Création de classes contrat

Utiliser les classes contrat pour classer vos contrats et les organiser. Vous indiquez des options qui affectent des contrats, des modifications et des addenda.

  1. Sélectionner Gestion approvisionnements > Configuration gestion appro. > Gérer les contrats > Classes contrat.
  2. Cliquer sur Créer.
  3. Sélectionner le Groupe contrats pour affecter la classe.
  4. Indiquer la Classe contrat et la description.
  5. Indiquer les informations suivantes :
    Type approbation
    Sélectionner un type d'approbation.
    • Aucune approbation : La classification n'est pas utilisée pour effectuer les approbations.
    • Approbations non associées à des annotations Les contrats inclus dans cette classification utilisent Automatisation processus pour approuver le contrat. Aucune annotation de document ou de contrat ne fait partie de ce processus. Il utilise plutôt un Automatisation processus nommé cmcontractappr.lpd
    • Approbations associées à des annotations Les contrats inclus dans cette classification utilisent Automatisation processus pour acheminer un document avec annotations aux approbateurs internes, puis pour transmettre le document annoté à un fournisseur potentiel pour négociation. Il utilise un flux d'automatisation de processus nommé CMWordAppr.lpd.
    • Approbations associées à des annotations du contrat Les contrats inclus dans cette classification utilisent des formulaires de contrat et Automatisation processus pour acheminer un contrat vers les contacts principaux du contrat, les approbateurs internes et les fournisseurs potentiels. Ces rôles peuvent apporter des modifications directes aux conditions générales et utiliser des annotations pour indiquer des modifications. Ce processus permet aux fournisseurs potentiels d'utiliser le portail Portail fournisseurs potentiels pour créer des annotations dans les formulaires du contrat. Il utilise un flux d'automatisation de processus nommé ContNegFinalAppr.lpd.
    Utiliser IDM
    Cocher cette case pour activer la génération de documents IDM et les annotations IDM. Pour plus d'informations, reportez-vous au Guide de l'utilisateur Gestion des sorties de documents Infor Financials and Supply Management.
  6. Dans l'onglet Détail de classe, indiquer les informations pour les articles non service :
    Code marchandise requis pour non articles de service sur les lignes du contrat
    Si cette case est cochée et que la classe n'est pas définie sur la valeur par défaut d'un enregistrement de fichier central article, le code marchandise doit être indiqué sur la ligne du contrat (pour les articles spéciaux) ou sur l'enregistrement du fichier central article (pour les articles du fichier central article) avant de pouvoir créer une ligne accord sur la ligne de contrat.
    Code fabricant requis pour non article de service sur les lignes du contrat
    Si cette case est cochée et que la classe n'est pas définie par défaut à partir d'un article fournisseur, un code fabricant doit être indiqué sur la ligne du contrat. Si l'article fournisseur existe mais n'est associé à aucun code fabricant, celui-ci doit être indiqué sur l'article fournisseur.
    Numéro de fabricant requis pour les non articles de service sur les lignes du contrat
    Si cette case est cochée et que la classe d'un article fournisseur n'est pas utilisée, un numéro de fabricant doit être indiqué sur la ligne du contrat. Si l'article fournisseur existe mais n'est associé à aucun numéro de fabricant, celui-ci doit être indiqué sur l'article fournisseur.
  7. Indiquer les informations suivantes pour les services :
    Code marchandise requis pour articles de service sur les lignes du contrat
    Si cette case est cochée, le code marchandise doit être indiqué sur la ligne du contrat de service avant de pouvoir créer une ligne contrat.
  8. Pour tous les types d'article, indiquer les informations suivantes :
    Afficher informations santé sur lignes contrat
    Cocher cette case pour afficher les articles médicaux sur les lignes de contrat.
  9. Dans la section Valeurs par défaut de contrat, indiquer les informations suivantes :
    Modèle de document
    Sélectionner un modèle par défaut à utiliser avec les contrats affectés à cette classification. Ces modèles sont utilisés pour créer des documents de contrat et des addendum.
    Modèle addendum
    Sélectionner un modèle par défaut à utiliser avec les contrats affectés à cette classification. Ces modèles sont utilisés pour créer des documents de contrat et des addendum.
    Admissible création d'événement
    Cocher cette case pour créer un événement après l'activation du contrat. Si cette case est cochée, la valeur par défaut de la classe est utilisée pour le contrat.
    Autoriser l'affichage des commentaires et pièces jointes sur le portail fournisseur potentiel
    Lorsque cette case est cochée, les fournisseurs potentiels peuvent afficher des commentaires et des pièces jointes dans Portail fournisseurs potentiels.
    Statut modification après activation ligne de contrat
    Lorsque cette case est cochée et qu'une ligne de contrat est modifiée dans un contrat actif, la ligne devient une modification.
  10. Indiquer les informations suivantes pour Options demande de modification :
    Autoriser modification commande
    Cocher cette case pour autoriser la modification des commandes dans un contrat.
    Addenda ou modification de contrat requis pour la création d'une demande de modification
    Déterminer s'il faut créer un Addendum ou une Modification lorsqu'une demande de modification est créée pour un contrat actif.
    Mettre à jour la durée de vie maximum de contrat après les mises à jour modifications de commande
    Cocher cette case pour mettre à jour la quantité maximum cumulée du contrat lorsque les demandes de modification sont mises à jour.
    Autoriser les modifications de commande multiples pour les addenda ou les modifications
    Cocher cette case pour autoriser le traitement de plusieurs demande de modification avant les approbations de contrat.
    Autoriser la mise à jour directe des champs affectés par les modifications de commandes
    Lorsque cette case est cochée, vous pouvez mettre à jour directement les champs qui sont concernés par les demande de modification, en dehors de la fonction de demande de modification.
    Créer document contractuel après la demande de modification
    Lorsque cette case est cochée, le document contractuel est créé automatiquement lorsqu'une demande de modification est terminée. Cette fonction enregistre le statut du contrat après l'application de la demande de modification.
    Modifier budgets après soumission d'une demande de modification
    Si cette case est cochée dans les contrats de type Engagement, les budgets sont vérifiés en fonction des montants de la demande de modification. S'il existe des erreurs de budget, la demande de modification n'est pas envoyée. Le propriétaire du contrat reçoit une notification qui décrit l'erreur.
    Remarque

    Cette option est destinée aux demandes de modifications soumises par un demandeur. Il ne remplace pas la modification de budget qui se produit lorsqu'un contrat est validé et activé.

  11. Après la création du détail de classe, si le Type est défini sur un Type approbation, un volet supplémentaire s'affiche alors. Cocher au moins une case. Les plupart des options présentent une case Brouillon, Addendum et Modification. Si l'une de ces cases est sélectionnée, le processus d'approbation est déclenché si la validation du contrat est terminée, en fonction du statut du contrat avant sa validation.

    Sauf si une description différente existe pour le champ, la sélection d'une option enclenche le processus complet d'approbation du contrat dans Automatisation processus.

    Si le terme Négociation est utilisé dans le nom d'un champ, il fait alors référence à la négociation du contrat avec un fournisseur potentiel.

    Avant ces processus, le contrat a le statut Brouillon, Addendum ou Modification. Si l'option Avant négociation est sélectionnée, la validation du contrat définit le statut du contrat sur Validé. Si une option Négociation fournisseur potentiel est sélectionnée, le contrat prend le statut Négociation après validation ou à la fin du processus interne d'approbation. Si l'option Approbation interne du contrat requise après négociations est sélectionnée, le contrat prend le statut Approbation finale après la négociation fournisseur potentiel. À la fin de ces processus, le contrat passe au statut Prêt pour activation.

    Pendant les processus d'approbation du contrat, avant et après négociations avec le fournisseur potentiel, sauf mention contraire, les options suivantes sont disponibles :

    • Approuver : Passe le contrat au statut ou à l'étape suivante dans le processus.
    • Désapprouver : Replace un contrat au statut Brouillon.
    • Refuser : Place un contrat au statut Inactif et le bloque.
  12. En fonction du Type d'approbation sélectionné pour la classe, les onglets suivants sont affichés :
    1. Si le type d'approbation est défini sur Approbations non associées à des annotations, l'onglet Approbations est affiché.
      Approbation interne du contrat requise avant négociations

      Cocher cette case pour interdire toute modification des conditions ou des documents dans Automatisation processus. Le contrat n'est accessible qu'en consultation.

      Négociations contrat fournisseur potentiel requises
      Si cette case est cochée, la négociation du contrat avec le fournisseur potentiel peut avoir lieu après la validation du contrat et l'approbation interne du contrat (au besoin). Pour ce type, on suppose que toute négociation du contrat avec le fournisseur potentiel a lieu en dehors du système de gestion des contrats. Lorsque la négociation avec le fournisseur potentiel est achevée, l'une des actions suivantes peuvent être appliquées au contrat : Terminer la négociation, Désapprouver ou Refuser.
      Approbation interne du contrat requise après négociations
      Si cette case est cochée, il est possible de visualiser et d'approuver le contrat dans Automatisation processus après les négociations fournisseur potentiel et l'exécution de l'action Terminer la négociation. Après la fin du processus et l'approbation, le contrat prend le statut Prêt pour activation.
    2. Si le Type est défini sur Approbations associées à des annotations, l'onglet Validation des annotations du document s'affiche alors.
      Approbation interne du contrat requise avec annotations de document avant négociations
      Si cette case est cochée, il est possible de mettre à jour les documents dans Automatisation processus à l'aide des annotations. Seuls les contrats au statut brouillon et addendum utilisent ce processus.
      Approbation du contrat requise avant négociations
      Si cette case est cochée, les contrats modifiés utilisent le même processus que les Approbations non associées à des annotations. Il n'y a pas d'annotation de document.
      Négociations contrat fournisseur potentiel requises
      Si cette case est cochée, la négociation fournisseur potentiel peut avoir lieu en envoyant les contrats par courriel aux fournisseurs potentiels et en utilisant des documents annotés envoyés par courriel. Le processus de négociation par courriel peut être effectué que cette case soit cochée ou non. Lorsque cette case est cochée, le statut du contrat passe à Négociation.
      Approbation interne du contrat requise après négociations
      Si cette case est cochée, il est possible de visualiser et d'approuver le contrat dans Automatisation processus après les négociations fournisseur potentiel et l'exécution de l'action Terminer la négociation. Après la fin du processus et l'approbation, le contrat prend le statut Prêt pour activation.
    3. Si le Type est défini sur Approbations avec annotations de contrat, l'onglet Validation des annotations du contrat s'affiche.
      Approbation requise pour mise à jour de condition générale contrat
      Si cette case est cochée, il est possible de modifier les conditions générales à l'aide d'annotations sur le contrat.
      Approbation interne du contrat requise avant négociations
      Si cette case est cochée, il est possible de modifier les conditions générales à l'aide des annotations dans Automatisation processus.
      Négociations de contrat fournisseur potentiel requises dans le portail fournisseur potentiel
      Si cette case est cochée, il est possible de modifier les conditions générales à l'aide des annotations dans le portail Fournisseurs potentiels.
      Approbation finale requise après négociations dans le portail fournisseur potentiel
      Si cette case est cochée, il est possible de modifier les conditions générales à l'aide des annotations dans Automatisation processus.
      Approbation interne du contrat requise avec annotations de document avant négociations
      Si cette case est cochée, il est possible de mettre à jour les documents dans Automatisation processus à l'aide des annotations. Seuls les contrats au statut brouillon et addendum utilisent ce processus.
      Approbation interne du contrat requise après négociations
      Si cette case est cochée, il est possible de visualiser et d'approuver le contrat dans Automatisation processus après les négociations avec le fournisseur potentiel et l'exécution de l'action Terminer la négociation. Après la fin du processus et l'approbation, le contrat prend le statut Prêt pour activation.
  13. Dans l'onglet Sous-classes, indiquer les informations requises et sélectionner le type comme précédemment pour la classe contrat. Si le contrat est associé à des classes et à des sous-classes, ce sont les paramètres de sous-classes qui sont utilisés. Une classe inactive ne peut pas avoir de sous-classe active.
  14. Cliquer sur Enregistrer.