Fatturazione e rilevazione dei ricavi

Attività di Fatturazione e ricavi progetti

Di seguito sono riportate le attività che è possibile eseguire in Fatturazione e ricavi progetti.

• Gestire le informazioni relative alla fatturazione per i progetti fatturabili, incluse le informazioni sulle fonti di finanziamento e gli importi di contratto
• Assegnare un cliente a un contratto
• Specificare la percentuale di progetto fatturata
• Calcolare più metodi di rilevazione dei ricavi
• Creare anticipi a garanzia sul contratto di progetto
• Assegnare e calcolare spese di contratto
• Specificare un importo massimo di fatturazione per il progetto di contabilizzazione definitiva
• Rimuovere e sospendere transazioni
• Assegnare e calcolare sconti o spese amministrative per la fonte di finanziamento
• Specificare i parametri di rilevazione dei ricavi indipendenti dal ciclo di fatturazione
• Assegnare e calcolare transazioni con costi indiretti per il progetto di contabilizzazione definitiva
• Creare gruppi di finanziamento per contratti con più finanziamenti
• Creare gruppi di fatturazione per consentire la selezione delle fonti di finanziamento per la fatturazione e i ricavi
• Assegnare un contratto di progetto con i frazionamenti anticipati
• Assegnare un tipo di reddito da programma a un contratto di progetto ed eventualmente sostituire il tipo di reddito da programma nei progetti di contabilizzazione definitiva nell'ambito del contratto di progetto.
• Specificare una percentuale della fattura del contratto di progetto per la ritenuta a garanzia
• Trasferire transazioni non fatturate completamente o parzialmente da un progetto a un altro
• Creare una transazione di fatturazione anticipata
• Specificare un importo massimo di fattura per la generazione delle fatture
• Specificare un metodo di fatturazione sostitutivo di tipo pass-through
• Aggiungere l'integrazione per la stampa di fatture di terze parti
• Aggiungere la funzionalità per la modifica di un importo di riga di fattura, di un'unità o di un tasso
• Facoltativamente, rigenerare la fattura stampabile dopo una modifica delle voci

Finanziamento del progetto

È possibile raggruppare le fonti di finanziamento di progetto specificate in un contratto utilizzando il campo Gruppo di finanziamento. Quando per una sovvenzione federale è necessario un co-finanziamento, la sovvenzione e i co-finanziamenti associati devono essere spesi contemporaneamente. Se i finanziamenti non vengono spesi simultaneamente, il beneficiario può perdere l'assegnazione della sovvenzione. La sovvenzione federale e le fonti di co-finanziamento associate utilizzano lo stesso gruppo di finanziamento.

Alle fonti di finanziamento di progetto specificate in un contratto può essere assegnato un gruppo per la fatturazione e i ricavi mediante il campo Gruppo di fatturazione. Se per la generazione di fatture o la rilevazione di ricavi si specifica un gruppo di fatturazione, vengono incluse solo le fonti di finanziamento a cui è assegnato tale gruppo. Utilizzare il gruppo di fatturazione per fatturare tutti i contratti che hanno un cliente o una sovvenzione come fonte di finanziamento. Quando il cliente o la sovvenzione fa parte di un contratto con più finanziamenti, è possibile fatturare un'unica fonte di finanziamento per un contratto. Quando per una sovvenzione federale è necessario un co-finanziamento, la sovvenzione e i co-finanziamenti associati devono essere assegnati allo stesso gruppo di fatturazione.

Specificare i parametri di rilevazione dei ricavi. Questa operazione è indipendente dall'azione Genera fatture. Viene elaborato il primo set di fonti di finanziamento con lo stesso gruppo di finanziamento, quindi viene elaborato il gruppo di finanziamento successivo. L'elaborazione si basa sulla priorità, la percentuale, l'importo finanziato e il gruppo di finanziamento. I co-finanziamenti devono essere di priorità inferiore per essere elaborati e calcolati correttamente.

Le fonti di finanziamento di progetto specificate in un contratto possono includere uno stanziamento o una ritenuta a garanzia. Uno stanziamento può essere una spesa amministrativa o uno sconto. Durante la generazione delle fatture o la rilevazione dei ricavi, l'importo totale delle righe di spesa viene moltiplicato per la percentuale di stanziamento della fonte di finanziamento del progetto. Lo stanziamento corrisponde all'ultima riga della fattura o dei ricavi. Se lo stanziamento è una spesa, l'importo totale della fattura o dei ricavi viene incrementato. Se invece è uno sconto, l'importo totale della fattura o dei ricavi viene ridotto.

Se si utilizza la funzionalità di frazionamento anticipato, il frazionamento del finanziamento viene eseguito prima della generazione delle fatture. Vedere Frazionamenti anticipati.

Ritenuta a garanzia

È possibile utilizzare la ritenuta a garanzia per bloccare una percentuale della fattura di progetto fino al completamento del progetto. È possibile definire un importo massimo o uno specifico gruppo di spese come idoneo o non idoneo per la ritenuta a garanzia. L'importo da trattenere viene calcolato sull'importo lordo fatturato prima dell'imposta sulle vendite. L'importo viene trattenuto solo sull'importo di contratto fatturato, non sull'imposta sulle vendite. L'importo della ritenuta a garanzia relativo alla fattura è designato come ultima riga della fattura e determina la riduzione dell'importo trattenuto sull'importo della fattura. La ritenuta a garanzia viene trattenuta fino al completamento della maggior parte del lavoro in modo da assicurarsi che il terzista adempia alle proprie obbligazioni. Al termine del lavoro, eseguire l'azione Genera fatture con ritenuta a garanzia in modo da creare la fattura finale per raccogliere gli importi trattenuti. La ritenuta a garanzia non influisce sulla rilevazione dei ricavi.

Fatturazione pass-through

La fatturazione pass-through è un requisito che il settore dei servizi professionali è tenuto a rispettare per fatturare ai clienti esterni.

Si tratta di un metodo di fatturazione sostitutivo disponibile nei progetti di contabilizzazione definitiva e nei record di sostituzione della fatturazione di progetto. La struttura amministrativa pass-through nella configurazione delle fonti di finanziamento per il progetto esterno si applica a qualsiasi transazione pass-through. La fatturazione pass-through non prevede alcun ricarico. Gli anticipi a garanzia, le trattenute, le spese e gli stanziamenti non si applicano alle transazioni pass-through. Le transazioni pass-through vengono contabilizzate definitivamente nel conto di compensazione delle imputazioni per competenza pass-through, non nei conti delle transazioni fatturate ma senza ricavi rilevati né nei conti delle transazioni con ricavi rilevati ma non fatturate. Le transazioni pass-through non si applicano ai valori massimi e il relativo totale viene calcolato separatamente dagli importi del contratto di progetto e del finanziamento di progetto utilizzati per i valori massimi. Non è opportuno utilizzare la funzionalità pass-through con fonti di finanziamento interne.

Non è previsto alcun requisito che richieda l'utilizzo della funzionalità pass-through con progetti sponsorizzati con sovvenzioni contenenti fonti di finanziamento interne. Neanche sono previsti requisiti per più fonti di finanziamento in cui sia inclusa una fonte di finanziamento interna. Il metodo di fatturazione Rimborso costi viene utilizzato per i progetti sponsorizzati con sovvenzioni per passare le spese, senza alcun ricarico, alle sovvenzioni esterne o ai clienti esterni. Se si imposta un metodo di sostituzione della fatturazione per un contratto di progetto con finanziamento interno, durante l'azione di contabilizzazione delle fatture viene generato un errore. L'errore è inerente al finanziamento di tipo Fondi interni.

Se si utilizzano le categorie di conto, è possibile definire la seguente configurazione:

• Una categoria di conto per la voce di imputazione pass-through.
• Categorie di conto per i costi pass-through a livello di contabilizzazione definitiva, ad esempio tariffe aeree, alberghi, indennità di trasferta, spese varie di viaggio.
• Una categoria di conto riepilogativo per tutte le categorie di conto pass-through. In questo modo, la configurazione sarà più semplice perché la sostituzione della fatturazione potrà essere impostata utilizzando le categorie di conto di contabilizzazione definitiva o di conto riepilogativo.

Fatturazione e rilevazione dei ricavi

La funzionalità di fatturazione e rilevazione dei ricavi consente di fatturare parzialmente una transazione in caso venga raggiunto il valore massimo del contratto o della fonte di finanziamento del contratto. È possibile fatturare parzialmente una transazione quando viene raggiunto il massimo relativo alle fatture. La parte rimanente della transazione viene acquisita. Quando il valore massimo del contratto di progetto o della fonte di finanziamento del contratto viene incrementato, sarà possibile fatturare la parte rimanente della transazione di costo e rilevarne i ricavi.

Quando si esegue l'azione Genera fattura o Rileva ricavi, vengono incluse tutte le transazioni parziali. Le altre transazioni vengono incluse in base alla data. Quando a un contratto sono associate spese e viene raggiunto il valore massimo, nella riga di dettaglio della fattura viene visualizzata un'icona di avviso. L'avviso indica le spese che hanno raggiunto l'importo massimo per i costi sostenibili. Se è possibile sostenere le spese totali ma non tutti i costi, questi ultimi possono essere distribuiti in due modi. È possibile rimuovere la spesa finché non saranno sostenibili tutti i costi oppure fatturare i costi parziali senza apportare modifiche. Quando viene creata una fattura o vengono rilevati ricavi con una transazione parziale, nel contratto viene visualizzata una nuova scheda. Tutte le transazioni non fatturate per intero vengono visualizzate nella scheda Transazioni parzialmente fatturate. Tutte le transazioni con ricavi non rilevati per intero vengono visualizzate nella scheda Transazioni parzialmente rilevate.

I contratti possono essere configurati in modo da rinviare e bloccare la parte rimanente delle transazioni in cui le fonti di finanziamento non vengono fatturate o rilevate al 100%. Quando l'opzione Differisci e blocca parte rimanente è attivata, le transazioni parzialmente fatturate o rilevate vengono calcolate e sospese. È necessario rimuovere la parte rimanente dal blocco per consentirne la fatturazione o la rilevazione.

I passaggi seguenti illustrano un flusso delle modalità e delle situazioni in cui vengono calcolate transazioni parziali.

1. Nell'elenco seguente sono indicati alcuni motivi per cui può non essere presente alcuna fonte di finanziamento per il 100%:
   • Non è stata definita una fonte di finanziamento per il 100%.
   • È stata definita una fonte di finanziamento per il 100%, ma questa fonte è attualmente inattiva oppure l'intervallo di date non è compreso nel parametro Data fonte di finanziamento.
   • L'azione Genera fatture o l'azione Rileva ricavi è stata eseguita per una singola fonte di finanziamento non definita per il 100%.
2. Vengono calcolati tutti i limiti applicabili:
   • Parametro Massimo fatture in fase di esecuzione
   • Saldo rimanente del contratto
   • Saldo rimanente della fonte di finanziamento
   • Importo massimo di fatturazione di progetto, se applicabile
   • Spese massime, se applicabile

     In questi calcoli vengono considerati i saldi in arretrato e gli anticipi a garanzia da applicare.

3. Viene letta ogni transazione di spesa in entrata e viene calcolato un importo di fattura o di ricavo. Nel calcolo vengono considerati tutti i metodi di fatturazione, ad esempio i metodi basati sui ricarichi e le tabelle tariffe. Viene generato l'importo da fatturare. Vengono inoltre calcolate tutte le spese applicabili come voci potenziali separate.
4. Se non è presente una fonte di finanziamento per il 100%, l'importo calcolato nel passaggio 3 viene moltiplicato per la percentuale di ogni fonte di finanziamento valida. Se nei risultati del calcolo è incluso un importo che supera il saldo rimanente della fonte di finanziamento, viene ignorata l'intera transazione di spesa per tutte le fonti di finanziamento. La transazione viene ignorata anche se nei risultati del calcolo è incluso un importo che supera le spese massime.
5. Tutte le transazioni e le righe di spesa associate non ignorate nel passaggio 4 vengono elaborate per ogni fonte di finanziamento valida. L'importo calcolato nel passaggio 4 viene confrontato con tutti i limiti e i massimi applicabili e, se necessario, viene ridotto. In caso di riduzione dell'importo a zero, la transazione viene ignorata per la fonte di finanziamento. Altrimenti, viene creata una riga di fattura.
6. Dopo l'elaborazione delle fonti di finanziamento, viene creata una transazione parziale per gli importi rimanenti non fatturati o rilevati nelle seguenti situazioni:
   • È stato raggiunto un limite di finanziamento.
   • Il finanziamento è inferiore al 100% per la fonte di finanziamento e l'opzione di differimento e blocco è attivata per il contratto.
   Nota

   i saldi rimanenti vengono aggiornati ogni volta che viene creata una riga di fattura. La sequenza delle transazioni in ingresso, pertanto, determina le transazioni che verranno inserite nella fattura in caso di problemi di limiti. È ad esempio possibile che a seguito di una spesa elevata la fattura superi un limite massimo e che spese meno consistenti vengano conseguentemente ignorate. Le spese vengono elaborate in ordine di data di transazione, dalla meno recente alla più recente. In caso di più transazioni con la stessa data, le spese vengono elaborate nell'ordine in cui sono state create. Le transazioni di spesa soggette al metodo di fatturazione pass-through vengono ignorate per tutti i calcoli dei limiti.

Prima della contabilizzazione, è possibile impostare la fatturazione e la rilevazione dei ricavi per le approvazioni. Le approvazioni vengono elaborate in Process Automation prima della contabilizzazione dei record, se nella struttura di progetto aziendale è selezionata l'opzione. La stessa procedura viene eseguita per la generazione di fatture di anticipo a garanzia, rettifiche di anticipi a garanzia, fatture e rilevazione dei ricavi. È disponibile un'azione per l'invio per l'approvazione. Questa azione modifica lo stato di approvazione impostandolo su Inviato per approvazione. Il record rimane nello stato Creato. Dopo l'invio del record per l'approvazione, il ratificatore può approvare o rifiutare i record. In caso di approvazione, lo stato di approvazione del record passa ad Approvato. In caso di rifiuto, viene visualizzata una finestra Commenti. Il ratificatore deve spiegare il motivo del rifiuto. Questa spiegazione viene visualizzata nel corpo del messaggio e-mail inviato per il record. Il rifiuto di un record modifica lo stato di approvazione in Rifiutato. Se viene rifiutato un solo record, viene rifiutato il gruppo. Il record può essere eliminato o corretto e quindi inviato nuovamente per l'approvazione. Dopo l'approvazione dei record, è possibile eseguire l'azione di contabilizzazione. È necessario che tutti i record del gruppo di esecuzione siano approvati prima di poter procedere alla contabilizzazione.

Il campo Budget rimanente nella scheda Dati principali è un campo derivato. Il valore del campo è il risultato del seguente calcolo: Importo budget contratto di progetto - Importo totale fatturato - Importo trattenuto totale.

Tutti i totali del contratto vengono inclusi nella scheda Totali. I totali vengono visualizzati per le bozze e gli importi finali.

Per informazioni sulla configurazione del flusso di approvazione, consultare la Guida di riferimento ai servizi di Process Automation per Financials and Supply Management.