Création de programmes Carte d'achat

Sélectionner Gestion approvisionnements > Configuration gestion des approvisionnements > Achats > Configuration carte d'achat > Programmes Carte d'achat et sociétés.

Cliquer sur Créer.

Indiquer les informations suivantes :

Groupe appro.: Indiquer le groupe appro.
Nom programme: Indiquer le nom du programme Carte d'achat de la banque.
Description: Saisir une description du programme de carte.
Date d'effet: Indiquer la date d'effet du programme de la carte.

Dans l'onglet Principal, indiquer les informations suivantes :

Nom administrateur

Vous devez affecter un administrateur au programme de carte d'achat. Les administrateurs peuvent gérer les demandes de carte, définir et activer les cartes, et clôturer ou rejeter les frais.

Indicatif pays/téléphone/poste

Sélectionner l'indicatif pays et le numéro de téléphone/poste.

Adresse courriel

Indiquer l'adresse courriel.

Fournisseur à payer

Sélectionner le fournisseur CF correspondant à la banque à régler. Toutes les factures de règlement des frais de carte d'achat sont adressées à ce fournisseur. Le fournisseur doit être membre du groupe fournisseurs du groupe appro.

Clôture auto des frais

Déterminer si vous souhaitez clôturer automatiquement les frais bancaires lorsqu'ils sont approuvé, en activant Transaction relevé carte d'achat ou Frais carte d'achat. Sinon, les frais doivent être clôturés manuellement. Les options sont les suivantes :

Non
L'utilisateur doit clôturer tous les frais manuellement
Frais BC uniquement
Les frais importés avec un no BC sont automatiquement clôturés.
Frais ad hoc uniquement
Les frais importés sans no BC sont automatiquement clôturés.
Les deux
Tous les frais sont automatiquement clôturés.

Approbation frais automatique

Déterminez si vous souhaitez approuver automatiquement ou non les frais bancaires correctement facturés, en utilisant l'option Transaction de relevé carte d'achat. Sinon, les frais sont approuvés manuellement dans Frais carte d'achat. Les options disponibles sont les suivantes :

Non
L'utilisateur doit approuver manuellement tous les frais.
Frais BC uniquement
Les frais importés avec un no BC sont automatiquement approuvés.
Frais ad hoc uniquement
Les frais importés sans no BC sont automatiquement approuvés.
Les deux
Tous les frais sont automatiquement approuvés.

Demander motifs de litige

Cocher cette case si un code motif est requis pour les frais bancaires faisant l'objet d'un litige. Vous pouvez contester des frais, en utilisant Frais carte d'achat.

Masquer saisie no carte d'achat

Cocher cette case pour masquer tous les numéros de carte sauf les quatre derniers sur les rapports et les champs non modifiables. Le masquage est utilisé à des fins de sécurité.

Masquer saisie no carte d'achat

Cocher cette case pour masquer tous les numéros de carte sauf les quatre derniers pendant la saisie.

Ajouter automatiquement commerçant

Cocher cette case pour ajouter des noms de commerçant lorsque les frais sont importés depuis un commerçant. Voir Importation frais carte d'achat. Décocher cette case pour ajouter des commerçants manuellement. Les commerçants sont configurés à l'aide de Commerçants.

Ajouter automatiquement l'utilisateur de la carte d'achat

Cocher cette case pour définir les ID utilisateur de la carte d'achat au moment de l'approbation de la demande ou de l'activation. Décocher cette case si les ID utilisateur de la carte sont définis dans Utilisateurs carte d'achat.

Cliquer sur Enregistrer.

L'onglet Sociétés est désormais disponible.