elk van uw afsluitingsconfiguraties de actie Entiteitsperiode opnieuw maken uit in het menu Hulpprogramma's. Voer de actie uit voor een bereik van jaren voor alle jaren in de afsluitingsconfiguratie.
  
  Voer de migratie uit door transacties te koppelen.
  
  Voer de actie Periodeafsluiting uit om perioden af te sluiten. Wanneer u de laatste periode van een jaar afsluit, wordt het huidige jaar in de financiële entiteit bijgewerkt. Sluit de jaren in uw rapportagebasis af om de beginsaldi voor het volgende jaar bij te werken.
  
  NB
  Het programma voor het invoeren van de journaalpost in het grootboek valideert gegevens als er journalen worden toegevoegd voor financiële entiteiten die niet bestaan. In de GLTransactionInterface worden geen gegevens gevalideerd. Als er geen grootboekperiode van een entiteit bestaat met de journaliseringsdatum, worden journalen verwerkt en toegevoegd aan de huidige periode van de financiële entiteit.
Salderen tussen zones financiële eenheid

Schakel dit selectievakje in als u salderen tussen zones voor uw financiële eenheden wilt gebruiken. U kunt salderen tussen zones voor elk niveau in de financiële-eenheidstructuur gebruiken.

Saldo per transactievaluta
Selecteer een optie voor saldering per transactievaluta wanneer journaalposten worden gemaakt:
- Geen saldering
  Geen saldering per transactievaluta.
- Transactiebedrag
  Als de transactiebedragen niet sluitend zijn voor een valuta, doet zich een van de volgende situaties voor:
  
  Voor een gekoppeld journaal wordt een transactie voor een tussenrekening bij fouten gegenereerd in de transactievaluta voor transactievaluta's met bedragen die niet sluitend zijn.
  
  Voor een handmatig vrijgegeven journaal moeten de transacties handmatig worden gesaldeerd per transactievaluta voordat het kan worden vrijgegeven.
  
  Als de optie Automatisch salderen is geselecteerd in de financiële entiteit, wordt een transactie voor automatisch salderen gegenereerd in de functionele valuta. De valutabedragen voor het journaal zijn gesaldeerd.
- Bedragen in alle valuta's
  Er wordt een automatische salderingstransactie gemaakt voor elke transactievaluta wanneer een of meer valutabedragen voor een bepaalde transactievaluta niet sluitend zijn.
Automatisch salderen

Schakel dit selectievakje in als u wilt dat valutabedragen automatisch worden gesaldeerd. Als dit selectievakje is uitgeschakeld, moeten de bedragen automatisch worden aangepast.

Handmatig journaal niet vrijgeven

Schakel dit selectievakje in als u wilt dat de vrijgave van handmatige journalen voor de financiële eenheid ongedaan kan worden gemaakt.

Geldige systemen

Geef systeemcodes op die naar een financiële entiteit kunnen worden gejournaliseerd.

Goedkeuring journaal

Schakel dit selectievakje in als u wilt dat journalen moeten worden goedgekeurd voordat ze worden vrijgegeven. Er moet een goedkeuringsbedrag voor een journaal worden ingesteld als de goedkeuring van journalen is vereist.

Goedkeuringsbedrag journaal

Geef het bedrag van het goedgekeurde journaal op.

Goedkeuringscode overslaan

Selecteer een goedkeuringscode die moet worden overgeslagen bij het vrijgeven van journalen. Zo voorkomt u dat de code moet worden goedgekeurd. Goedkeuringscode overslaan wordt gebruikt als het journaalgoedkeuringsproces niet wordt gebruikt voor een bepaald bedrijfsgebied.

Adrescode

Geef het adres op dat bij de financiële entiteit hoort.
Klik op Opslaan.