Administrateur et programme carte d'achat

Un programme est un service de carte de crédit assuré par une banque, par exemple Visa, American Express ou US Bank. Vous devez désigner un employé de votre société comme administrateur de chaque programme.

L'administrateur de la carte d'achat effectue plusieurs tâches. Ces tâches incluent la configuration des programmes et la gestion des demandes de carte d'achat des utilisateurs. Les administrateurs peuvent approuver, annuler ou rejeter une demande de carte. Lorsque la carte est envoyée par la banque, l'administrateur lui affecte un numéro de carte, une date d'expiration et active la carte d'achat. L'administrateur peut également définir un montant maximum autorisé en fonction des frais, ainsi que d'autres restrictions. L'administrateur décide si la carte d'achat peut être utilisée ou non par une ou plusieurs personnes. Il peut s'agir d'un type de carte unique ou groupée.

Lors de la configuration du programme, l'administrateur du programme peut exécuter les fonctions suivantes :

  • Affecter un groupe appro.
  • Affecter et maintenir des ID utilisateur de carte. Les ID utilisateur sont nécessaires pour les administrateurs, les mandataires et les utilisateurs des cartes.
  • Indiquer la date d'effet du programme.
  • Affecter une société CF à chaque programme.
  • Sélectionner un fournisseur CF correspondant à la banque ou à une autre institution financière.
  • Décider si des codes motif sont requis pour les frais bancaires contestés.
  • Préciser si les frais bancaires sont automatiquement approuvés ou clôturés après approbation.
  • Indiquer s'il faut ajouter automatiquement les noms des commerçant lors de l'importation des frais dans le système.

Les administrateurs doivent créer au moins un programme de carte d'achat et lui affecter une société avant que les utilisateurs puissent demander une carte d'achat. Les programmes ne peuvent pas être supprimés si une demande de carte ou des frais non soldés existent pour le programme.