Cautionnements électroniques
Si vous collaborez avec des fournisseurs potentiels pour des événements dont les montants en dollars sont considérables, il est courant de leur demander de fournir un cautionnement avec leur réponse. Le cautionnement est une forme d'assurance qui montre que le fournisseur potentiel peut exécuter la tâche. Surety 2000 permet de saisir un ID cautionnement, associé à un cautionnement qui peut être vérifié électroniquement. Les cautionnements électroniques prennent en charge le stockage et la validation électroniques des cautionnements ainsi que les cautionnements papier.
Définition d'événements cautionnement
Définir un événement comme utilisant des cautionnements dans la section Options de réponse de l'en-tête d'événement. Cocher la case Cautionnement requis pour afficher un champ Pourcentage cautionnement facultatif. Ce champ indique le pourcentage de l'offre totale qui doit être fourni à l'assureur par le fournisseur potentiel. Ce pourcentage doit correspondance au pourcentage pour le cautionnement électronique. La case Requérir cautionnement peut être cochée ou décochée jusqu'à ce qu'un fournisseur potentiel soumette une réponse.
Saisie d'ID cautionnement sur le portail Fournisseurs potentiels
Quand un fournisseur potentiel répond à un événement qui nécessite un cautionnement, un onglet supplémentaire est disponible pendant le processus de réponse pour ajouter l'ID cautionnement électronique ou joindre une numérisation de cautionnement papier. Si le fournisseur potentiel dispose d'un numéro ID cautionnement de Surety 2000, il peut l'indiquer. Le numéro ID cautionnement est vérifié avec Surety 2000 en fonction du numéro ID existant, du numéro de fournisseur potentiel correspondant au numéro sur le cautionnement et du numéro d'événement correspondant au numéro sur le cautionnement. Si le fournisseur potentiel n'a pas de numéro ID cautionnement, cliquer sur le lien dans le formulaire pour accéder au site Web Surety 2000 et commencer le processus d'obtention d'ID cautionnement.
Si l'un de ces éléments ne correspond pas, une erreur s'affiche pour le fournisseur potentiel et il doit utiliser Surety 2000 pour obtenir un ID cautionnement valide. Si l'ID cautionnement est validé, d'autres modifications sont effectuées lors de la soumission pour vérifier que les pourcentages de cautionnement correspondent, s'ils sont indiqués pour l'événement et que le montant de l'offre n'excède pas le montant du cautionnement. Si une de ces conditions entraîne une erreur, la réponse ne peut pas être soumise.
Si la réponse peut être soumise, le champ Cautionnement validé a la valeur Oui de façon à informer l'acheteur que l'ID cautionnement du fournisseur potentiel a été validé. Si le fournisseur potentiel ne saisit pas d'ID cautionnement pour la réponse, un message sur le formulaire de soumission indique qu'il doit fournir un cautionnement papier. Si un cautionnement papier est soumis en pièce jointe, un message s'affiche indiquant que le fournisseur potentiel doit fournir une copie physique du cautionnement papier.
Vous ne pouvez pas soumettre un cautionnement électronique et papier. Le texte en haut du formulaire Cautionnement est défini par l'utilisateur. Il a une valeur par défaut, mais peut être modifié dans Société de sourçage sous Texte de cautionnement.
Soumission manuelle de réponses avec cautionnements papier
Si un fournisseur potentiel fournit une réponse manuelle avec cautionnement papier, cette information peut être jointe à la réponse en numérisant le cautionnement papier et en le joignant à la réponse dans le champ Joindre cautionnement papier. Lorsqu'un cautionnement papier est joint à une réponse, le cautionnement est validé.
Cautionnements dans les formulaires d'analyse
Lors du processus d'analyse des réponses d'événement, pour consulter les informations sur les cautionnements électroniques, cliquer sur le bouton . Pour afficher les cautionnements électroniques qui ont été numérisés et joints, cliquer sur le bouton Afficher cautionnement papier
Si un cautionnement électronique n'a pas encore été validé pour un événement, cliquer sur le bouton et joindre un cautionnement papier. Sinon, l'événement ne peut pas être attribué. Si un fournisseur potentiel a joint un cautionnement papier, une action de validation doit encore être exécutée dans les formulaires d'analyse des réponses de façon à ce que le fournisseur potentiel puisse être attribué.