Utilisation de l'Assistant pour créer des demandes de modification dans les scénarios budgétaires

Vous pouvez créer des demandes de modification pour un scénario de budget à l'aide d'un assistant. Le statut du scénario de budget doit être Prêt pour créer une demande de modification.

Pour copier une demande de modification existante, y compris les commentaires et les pièces jointes, voir Copie de demandes de modification dans les scénarios budgétaires.

  1. Sélectionner Budget > Scénarios budgétaires.
  2. Ouvrir un scénario de budget.
  3. Dans l'onglet Demandes de modification, cliquer sur Créer à l'aide de l'Assistant.
  4. Indiquer les informations suivantes dans l'onglet Demande de modification :
    Description
    Saisir une description pour la demande de modification.
    Devise
    Sélectionner une devise à utiliser pour modifier le montant de la demande.
    Période par défaut
    Sélectionner une période comme valeur par défaut pour la ligne de demande de modification.
    Masquer les unités
    Cocher cette case pour masquer les champs suivants dans l'onglet Lignes :
    • Montant unitaire
    • Montant unités restantes actuel
    • Montant unités restantes en attente
  5. Cliquer sur Suivant.
  6. Pour créer une ligne de demande de modification, procédez comme suit :
    1. Dans l'onglet Lignes, cliquer sur Créer et indiquer les informations suivantes :
      Ligne
      (Facultatif) Indiquer la ligne de demande de modification.
      Période
      Indiquer la période de budget pour laquelle un budget doit être ajouté ou mis à jour. Si ce champ reste vide, la valeur de la période par défaut est utilisée.
      Dimensions de budget
      Sélectionner les dimensions de comptabilisation de budget pour lesquelles un budget doit être ajouté ou mis à jour.
      Montant
      Saisir le montant de la demande de modification. Saisir un montant positif pour augmenter ou ajouter un budget. Saisir un montant négatif pour diminuer un budget.

      Si la case Modifications montant équilibrées est cochée dans le scénario, les modifications apportées aux montants doivent être régularisées entre au moins deux lignes de budget. La demande de modification ne peut pas être validée tant que les montants ne sont pas régularisés.

      Montant unitaire
      Indiquer les modifications budget pour les unités.

      Si la case Modifications unité équilibrées est cochée dans le scénario, les modifications apportées aux unités doivent être régularisées entre au moins deux lignes de budget. La demande de modification ne peut pas être validée tant que les unités ne sont pas régularisées.

    2. Déterminer le montant du budget et le montant unitaire disponibles pour la demande de modification.
    3. Cliquer sur Enregistrer et créer.

      Lorsque vous enregistrez une ligne de demande de modification, plusieurs nouveaux champs sont disponibles. Les champs suivants ne sont disponibles que lorsque le statut de la demande de modification est En attente d'approbation ou Non validé :

      • Budget restant actuel
      • Budget restant en attente
      • Montant unités restantes actuel
      • Montant unités restantes en attente

      Pour plus d'informations sur ces champs, voir Création de demandes de modification dans les scénarios budgétaires.

  7. Pour créer une ligne de demande de modification à partir de données de budget existantes, procéder come suit :
    1. Dans l'onglet Lignes, cliquer sur Créer à partir des données budgétaires.
    2. Sélectionner les données de budget à partir desquelles les lignes de demande de modification doivent être créées et cliquer sur Ajouter à la demande de modification.
    3. Cliquer sur Fermer et éventuellement, modifier la ligne.
  8. Pour copier une ligne, cliquer avec le bouton droit sur la ligne à copier et sélectionner Copier la ligne. Modifier la ligne et cliquer sur Enregistrer et créer.
  9. Répéter les étapes pour ajouter d'autres lignes de demande de modification.
  10. Cliquer sur Suivant.
  11. Pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à la demande de modification, cliquer sur Créer dans l'onglet Commentaires. Indiquer les informations suivantes :
    Objet
    Spécifier l'objet du commentaire.
    Commentaire
    Saisir un commentaire.
    Auteur commentaire
    Indiquer le nom d'utilisateur de l'utilisateur qui crée le commentaire.
    Pièce jointe
    Accéder aux pièces jointes à inclure dans le commentaire.
  12. Cliquer sur Enregistrer.
  13. Cliquer sur Suivant.
  14. Dans l'onglet Récapitulatif, cliquer sur Valider pour valider la demande de modification ou cliquer sur le lien pour afficher la demande de modification.

    Après validation, si l'approbation est activée pour le scénario de budget, le statut de la demande de modification est En attente d'approbation. Quand l'approbation est terminée, le statut a la valeur Validé.

    Si l'approbation n'est pas activée, la demande de modification est automatiquement validée et le statut a la valeur Validé.

    Après avoir validé l'approbation, la ligne de budget correspondante est ajoutée.