Facturation et comptabilisation des revenus

Tâches pour Facturation et revenus projet

Les tâches qui peuvent être exécutées dans Facturation et revenus projet sont les suivantes :

• Gérer les informations de facturation pour les projets facturables, y compris les sources de financement et les montants du contrat.
• Affecter un client à un contrat
• Indiquer le pourcentage de facturation du projet.
• Calculer plusieurs méthodes de comptabilisation des revenus.
• Créer des retenues contrat de projet
• Affecter et calculer les frais du contrat
• Indiquer un montant maximum de facturation du projet de comptabilisation.
• Supprimer les transactions et bloquer
• Affecter et calculer les frais administratifs de la source de financement ou les remises
• Indiquer les paramètres de comptabilisation des revenus indépendamment du cycle de facturation.
• Affecter et calculer les transactions de charge indirecte de projet de comptabilisation
• Créer des groupes de financement pour les contrats financés par plusieurs sources
• Créer des groupes de facturation pour que les sources de financement puissent être sélectionnées pour la facturation et la comptabilisation des revenus
• Affecter un contrat de projet pour utiliser les fractionnements initiaux
• Affecter un type de revenus programme à un contrat de projet et l'option de remplacement du type de revenu du programme dans les projets de comptabilisation du contrat de projet
• Indiquer un pourcentage de la facture du contrat de projet pour la retenue de garantie
• Transférer les transactions non facturées en tout ou partie d'un projet à un autre
• Créer une transaction de facture anticipée
• Indiquer un montant de facture maximal lors de la génération des factures
• Indiquer la méthode de facturation de remplacement Transfert.
• Ajouter l'intégration de l'impression de la facture tierce
• Ajouter la possibilité de modifier un montant, une unité et un taux de ligne de facture
• (Facultatif) Recréer la facture imprimable après avoir modifié des postes.

Financement projet

Les sources de financement projet d'un contrat peuvent être regroupées à l'aide du champ Groupe de financement. Lorsqu'une subvention nécessite un rapprochement, la subvention et les fonds de rapprochement associés doivent être dépensés simultanément. Si les fonds ne sont pas dépensés simultanément, le mandataire peut perdre les subventions octroyées. La subvention et les sources de financement associées ont le même groupe de financement.

Les sources de financement projet d'un contrat peuvent être affectées à un groupe pour la facturation et la comptabilisation des revenus à l'aide du champ Groupe de facturation. Lorsque vous générez des factures ou comptabilisez des revenus, si vous spécifiez un groupe de facturation, seules les sources de financement affectées au groupe de facturation sont incluses. Utiliser le groupe de facturation pour facturer tous les contrats pour un client ou une source de financement subvention. Si le client ou la subvention fait partie d'un contrat financé par plusieurs sources, une seule source de financement peut être facturée dans un contrat. Lorsqu'une subvention nécessite un rapprochement, le même groupe de facturation doit être affecté à la subvention et aux fonds de rapprochement associés.

Indiquer les paramètres de comptabilisation des revenus. Cette option est indépendante de l'action Générer des factures. Le premier ensemble de sources de financement avec le même groupe de financement est traité, puis le groupe de financement suivant. Le traitement est basé sur la priorité, le pourcentage, le montant financé et le groupe de financement. Les fonds de rapprochement doivent être les suivants dans l'ordre de priorité pour qu'ils soient traités et calculés correctement.

Les sources de financement projet d'un contrat peuvent inclure une provision ou une retenue. Une provision peut être des frais d'administration ou une remise. Lors de la génération de factures ou de la comptabilisation des revenus, le montant total des lignes de frais est multiplié par le pourcentage de l'attribution de source de financement du projet. La provision est la dernière ligne de facture ou revenus. Si la provision est des frais, le montant total de la facture ou des revenus est augmenté. Si la provision est une remise, le montant total de la facture ou des revenus est réduit.

Si vous utilisez la fonctionnalité de fractionnement initial, le fractionnement du financement est effectué avant la création des factures. Voir Fractionnements initiaux.

Retenue

Une retenue permet de bloquer un pourcentage de la facture de projet jusqu'à ce que le projet soit terminé. Il est possible de spécifier un montant maximal ou un groupe de frais spécifique comme étant éligible ou non éligible pour la retenue. La retenue est calculée sur le montant brut facturé avant la taxe de vente. La retenue est conservée uniquement pour le montant contrat facturé, pas pour la taxe de vente. Le montant retenue de la facture est indiqué en tant que dernière ligne de la facture et réduit le montant retenu du montant de la facture. La retenue est conservée jusqu'à ce que la majorité du travail soit achevée afin de garantir que le sous-traitant remplit ses obligations. Lorsque la tâche est terminée, exécuter l'action Générer facture retenue de garantie pour créer la facture finale pour collecter les montants retenus. La retenue n'affecte pas la comptabilisation des revenus.

Facturation de type Transfert

La facturation de type Transfert est nécessaire pour l'industrie des services professionnels pour la facturation des clients externes.

Le transfert est une méthode de facturation de remplacement qui existe dans les projets de comptabilisation et les enregistrements de remplacement de facturation de projet. Une structure Finance de transfert dans la configuration de la source de financement pour le projet externe s'applique aux transactions de transfert. La facturation de type Transfert n'a pas de majoration. Les retenues et les frais ne s'appliquent pas aux transactions de transfert. Les transactions de transfert sont comptabilisées dans le compte de liquidation de provisions. Elles ne sont pas comptabilisés dans les comptes facturés/non acquis ou acquis/non facturés. Les transactions de transfert ne s'appliquent pas aux montants maximum et sont totalisées séparément du contrat de projet et des montants de financement projet utilisés pour les montants maximum. Le transfert ne doit pas être utilisé avec des sources de financement internes.

Il n'est pas nécessaire que le transfert fonctionne avec des projets subventionnés par des sources de financement internes. Il n'est pas non plus nécessaire que plusieurs sources de financement incluent une source de financement interne. La méthode de facturation Remboursement des coûts est utilisée pour les projets subventionnés pour transmettre les dépenses, sans majoration, à la fois aux subventions externes ou aux clients externes. Si vous configurez une méthode de remplacement de facturation dans un contrat de projet avec un financement interne, une erreur est générée dans l'action de journalisation des factures. L'erreur est pour le type de financement Fonds interne.

Si vous utilisez des catégories de compte, vous pouvez effectuer la configuration suivante :

• Catégorie de compte pour l'écriture de régularisation de transfert.
• Catégories de compte pour les coûts de transfert du niveau de comptabilisation. Par exemple, billet d'avion, hôtel, kilométrage, déplacement divers.
• Catégorie de compte récapitulatif pour toutes les catégories de compte de transfert. Cela simplifie la configuration, car le remplacement de facturation peut être configuré à l'aide des catégories compte de comptabilisation ou compte récapitulatif.

Facturation et comptabilisation des revenus

La facturation et la comptabilisation des revenus vous permettent de facturer partiellement une transaction lorsque le montant maximal du contrat ou de la source de financement du contrat a été atteint. Vous pouvez facturer partiellement une transaction lorsque le montant de facture maximal est atteint. La partie restante de la transaction est capturée. Si le maximum du contrat de projet ou de la source de financement du contrat augmente, le reste de la transaction de coût peut ensuite être facturé et les revenus peuvent être comptabilisés.

Lorsque les actions Générer facture ou Comptabiliser les revenus sont exécutées, toutes les transactions partielles sont incluses. Les transactions supplémentaires sont incluses en fonction de la date de transaction. Lorsque des frais sont associés à un contrat et que le montant maximal est atteint, la ligne détails facture a une icône d'alerte. L'alerte indique les dépenses qui ont atteint le montant maximal des frais. Si le total des frais peut être prélevé mais pas tous les frais, deux options s'offrent à vous pour la ventilation des frais. Vous pouvez supprimer les frais jusqu'à ce que tous les frais soient traités ou les frais partiels peuvent être facturés tels quels. Lors de la création d'une facture ou de la comptabilisation des revenus avec une transaction partielle, un nouvel onglet s'affiche dans le contrat. Toutes les transactions qui n'ont pas été entièrement facturées s'affichent dans l'onglet Transactions partiellement facturées. Toutes les transactions qui n'ont pas été entièrement comptabilisées pour les revenus s'affichent dans l'onglet Transactions partiellement comptabilisées.

Les contrats peuvent être configurés pour différer et bloquer le reste des transactions pour lesquelles les sources de financement ne sont pas facturées ou comptabilisées à 100 %. Lorsque l'option Différer et bloquer est activée, les transactions partiellement facturées ou comptabilisées sont calculées et bloquées. Le reste doit être retiré du blocage pour qu'il soit facturé ou comptabilisé.

Les étapes suivantes montrent comment et quand les transactions partielles sont calculées :

1. Cette liste montre certains motifs pour lesquels une source de financement à 100 % n'existe pas :
   • Aucune source de financement n'a été définie pour 100 %.
   • Une source de financement a été définie pour 100 %, mais elle est inactive ou la plage de dates n'est pas comprise dans le paramètre Date source de financement.
   • L'action Générer factures ou Comptabiliser les revenus a été exécutée pour une seule source de financement qui n'est pas définie pour 100 %.
2. Toutes les limites applicables sont calculées :
   • Paramètre Facture (seuil max.)
   • Solde du contrat restant
   • Solde source de financement restant
   • Montant maximal de facturation de projet, le cas échéant
   • Frais maximum, le cas échéant

     Les soldes et retenues impayés qui doivent être appliqués sont pris en compte dans ces calculs.

3. Chaque transaction de dépense entrante est lue et un montant de facture ou de revenus est calculé. Toutes les méthodes de facturation, par exemple les majorations et les tables de taux, sont prises en compte dans le calcul. Le montant à facturer est généré. En outre, les frais applicables sont calculés sous la forme de postes distincts, potentiels.
4. Si aucune source de financement à 100 % n'existe, le montant calculé à l'étape 3 est multiplié par le pourcentage de chaque source de financement valide. Si un résultat de calcul dépasse le solde restant de la source de financement, la totalité de la transaction de frais est ignorée pour toutes les sources de financement. Ceci s'applique également si les résultats de calcul d'un montant dépassent les frais maximum.
5. Toutes les transactions et les lignes de frais associées qui n'ont pas été ignorées à l'étape 4 sont traitées pour chaque source de financement valide. Le montant calculé à l'étape 4 est comparé à toutes les limites et maximum applicables et est réduit, le cas échéant. Si le montant est réduit à zéro, la transaction est ignorée pour la source de financement, sinon une ligne de facture est créée.
6. Une fois les sources de financement traitées, une transaction partielle est créée pour les montants restants non facturés ou comptabilisés dans les situations suivantes :
   • Une limite de financement est atteinte.
   • Le financement est inférieur à 100 % pour la source de financement et l'option Différer et bloquer est activée dans le contrat.
   Remarque

   Les soldes restants sont mis à jour au fur et à mesure que chaque ligne de facture est créée. Par conséquent, la séquence de transactions entrantes détermine lesquelles apparaissent sur une facture si des limites posent problème. Par exemple, une grosse dépense anticipée peut entraîner le dépassement du montant de facture par rapport à une limite maximale et plusieurs frais de montants inférieurs peuvent être ignorés. Les frais sont traités dans l'ordre Date de transaction, des plus anciens aux plus récents. Si plusieurs transactions ont la même date, elles sont traitées dans l'ordre de création. Les transactions de frais soumises à la méthode de facturation Transfert sont ignorées pour tous les calculs de limite.

La facturation et la comptabilisation des revenus peuvent également être configurées pour approbation avant la journalisation. Les approbations sont transférées à Automatisation des processus avant la journalisation des enregistrements si vous avez sélectionné cette option dans la structure projet société. Les mêmes étapes sont effectuées pour la génération de factures de retenue, d'ajustements de retenue, de factures et la comptabilisation des revenus. Une action doit être soumise pour approbation. Cette action remplace le statut d'approbation par Soumis pour approbation. L'enregistrement conserve le statut Créé. Une fois l'enregistrement soumis pour approbation, l'approbateur peut approuver ou refuser les enregistrements. Lorsqu'il est approuvé, le statut d'approbation de l'enregistrement est remplacé par Approuvé. En cas de refus, une fenêtre Commentaires s'affiche. L'approbateur doit saisir une explication pour le refus. Cette explication apparaît dans le corps de l'e-mail envoyé pour l'enregistrement. Le refus d'un enregistrement remplace le statut d'approbation par Refusé. Si un enregistrement est refusé, le groupe est refusé. L'enregistrement peut être supprimé ou corrigé, puis soumis à nouveau pour approbation. Une fois les enregistrements approuvés, l'action de journalisation peut être exécutée. Tous les enregistrements du groupe d'exécution doivent être approuvés avant la journalisation.

Le champ Budget restant dans l'onglet Principal est un champ dérivé. Le calcul est le montant budgétaire du contrat de projet - Montant total facturé - Montant total retenu.

Tous les totaux du contrat sont inclus dans l'onglet Totaux. Les totaux s'affichent pour les montants préliminaire et final.

Voir le Guide de référence des services Automatisation des processus pour Financials and Supply Management plus d'informations sur le flux d'approbation.