Allocazione automatica con il metodo dell’algoritmo
Per allocare gli incassi il metodo dell’algoritmo utilizza i seguenti processi:
- Corrispondenza uno a uno
- Associazione di più fatture
Il metodo dell’algoritmo non è applicabile alle fatture parzialmente allocate e non elabora le note di debito e di credito. Gli sconti non sono applicabili. Questo metodo può essere utilizzato solo per i clienti con elaborazione delle partite aperte.
Condizioni di elaborazione
Per una corrispondenza uno a uno, la differenza fra l’importo del pagamento e l’importo della fattura deve essere compresa nell’importo varianza indicato nel campo Varianza in Controllo allocazione automatica incassi. Se la differenza fra l’importo del pagamento e quello della fattura è inferiore o uguale alla varianza, viene eseguita l’allocazione automatica. La varianza è applicata solo con la corrispondenza uno a uno. Dal momento che con il metodo dell’algoritmo il processo confronta gli importi transazione, è possibile applicare le varianze e vengono creati record di rettifica unitamente ad un record allocato.
Il sistema crea un record di rettifica per l’importo di rettifica in eccesso o in difetto. In assenza di corrispondenze uno a uno, il processo combina fino a cinque fatture meno recenti se la somma equivale all'importo del pagamento. L’associazione massima di fatture non può essere superiore al numero massimo di fatture indicato in Controllo allocazione automatica incassi. La varianza non può essere applicata nell’associazione di fatture. Le fatture combinate devono corrispondere esattamente all'importo del pagamento e quindi non vengono creati record di rettifica.
Cliente con partita aperta
L’esempio seguente mostra come i processi di Controllo allocazione automatica incassi aprono record per un cliente con partite aperte. Si presuma che il cliente disponga delle opzioni di elaborazione seguenti:
| Opzioni di elaborazione | Valore |
|---|---|
| Varianza | 10,00 |
| N. massimo fatture | 3 |
| Combinazione | 2 |
Note di fattura e note di debito sono classificate in base alle date della Contabilità generale:
| Numero transazione | Data GL | Importo aperto |
|---|---|---|
| P 101 | 10/17/2016 | 200,00 |
| P 105 | 10/21/2016 | 250,00 |
| P 102 | 10/30/2016 | 100,00 |
| C 201 | 10/27/2016 | 70,00 |
| C 202 | 11/05/2016 | 140,00 |
| I 301 | 10/10/2016 | 150,00 |
| I 302 | 10/14/2016 | 90,00 |
| D 401 | 10/22/2016 | 40,00 |
| I 303 | 10/29/2016 | 100,00 |
| D 402 | 11/03/2016 | 100,00 |
| I 304 | 11/07/2016 | 200,00 |
Il metodo dell’algoritmo effettua l’allocazione del pagamento aperto meno recente alla partita aperta meno recente o all’associazione di partite aperte. Il pagamento aperto meno recente, il pagamento 101 (200,00), viene confrontato con l’associazione del numero massimo di fatture nell'ordine di fatturazione meno recente:
- fattura 301 (150,00)
- fattura 302 (90,00)
- fattura 303 (100,00)
Non esiste una corrispondenza uno a uno in quanto il pagamento e gli importi delle singole fatture differiscono per un valore superiore alla varianza (10,00). Anche se la quarta fattura, la fattura 304 (200,00) avesse lo stesso importo del pagamento 101 (200,00), non si applicherebbe perché il cliente ha fissato a tre il numero massimo di fatture.
- Gli stessi tre importi delle fatture vengono confrontati con l'importo del pagamento a gruppi di due. Poiché nessuna associazione di fatture corrisponde al pagamento 101 (200,00), il pagamento viene ignorato.
- Il successivo pagamento aperto meno recente, il pagamento 105 (250,00), viene confrontato con le fatture aperte meno recenti, la fattura 301 (150,00), la fattura 302 (90,00) e la fattura 303 (100,00).
Non esiste una corrispondenza uno a uno in quanto il pagamento e gli importi delle singole fatture differiscono per un valore superiore alla varianza (10,00). Gli stessi tre importi delle fatture vengono confrontati con l'importo del pagamento a gruppi di due.
Anche se l’associazione della fattura 301 (150,00) e della fattura 302 (90,00) è compresa nella varianza (10,00) e viene confrontata con il pagamento 105 (250,00), non si verifica alcuna allocazione perché la varianza non si applica all’associazione di fatture. La fattura 301 (150,00) e la fattura 303 (100,00) vengono combinate per corrispondere esattamente al pagamento 105 (250,00), creando due record allocati (150,00 e 100,00) per le fatture completamente allocate 301 (150,00) e 303 (100,00).
Il successivo pagamento aperto meno recente, il pagamento 102 (100,00), viene confrontato con le due fatture rimanenti, la fattura 302 (90,00) e la fattura 304 (200,00). Poiché la differenza tra il pagamento 102 (100,00) e la fattura 302 (90,00) è compresa nella varianza (10,00), verrà eseguita l'allocazione. Un record allocato (90,00), inclusa la rettifica di 10,00, e un record di rettifica (10,00) vengono creati per la fattura completamente allocata 302 (90,00).