Gruppi aziendali amministrativi
La struttura contabile dell'organizzazione è determinata dal gruppo aziendale amministrativo. Per soddisfare le esigenze contabili di un'organizzazione è in genere sufficiente un unico gruppo aziendale amministrativo. È comunque possibile configurarne più di uno per la propria organizzazione. Per stabilire se è opportuno creare più gruppi aziendali amministrativi, può essere utile prendere in considerazione i seguenti fattori:
- Sono presenti gruppi di entità contabili che non condividono le definizioni del piano dei conti o delle dimensioni?
- Le informazioni finanziarie dei gruppi indipendenti di entità contabili devono essere combinate per scopi di reportistica?
Le informazioni finanziarie non sono condivise tra i gruppi aziendali amministrativi e potrebbe non essere possibile combinare le strutture di gerarchia create in ciascun gruppo aziendale amministrativo.
- Le attività di configurazione, elaborazione e reportistica per questi gruppi indipendenti di entità contabili vengono eseguite dagli stessi attori?
Un attore è collegato a un solo gruppo aziendale amministrativo e gli attori non vengono condivisi.
- I fornitori e i clienti sono identici per tutte le entità contabili?
I dati dei fornitori e dei clienti non possono essere condivisi tra i gruppi aziendali amministrativi.
- La creazione di più gruppi aziendali amministrativi può richiedere la duplicazione dei dati di configurazione.
Nel record del gruppo aziendale amministrativo sono inclusi i seguenti componenti:
| Componente | Descrizione |
|---|---|
| Gruppo aziendale | Entità globale Landmark condivisa da tutte le applicazioni Landmark. Il gruppo aziendale amministrativo è associato e condivide l'ID e la descrizione di un gruppo aziendale Landmark. Le tabelle delle valute e i tassi di conversione valuta utilizzati dal gruppo aziendale amministrativo sono associati allo stesso gruppo aziendale. |
| Contabilità principale | La contabilità principale contiene tutte le transazioni comuni a tutti i report finanziari. |
| Struttura amministrativa | La struttura amministrativa determina gli elementi obbligatori e facoltativi da includere nella stringa contabile quando vengono create transazioni. La struttura amministrativa deve includere quanto meno un'entità contabile e un conto. Facoltativamente, la struttura amministrativa può includere un'unità contabile, un progetto e fino a un massimo di dieci dimensioni definite dall'utente. L'utente può stabilire quali di questi elementi sono obbligatori o opzionali e l'ordine in cui vengono visualizzati nei moduli di inserimento delle transazioni. |
| Tabella conversioni valutarie | La tabella delle conversioni valutarie è utilizzata per definire tutti i tassi di cambio utilizzati dal gruppo aziendale amministrativo. La tabella delle conversioni valutarie è obbligatoria se il gruppo aziendale amministrativo utilizza più valute. |
| Valute aziendali | Le valute aziendali vengono utilizzate per scopi di reportistica da tutte le entità contabili associate al gruppo aziendale amministrativo. Tutte le transazioni vengono convertite automaticamente in tutte le valute aziendali. Se l'organizzazione utilizza Contabilità progetti e si includono progetti nella struttura amministrativa, è necessario definire una sola valuta aziendale. La valuta funzionale del progetto deve essere una delle valute aziendali. |
| Conti di sistema | I conti di sistema sono i conti di contabilizzazione definitiva utilizzati per gli inserimenti generati dal sistema. I conti di sistema possono essere definiti nella pagina del gruppo aziendale amministrativo prima del salvataggio del record e vengono creati contestualmente al salvataggio del record. Per creare conti di sistema dopo aver salvato il record, è necessario utilizzare la scheda Conti. |
| Calendari | I calendari vengono utilizzati dalla base di reportistica e dalle configurazioni di chiusura associate alle entità contabili. |
| Entità contabili | Le entità contabili rappresentano l'elemento organizzativo di Contabilità generale di livello più alto all'interno di un gruppo aziendale amministrativo. Per ciascuna entità contabile è possibile specificare le seguenti informazioni:
Se la struttura amministrativa utilizza unità contabili, è necessario definire uno o più strutture di unità contabile, una delle quali deve essere designata come struttura aziendale. Le strutture di unità contabile devono essere condivise tra le entità contabili, ma ogni entità contabile può definire una propria gerarchia di unità contabili all'interno della struttura. Una gerarchia di unità contabili è composta da unità di contabilizzazione definitiva e di riepilogo con le relative relazioni padre-figlio. Il livello minimo di ciascun ramo è un livello di contabilizzazione definitiva. |
| Relazioni interentità | Se un gruppo aziendale amministrativo include più entità contabili, è possibile creare relazioni tra entità contabili. |
| Dimensione per scrittura contabile di reparto | Quando un solo reparto paga una spesa, è possibile addebitare la spesa a più reparti. Selezionare l'unità contabile o la dimensione 1-10 per tenere traccia delle scritture contabili di reparto. Se si utilizza questa funzione, è necessario configurare conti di sistema per la Contabilità fornitori e la Contabilità clienti delle scritture contabili di reparto. |
| Gruppi di entità contabili | I gruppi di entità contabili vengono utilizzati per rivalutare e convertire la base di reportistica. |
| Conti | I conti sono i componenti della struttura amministrativa in cui vengono contabilizzate definitivamente le transazioni. Tutti i conti di contabilizzazione definitiva e i sottoconti, inclusi i conti di sistema, sono definiti a livello di gruppo aziendale amministrativo. Possono essere condivisi da più piani dei conti. |
| Progetti | Se l'organizzazione utilizza Contabilità progetti e si includono progetti nella struttura amministrativa, è necessario creare almeno una struttura di progetto. È possibile creare strutture o viste alternative aggiuntive. Le strutture di progetto sono condivise da tutto il gruppo aziendale amministrativo. Una delle strutture di progetto deve essere designata come struttura "aziendale". La struttura aziendale è la struttura per la quale vengono definite le relazioni strutturali e le regole di relazione. Le regole di relazione sono utilizzate per definire coppie valide per la contabilizzazione definitiva. La relazione accounttoproject, ad esempio, definisce i conti che è possibile utilizzare con i progetti. Ogni struttura di progetto deve includere una gerarchia simile alla gerarchia padre-figlio delle unità contabili. Il livello più basso della gerarchia è il livello di contabilizzazione definitiva. |
| Dimensioni utente | Se la struttura amministrativa include dimensioni utente, è necessario creare almeno una struttura per ciascuna dimensione. Una delle strutture di dimensione deve essere designata come struttura aziendale. Ogni struttura di dimensione deve includere una gerarchia di dimensioni simile alla gerarchia padre-figlio delle unità contabili. Il livello più basso della gerarchia è il livello di contabilizzazione definitiva. Se ad esempio è presente una dimensione ubicazione, è possibile creare un'ubicazione Nord America, un'ubicazione Europa e un'ubicazione Asia, ognuna contenente ubicazioni specifiche per continente. La gerarchia è specifica per la dimensione e la struttura. Solo per la dimensione utente 1 è possibile specificare la quadratura tra sezioni e creare sezioni nelle gerarchie della dimensione utente 1. |
| Codici sistema |
Un codice sistema identifica una soluzione. Ogni soluzione in Financials and Supply Management ha un codice sistema predefinito. Ad esempio, GL è il codice sistema per Contabilità generale. I codici sistema definiti dal sistema vengono caricati automaticamente. È inoltre possibile creare codici sistema per applicazioni di terze parti che si prevede di interfacciare con Contabilità generale. |
| Eventi | Gli eventi vengono utilizzati per identificare le azioni che creano una transazione di Contabilità generale. Gli eventi che creano automaticamente una transazione sono le distribuzioni di spesa, i pagamenti di fornitori o gli incassi. È inoltre possibile assegnare un evento a una transazione che ha origine in Contabilità generale per identificare il motivo di un inserimento manuale. I codici evento definiti dal sistema associati a transazioni di sottosistema vengono caricati automaticamente. È inoltre possibile definire nuovi codici evento per rappresentare un tipo specifico di transazione. |
| Sottotipi di conto | L'assegnazione di un sottotipo di conto consente di definire un conto a un livello più granulare rispetto al tipo di conto utilizzato nella reportistica. I sottotipi di conto sono facoltativi. Quelli definiti dal sistema vengono caricati automaticamente, ma è possibile anche crearne di nuovi. |
| Contabilità | Tutte le transazioni sono associate a una contabilità. Le contabilità possono riferirsi a una base di reportistica condivisa, tranne la contabilità chiusure e la contabilità multivaluta che sono specifiche per ciascuna base di reportistica. La contabilità principale viene creata automaticamente e assegnata alla base di reportistica. La contabilità chiusure viene generata automaticamente per ogni base di reportistica che viene creata. Analogamente, se si seleziona l'opzione Conversione valutaria e rivalutazione per il gruppo aziendale amministrativo, verrà creata automaticamente una Contabilità multivaluta per ciascuna base di reportistica. È possibile definire altri tipi di contabilità in base ai requisiti di reportistica dell’organizzazione, ad esempio per operazioni di rettifica e l’eliminazione di scritture contabili. |
| Piani dei conti | È possibile definire più piani dei conti che forniscono le strutture gerarchiche per la base di reportistica. I piani possono includere tutti i conti di contabilizzazione definitiva o solo alcuni. Alcune impostazioni aziendali dei conti di contabilizzazione definitiva possono essere sostituite a livello di piano. È necessario designare un piano come piano aziendale da utilizzare nelle convalide. |
| Base di reportistica | La base di reportistica raggruppa le contabilità e le entità contabili. La base di reportistica è utilizzata per generare i report finanziari in base al piano, al calendario, alle entità contabili, ai progetti e alle contabilità assegnate alla base di reportistica. |
| Relazioni strutturali | È possibile utilizzare le relazioni strutturali per creare relazioni tra gli elementi della struttura amministrativa del gruppo aziendale amministrativo. Le relazioni strutturali consentono di definire le regole di convalida per ciascuna relazione. |
| Convalide della struttura di progetto | Se l'organizzazione utilizza Contabilità progetti, è possibile creare intervalli di dimensioni validi per un progetto di riepilogo o per un progetto di contabilizzazione definitiva, da solo o in combinazione con un'altra dimensione, ad esempio Categoria di conto. È possibile utilizzare le convalide della struttura di progetto in aggiunta alle relazioni strutturali. |
| Organizzazione HR | Selezionare l'organizzazione HR dal sistema HCM. I record attore-agente presenti in Global Human Resources possono essere creati in FSM solo dopo che il dipendente è stato inserito in GHR. FSM consente di gestire tabelle di agenti e agenti principali separatamente rispetto a HR Talent, ma il contenuto deve essere identico. |
| Modifica data di progetto | Se l'organizzazione utilizza Contabilità progetti e si includono progetti nella struttura amministrativa, è necessario selezionare un'opzione di modifica della data di progetto. I valori validi sono la data della transazione e la data di contabilizzazione definitiva. Le transazioni e le scritture contabili di Contabilità progetti devono essere incluse in un intervallo di date assegnato al progetto. È necessario indicare se deve essere utilizzata la data di contabilizzazione definitiva o la data della transazione quando si esegue la convalida della data. |
| Data costi indiretti di progetto | Se l'organizzazione utilizza Contabilità progetti e si calcolano i costi indiretti per creare le spese indirette, è necessario selezionare la data associata ai costi indiretti. I costi indiretti sono spese amministrative e costi generali basati sui costi diretti del progetto. I valori validi sono la data della transazione e la data di contabilizzazione definitiva. Indicare se deve essere utilizzata la data di contabilizzazione definitiva o la data di esecuzione della transazione di origine. Il tasso in vigore e il tasso da utilizzare per il calcolo della transazione dei costi indiretti vengono determinati in base alla data specificata. |
| Fatturazione progetto | Se l'organizzazione utilizza Fatturazione e ricavi progetti per fatturare sovvenzioni o clienti esterni per progetti fatturabili o finanziati da sovvenzioni, è necessario selezionare la casella di controllo Fatturazione progetto. Se la casella di controllo è selezionata, è necessario utilizzare la Dimensione amministrativa 2. La Dimensione amministrativa 2 consente di tenere traccia delle fonti di finanziamento dei progetti quali clienti o sovvenzioni. |
| Livello di sostituzione della fatturazione | Se l'organizzazione utilizza Fatturazione e ricavi progetti per fatturare clienti o sovvenzioni per progetti fatturabili o finanziati da sovvenzioni, è possibile definire una sostituzione di fatturazione. Le sostituzioni di fatturazione vengono definite a livello di progetto. È possibile selezionare un'altra dimensione per le sostituzioni al di sotto del livello di progetto. La sostituzione di fatturazione selezionata deve essere coerente per tutti i progetti. Il livello predefinito è Conto. |
| Mappatura d/EPM | Se l'organizzazione utilizza d/EPM per la preparazione del budget, le strutture di Contabilità generale vengono mappate rispetto alle strutture d/EPM. |
| Team | Gli utenti possono essere assegnati ai team utilizzati per le approvazioni. |
| Codice di approvazione | Se l'organizzazione richiede le approvazioni, è necessario creare i relativi codici e assegnarli al processo appropriato. |