Appel d'offres à deux étapes d'événement de sourçage
Un appel d'offres à deux étapes est utilisé quand vous validez des événements pour appel d'offres et que la qualification des fournisseurs potentiels doit être établie avant que les montants d'offres puissent être affichés. Le fournisseur potentiel doit fournir la documentation qui prouve qu'il est qualifié. Si la documentation est acceptée, le montant de son offre est évalué.
L'appel d'offres à deux étapes prend en charge les options suivantes :
- Le fournisseur potentiel soumet la proposition technique et la tarification séparément. Le prix n'est pas soumis tant que le fournisseur potentiel n'est pas averti que sa proposition technique est acceptée.
- Le fournisseur potentiel soumet la proposition technique et le prix simultanément, même s'ils sont évalués en deux temps.
Définition d'événements Appel d'offres à deux étapes
Utiliser la section options de réponse de l'en-tête d'événement pour définir un événement pour appel d'offres à deux étapes. Dans le champ Appel d'offres à deux étapes, sélectionner l'option Proposition technique soumise séparément des montants d'offre ou Proposition technique et montants d'offre soumis en même temps.
Réponses à un appel d'offres à deux étapes sur le portail Fournisseurs potentiels
Si un fournisseur potentiel répond à un événement avec appel d'offres à deux étapes, il peut y avoir des questions avec pièces jointes où les informations servent à déterminer si la proposition technique du fournisseur potentiel est acceptée. La documentation est requise pour les deux options Appel d'offres à deux étapes. Si l'option Proposition séparée dossier technique et tarification est sélectionnée, l'étape Réponses ligne pour la réponse d'événement ne s'affiche pas et ne doit pas être effectuée à ce moment. Si l'option Proposition simultanée dossier technique et tarification est sélectionnée, la documentation de la proposition technique et les montants de l'offre sont soumis en même temps.
Analyse de propositions techniques
Si des propositions techniques sont prêtes pour évaluation, un lien Analyser propositions techniques s'affiche lorsque les réponses ont été saisies. Les formulaires d'analyse de l'événement sont ouverts. Quelle que soit l'option Appel d'offres à deux étapes sélectionnée, seule la documentation Proposition technique s'affiche à l'origine lorsque l'analyse des réponses est effectuée pour l'événement. L'acheteur peut utiliser des pièces jointes et les réponses aux questions pour déterminer s'il accepte les propositions techniques d'un fournisseur potentiel.
Si un fournisseur potentiel a soumis ses montants d'offre avec documents de proposition technique, vous pouvez afficher les réponses aux questions ligne et leurs pièces jointes dans la liste d'analyse.
Hormis la saisie d'un motif de non-attribution, la seule opération à effectuer à ce stade consiste à Accepter proposition technique. Si cette opération n'est pas effectuée pour un fournisseur potentiel, on suppose que sa documentation a été refusée.
Pour une proposition technique acceptée, cliquer sur le bouton . Ce bouton est disponible jusqu'à ce que le processus tarification commence.
Après que toutes les propositions techniques ont été acceptées, cliquer sur le bouton . Sélectionner une date de clôture pour l'étape de tarification. Quand le processus de tarification est lancé, les montants d'offre peuvent être évalués pour attribuer l'événement si les fournisseurs potentiels ont déjà soumis des montants d'offre.
Toutes les réponses fournisseur potentiel avec des propositions techniques acceptées ont un statut Ouvert de façon à ce que les fournisseurs potentiels puissent soumettre des montants d'offre.
Dans les listes d'événements, la Date de clôture de l'étape de tarification s'affiche en tant que date de clôture dans la colonne Date clôture actuelle. La date de clôture de tarification s'affiche dans l'en-tête d'événement.
Lorsque les fournisseurs potentiels soumettent une tarification pour leurs propositions techniques, une page affiche une liste de fournisseurs potentiels pour lesquels les propositions techniques ont été refusées.
Un fournisseur potentiel avec une proposition technique acceptée ne peut pas modifier ou supprimer des réponses aux questions ou des pièces jointes qui existaient lorsque la proposition technique a été acceptée.
Tarification séparée des propositions techniques
Si l'option Proposition technique soumise séparément des montants d'offre est sélectionnée pour l'appel d'offres en deux étapes, le fournisseur potentiel a une réponse d'événement ouvert pour soumettre les prix. Le menu principal du portail Fournisseurs potentiels affiche une alerte qui indique qu'il y a des réponses de prix non soumises. Cliquer sur l'élément de menu pour ouvrir un formulaire qui affiche les réponses nécessitant des informations de prix. Pour indiquer un prix, ouvrir une liste ou cliquer sur le bouton . Un assistant ouvre le formulaire concerné pour ajouter des réponses ligne.
Pour clarifier les éléments sur lesquels les fournisseurs potentiels doivent travailler ou pour suivre leurs réponses, les réponses non soumises qui peuvent encore être soumises s'affichent dans la section Mes réponses. Les réponses soumises ou retirées qui peuvent encore être attribuées pour des événements ouverts ou en attente d'attribution s'affichent dans l'onglet Réponses pour attribution. Les réponses pour les événements qui ont été clôturés ou annulés ou où l'événement est en attente d'attribution mais la réponse n'a jamais été soumise s'affichent dans l'onglet Historique des réponses.
Après que le fournisseur potentiel a mis à jour les informations de prix et soumis ses réponses, les réponses peuvent être consultées et attribuées sur les pages Analyse. Cliquer sur le lien Analyser les prix.
Le processus d'attribution fonctionne de la même façon que pour les événements, avec les exceptions suivantes :
- Seuls les fournisseurs potentiels avec propositions techniques acceptées qui ont soumis des montants de prix s'affichent.
- Le bouton Analyser réponses proposition technique est disponible. Cliquer pour afficher toutes les propositions techniques initiales.
Pondération d'événement pour appel d'offres à deux étapes
Si une pondération d'événement ou une pondération de ligne a été définie pour un événement appel d'offres à deux étapes, toutes les réponses sont prises en compte pour la notation lors de l'affichage des réponses initiales à l'événement, mais uniquement pour les facteurs de pondération associés aux propositions techniques. Les facteurs de pondération sont les questions, la diversité et l'acheteur. En cas d'affichage sélectif des seuls fournisseurs potentiels avec propositions techniques acceptées dans les formulaires d'analyse, toute la pondération est prise en compte et la notation est calculée uniquement par rapport à ces fournisseurs potentiels.
Réponses non soumises et manquantes pour appel d'offres à deux étapes
Vous pouvez rappeler à des fournisseurs potentiels de soumettre des réponses dans le cadre d'une offres à deux étapes. Vous pouvez créer et envoyer des courriels aux fournisseurs potentiels qui n'ont pas soumis de réponse dans le délai spécifié après la date de clôture. Les champs du groupe et de la société sourçage définissent si des courriels ou des messages sont créés. Vous pouvez préciser objet et contenu de la correspondance.
Voir Notifier les fournisseurs potentiels des réponses non soumises et manquantes.
Meilleure offre finale
Vous pouvez utiliser le processus d'attribution Meilleure offre finale conjointement avec le processus à deux étapes pour un même événement.