Gestione degli avvisi

  1. Accedere come Coordinatore ciclo di vita articoli o Amministratore ciclo di vita articoli e fare clic su Gestisci avvisi.
  2. Aprire un avviso o fare clic su Crea per creare un nuovo avviso.
  3. Nella scheda Attività è possibile modificare attività, creare attività manuali o rivedere le attività che vengono aggiunte automaticamente da Query transazioni prodotto.
    • Se un'attività non è assegnata o si desidera assegnare un'attività a un altro utente, utilizzare l'azione Riassegna attività.
    • Se un avviso non è correlato a un prodotto di cui si tiene traccia nel sistema, se non sono presenti dati storici o attività per il prodotto o se sono necessarie attività aggiuntive, è possibile creare manualmente attività ad hoc.
      1. Nella scheda Attività selezionare il menu Tutte le Azioni > Elenco helper.
      2. Dall'elenco di utenti selezionare l'addetto gestione richiami per la nuova attività.
      3. Fare clic su Associa attività.
      4. In Istruzioni definire la priorità, la data di scadenza e le istruzioni per l'attività.
      5. Fare clic su OK.

    Alcune attività non associate a un'ubicazione, ad esempio righe di accordo e modelli di approvvigionamento, vengono aggiunte a un'unica attività di grandi dimensioni, che deve essere assegnata a un addetto gestione richiami o coordinatore. Inoltre, le attività non assegnate ad alcun addetto gestione richiami vengono combinate in un'unica attività di grandi dimensioni, anch'essa da assegnare a un addetto gestione richiami o coordinatore. Per suddividere un'attività, l'utente o l'amministratore ciclo di vita articoli può tornare all'organizzazione, aggiungere addetti gestione richiami e quindi rieseguire Query transazioni prodotto.

  4. Nella scheda Riferimenti è possibile allegare documenti e aggiungere collegamenti o altri identificativi all'avviso.
    1. Fare clic su Crea.
    2. Specificare le seguenti informazioni:
      Identificativo
      Utilizzare questo campo per aggiungere altri identificativi all'avviso, ad esempio l'ID FDA.
      Usa come ID operativo
      È possibile specificare un ID come ID operativo. Tale ID verrà visualizzato in tutti gli elenchi per riferimento o filtro.
      Collegamento
      Utilizzare questo campo per aggiungere un collegamento.
      File
      Utilizzare questo campo per aggiungere un allegato.
    3. Fare clic su Salva.
  5. Nella scheda Commenti è possibile aggiungere commenti all'avviso. I comenti sono utilizzati principalmente dal coordinatore e possono includere file allegati.
    1. Fare clic su Crea.
    2. Specificare Titolo e testo di Commento.
    3. Se si desidera, è possibile allegare un file.
    4. Fare clic su Salva.

    È possibile aggiungere commenti a un avviso chiuso se dopo l'elaborazione di questo si ricevono informazioni aggiuntive.

  6. Nella scheda Ambiti è possibile selezionare l'elenco helper per associare ambiti all'avviso.

    L'assegnazione di ambiti orienta le notifiche in base agli utenti presenti nella struttura organizzativa assegnata.

  7. Nella scheda Notifiche è possibile rivedere e gestire l'elenco degli utenti che riceveranno messaggi e-mail al momento del rilascio dell'avviso.
    I messaggi e-mail di notifica generali sono diversi dalle attività. Hanno infatti prevalentemente carattere informativo e non contengono attività da confermare e risolvere per consentire la chiusura dell'avviso.

    L'elenco delle notifiche corrisponde all'elenco degli addetti gestione richiami e degli utenti designati come addetti osservazione richiami all'interno della struttura organizzativa per gli ambiti creati nell'avviso. È possibile gestire questo elenco aggiungendo o eliminando singoli addetti prima di rilasciare l'avviso.

    Gli utenti con il ruolo di addetto gestione richiami e senza attività assegnate ricevono un messaggio e-mail di notifica generale.

    Gli utenti con il ruolo di addetto gestione richiami e con un'attività assegnata possono vedere un'icona di avviso e ricevono un messaggio e-mail sull'attività.

    Le notifiche inviate possono riguardare, ad esempio, l'accettazione o il completamento dell'attività o la chiusura dell'avviso, in base alla configurazione del gruppo di Gestione ciclo di vita articoli.

    Le notifiche non sono associate all'azione Query transazioni prodotto.

  8. È possibile inserire utenti nella scheda Notifiche in due modi:
    1. Associa ambito consente di inserire utenti anche se non sono state trovate transazioni per le ubicazioni di tali utenti.
    2. Se gli ambiti non vengono utilizzati, è possibile specificare nella query transazioni l'inserimento di addetti osservazione richiami. I record degli addetti osservazione richiami e delle notifiche vengono inseriti solo se sono presenti transazioni per un'ubicazione.