Programma di procurement card e amministratore
Per programma si intende il servizio di carte di credito offerto da una banca, ad esempio Visa, American Express o Mastercard. È possibile designare un membro del personale della propria società come amministratore di ciascun programma.
L'amministratore di procurement card svolge varie attività, tra cui l'impostazione dei programmi usati dalla società e la gestione delle richieste di procurement card da parte degli utenti. Gli amministratori possono approvare, annullare o rifiutare la richiesta di una carta. Quando la carta di credito viene spedita dalla banca, l'amministratore assegna il numero di carta, la data di scadenza, la data di inizio validità ed attiva la procurement card. L'amministratore può anche impostare un importo massimo consentito per l'addebito sulla carta e altre restrizioni. L'amministratore decide se la procurement card può essere utilizzata da più di una persona. Si può trattare di una carta singola o di gruppo.
Durante l'impostazione di un programma, l'amministratore del programma può svolgere le seguenti mansioni:
- Assegnare un gruppo di approvvigionamento
- Assegnare e gestire ID utente della carta. Gli ID utente sono obbligatori per gli amministratori, i delegati e gli utenti della carta.
- Specificare la data di inizio validità del programma.
- Assegnare una società della contabilità fornitori a ciascun programma.
- Selezionare un fornitore della contabilità fornitori che rappresenta la banca o un altro istituto finanziario.
- Decidere se i codici motivo sono obbligatori per le commissioni bancarie in controversia.
- Specificare se le commissioni bancarie vengono approvate automaticamente o chiuse previa approvazione.
- Specificare se si desidera aggiungere automaticamente i nomi degli esercente nel sistema contestualmente all'importazione degli addebiti.
Gli amministratori devono creare almeno un programma di procurement card e assegnare una società di contabilità fornitori ad esso prima che gli utenti possano richiedere una procurement card. I programmi non possono venire eliminati se è presente una richiesta di carta o se vi sono addebiti aperti per il programma.