Création d'une société rapprochée

Sélectionner Finance > Comptabilité Fournisseurs > Configuration du rapprochement > Rapprocher sociétés.

Cliquer sur Créer.

Sélectionner une société et saisir un nom.

Dans l'onglet Principal, indiquer les informations suivantes :

Table de rapprochement

Sélectionner un tableau de rapprochement contenant les groupes de règles pour le traitement des rapprochements.

Option de pool

Sélectionner un groupe de rapprochement, à savoir un groupe de factures et de reçus pour le rapprochement. L'option de pool détermine l'ensemble des réceptions/commandes d'achat et factures à utiliser pour le rapprochement. Plus les options de pool que vous sélectionnez seront spécifiques, plus le nombre de factures et de reçus sera faible dans le pool de correspondances. Les options de pool suivantes sont disponibles :

Société/Fournisseur : Utiliser cette fonction pour rapprocher une facture de plusieurs commandes d'achat
Société/Fournisseur/PO : permet d'extraire des factures par fournisseur et commande d'achat
Société/Fournisseur/PO/Adresse expédition : utiliser si des sites sont disponibles

Valider la commande d'achat

Cocher cette case si un numéro de commande d'achat doit être vérifié dans Rapprochement. Ce champ doit être sélectionné pour créer des messages d'examen de commande d'achat.

Commande d'achat requise

Cocher cette case si un numéro de commande d'achat est requis.

Provision sur réception de commande d'achat

Spécifier un compte de dépôt temporaire. Ce dernier est utilisé pour suivre le montant de stock, les éléments non stock et les articles particuliers reçus mais pas encore facturés.

Compte d'attente d'écart de coût article

Spécifier un compte de dépôt temporaire. Ce compte est utilisé pour compenser une différence de coût entre le coût unitaire facture et le coût unitaire réception pour un article stocké. Cette transaction est comptabilisée dans Gestion des stocks. Ces informations sont utilisées avec le rapprochement détails pour les articles stockés uniquement.

Tolérance facture

Spécifier le compte de comptabilisation à utiliser pour les différences entre la facture et le reçu au niveau de rapprochement facture et détail dans des situations particulières.

Radiation réceptions

Spécifier le compte à utiliser pour passer en perte d'anciens reçus pour les articles non stockés qui ne peuvent pas être rapprochés.

Annulation de rapprochement

Spécifier un compte de blocage à utiliser pour passer en perte les montants que vous avez payés pour des marchandises que vous ne vous attendez pas à recevoir. Ceci comprend les marchandises déclarées en perte lorsque les reçus sont ajustés.

Facturé non livré

Spécifier un compte de blocage temporaire dans lequel comptabiliser les montants que vous avez versés pour des marchandises non reçues. Utilisé pour les articles stockés uniquement.

Archivage réception de stock

Spécifier le compte de comptabilisation à utiliser pour comptabiliser des montants pour les articles :

payés mais dont la réception n'est pas attendue
reçus mais que vous ne comptez pas payer

Différences FS

Spécifier le compte à utiliser pour comptabiliser les différences de frais supplémentaires. Valide quand les frais supplémentaires sur facture sont supérieur à ceux sur le reçu/commande d'achat lors du rapprochement au niveau détail. Valide uniquement pour les frais supplémentaires divers et non globaux.

Ce champ n'est valide que si vous utilisez l'option Coût supplémentaire rapprochement.

Ecarts d'acompte/prépaiement lors du rapprochement

Spécifier le compte à utiliser pour comptabiliser les écarts d'acompte/prépaiement constatés pour les transactions de rapprochement au niveau facture. Les incohérences dans les transactions prépayées avec un niveau de rapprochement détaillé sont comptabilisées sur le compte d'attente écart de coût article ou sur le compte Achats articles.

Ce compte de différences inclut également des transactions soldées après avoir exécuté Facture prépayée non reçue.

Compte perte sous-facturation

Ce compte est utilisé dans deux cas. Lors d'un rapprochement au niveau facture, ce compte est utilisé lorsque le montant de la facture est inférieur au montant de réception. Ouvrir archive de réception effectue une comptabilisation sur ce compte s'il n'existe pas de facture pour une réception ou le montant de facture est inférieur au montant de la réception.

Ce compte remplace le compte d'archivage des réceptions de stock.

Dans l'onglet Options, indiquer les informations suivantes :

Comptabilisation des remises: Spécifier si la provision escompte est générée lors du rapprochement ou à la clôture de paiement.
Compte de provision d'escompte: Spécifier un compte à utiliser dans Rapprocher provision escompte comme compte de comptabilisation pour la provision d'escompte.
Détails facture sans reçu: Spécifier le compte à utiliser lors du rapprochement d'une facture sans reçu. Valide uniquement pour un rapprochement détails pour les articles stockés uniquement.
Détails fact. supérieurs au reçu: Spécifier le compte à utiliser lorsque la quantité d'article sur une facture excède la quantité de réception. Valide uniquement pour un rapprochement détails pour les articles stockés uniquement.
Moment calcul taux de devise: Spécifier quand le taux devise a été configuré pour la commande d'achat. Vous pouvez préciser au moment de la saisie de la commande d'achat, de sa réception ou de sa facturation.
Code de blocage de note de débit automatique: Sélectionner le code de blocage à affecter aux notes de débit.
Bloquer no de réception jusqu'à inspection: Spécifier si le rapprochement de ces lignes de réception doit être bloqué jusqu'à la fin de leur inspection.
Récapituler ventilations de stock: Spécifier si les ventilations doivent être récapitulées ou stockées en détail dans le traitement rapproché (Ne pas récapituler). Vous pouvez utiliser Récapituler pour afficher les articles facturés et à quel montant.
Annulation facture de commande d'achat: Sélectionner si les factures payées peuvent être annulées ou non.
Autoriser les factures de coût nul: Cocher cette case si des factures à coût zéro peuvent être définies. Laisser le PO et la réception non validés pour l'option de coût 2 - Aucun frais.
Activer le crédit pour refacturation: Cocher cette case pour utiliser le crédit pour la fonction de refacturation. La fonction de refacturation permet de corriger les factures lorsque les coûts unitaires facturés sont incorrects.
Note de crédit liée/Retarder les modifications: Cocher cette case pour intégrer les factures avant de rapprocher les notes de crédit.
Effectuer modifications de budget pour approbation: Si cette case est cochée, toute facture n'ayant pas été soumise aux modifications budgétaires fera l'objet d'une mention ajoutée au cours du processus d'approbation
Validation automatique facture EDI: Cocher cette case si la société peut valider automatiquement les factures EDI CF uniquement.
Contrôle site ERS: Cocher cette case si la société contrôle ERS par lieu d'expédition.
Mise à jour coût ERS: Cocher cette case pour modifier le coût des reçus ERS sur Réception PO.

Expédier ou bloquer marchandises retournées

Spécifier si les retours au fournisseur sont envoyés physiquement au fournisseur ou retenus à votre site.

Montant radiation réclamation fournisseur

Spécifier un montant à utiliser pour déterminer si un retour fournisseur est justifié. Le montant spécifié est comparé à la valeur d'un ajustement ou d'un rejet. La valeur de l'ajustement ou du rejet doit être supérieure ou égale au montant réclamé minimum afin de créer un retour. Cette valeur peut être définie au niveau fournisseur et société.

Type de réclamation fournisseur

Sélectionner la méthode par laquelle le retour est considéré comme étant satisfait :

Sélectionner Note de débit pour générer une note de débit pour chaque retour
Sélectionner Note de crédit pour que le fournisseur vous envoie un crédit pour le retour
Sélectionner Aucun frais si nous ne recevez jamais de crédit pour le retour. Par exemple, tous les retours sont automatiquement remplacés.

Code de blocage note de débit de réclamations fournisseur

Sélectionner un code de blocage à affecter à la note de débit. Utiliser ce champ si un retour fournisseur est effectué avec note de débit mais que vous souhaitez mettre cette dernière en attente pour l'analyser.

Remplacer les marchandises retournées

Cocher cette case pour créer automatiquement une commande d'achat pour remplacer les marchandises renvoyées au fournisseur.

Dans l'onglet Messages, dans la section Examen coût saisie de facture, indiquer les informations suivantes :

Messages coût PO: Cocher cette case pour créer des messages Examen commande d'achat qui sont affichés lors de l'ajout d'une facture. Cette fonction s'applique en cas d'incohérence entre le coût de la ligne de facture et le coût de la ligne PO
Groupe de règles: Sélectionner le groupe de règles à utiliser pour les tolérances de messages. Pour les examens de commande d'achat, vous pouvez utiliser votre groupe de règles pour définir les tolérances de limite inférieure et supérieure de coûts.
Si un groupe de règles dans Fournisseur est affecté au fournisseur, il sera utilisé avant le groupe de règles émis par Société. Sélectionner Oui dans les champs de messagerie pour utiliser la valeur par défaut.
Ordre règles: Sélectionner la règle dans un groupe de règles à utiliser pour les tolérances de messages.

Dans la section Examen service, indiquer les informations suivantes :

Messages de service

Sélectionner les circonstances dans lesquelles créer des messages de service pour les commandes d'achat de service et les contrats service :

Sélectionner Montant étendu uniquement pour créer un message pour les services de type de montant lorsque le total cumulé des factures dépasse le montant du service. Prend en compte toutes les tolérances établies.
Sélectionner Limite inf. quantité et coût pour créer un message lorsqu'une facture reçue est inférieure au montant ou à la quantité figurant sur une commande d'achat de service ou un contrat de service.
Sélectionner Limite sup. quantité et coût pour créer un message lorsqu'une facture reçue est supérieure au montant ou à la quantité sur la commande d'achat de service ou contrat service.
Sélectionner Limite sup. ou inf. quantité et coût pour créer un message sur les services de type quantité et montant. Un message est créé lorsqu'il y a des différences en plus ou en moins pour les facture de type quantité et en plus pour les services de type montant. S'applique aux commandes d'achat de service et aux contrats de service.
Sélectionner Aucun message pour ne pas créer de message quelle que soit la différence dans la facture reçue et la commande d'achat de service ou le contrat de service.

Groupe de règles

Sélectionner le groupe de règles à utiliser pour les tolérances de messages. Pour les messages de service, votre groupe de règles ne peut définir que les tolérances de limite supérieure.

Ordre règles

Définir la règle dans un groupe de règles à utiliser pour les tolérances de messages. Doit pointer vers la règle de rapprochement détaillé.

Si vous utilisez les messages de correspondance de rapprochement, spécifier les informations suivantes dans la section Options de rapprochement :

Limite tolérance sup., limite tolérance inf.

Sélectionner Oui pour le type de messages Correspondance de rapprochement à créer.

Les combinaisons valides sont les suivantes :

Oui dans les deux champs
Non dans les deux champs
Ignorer dans les deux champs
Oui dans un champ et Non dans l'autre

Si Ignorer est sélectionné, le message est créé mais l'utilisateur n'est pas notifié qu'un message a été après la tentative de correspondance.

Groupe de règles

Sélectionner le groupe de règles à utiliser. Pour les messages de rapprochement manuel, votre groupe de règles peut contenir des règles pour les tolérances de limite inférieure et supérieure de coûts.

Ordre règles

Sélectionner la règle dans un groupe de règles à utiliser pour les tolérances de messages. La règle doit être une règle de rapprochement de niveau de détail

Si vous utilisez Automatisation des processus, spécifier les informations suivantes dans la section Options de workflow supplémentaires :

Jours sans reçu

Spécifier le nombre de jours avant d'envoyer une notification Aucun reçu.

Jours facture non rapprochée

Sélectionner un jour de facture non rapprochée.

Option Notification si pas de reçu

Sélectionner une option de notification si pas de reçu.

Option notification facture non rapprochée

Sélectionner une option de notification de facture non rapprochée.

Date base

Spécifier une date de référence, à savoir une date d'échéance ou date d'escompte. Une notification est envoyée si les conditions suivantes sont vérifiées :

La date de base est antérieure à la date du programme plus le nombre de jours de réception.
Il n'y avait pas de réceptions dans le groupe de rapprochement pour la facture.

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