Facturation et comptabilisation des revenus

Utiliser Revenus et facturation proje pour facturer les clients et comptabiliser les revenus à partir de Livre projet.

Les informations en provenance de tous les sous-systèmes Infor sont recueillies dans Livre projet pour produire une répartition des coûts de vos projets. Revenus et facturation proje peut être utilisé pour faciliter la facturation et la constatation de revenus par projet.

Tâches de Revenus et facturation projet

Les tâches suivantes peuvent être effectuées dans Revenus et facturation proje :

  • Gérer les informations de facturation pour les projets facturables, y compris les sources de financement et les montants du contrat.
  • Attribuer un client à un contrat.
  • Indiquer le pourcentage de facturation du projet.
  • Calculer plusieurs méthodes de comptabilisation des revenus.
  • Créer une provision de contrat de projet.
  • Affecter et calculer les frais du contrat.
  • Indiquer un montant maximum de facturation pour un projet de comptabilisation
  • Retirer ou bloquer des transactions
  • Affecter et calculer les frais administratifs de source de financement ou les remises
  • Indiquer les paramètres de comptabilisation des revenus indépendamment du cycle de facturation.
  • Affecter et calculer transactions de charge indirecte du projet de comptabilisation
  • Créer des groupes de financement pour des contrats à financements multiples
  • Créer des groupes de facturation pour sélectionner des sources de financement pour la facturation et la constatation de revenus
  • Paramétrer un contrat projet pour l'utilisation de fractionnements initiaux
  • Affecter un type de revenu de programme à un contrat projet et activer l'option de remplacement du type de revenus programme dans les projets de comptabilisation du contrat projet
  • Indiquer un pourcentage de facture contrat projet pour retenue
  • Transférer les transactions non facturées en tout ou en partie d'un projet à un autre.
  • Créer transaction de facturation anticipée
  • Indiquer un montant maximum facture lors de la génération de factures
  • Indiquer un mode de facturation de remplacement pour les refacturations
  • Ajouter intégration d'impression facture tiers
  • Ajouter la possibilité de modifier un montant de ligne, une unité et un taux de facturation
  • Régénérer la facture imprimable après modification des articles (facultatif)

Financement projet

Les sources de financement projet d'un contrat peuvent être groupées à l'aide du champ Groupe financement. Lorsqu'une subvention fédérale nécessite un rapprochement, la subvention et les fonds associés doivent être dépensés simultanément. Si les fonds ne sont pas dépensés simultanément, le bénéficiaire peut perdre l'attribution de la subvention. Les subventions fédérales et les sources de financement correspondantes ont le même groupe de financement.

Les sources de financement projet d'un contrat peuvent être affectées à un groupe pour la facturation et la constatation de revenus à l'aide du champ Groupe facturation. Si vous générez des factures ou constatez des revenus et que vous indiquez un groupe facturation, seules les sources de financement du groupe facturation seront incluses. Utiliser le groupe facturation pour facturer tous les contrats d'une client ou d'une source de financement de type subvention. Lorsque le client ou la subvention fait partie d'un contrat à financements multiples, une seule source de financement peut être facturée dans un contrat. Lorsqu'une correspondance est requise pour une subvention fédérale, la subvention et les fonds correspondants doivent être affectés au même groupe de facturation.

Indiquer les paramètres de constatation des revenus. Cette action est indépendante de l'action Générer factures. La première série de sources de financement affichant le même groupe financement est traitée, puis le groupe financement suivant. L'ordre de traitement est basé sur la priorité, le pourcentage, le montant financé et le groupe financement. Les fonds rapprochés doivent être de priorité inférieure pour être traités et calculés correctement.

Les sources de financement projet d'un contrat peuvent inclure une provision ou une retenue de garantie. Le provision peut être des frais administratifs ou un escompte. Lors de la génération de factures ou de la constatation des revenus, le montant total des lignes de dépenses est multiplié par le pourcentage de provision de la source de financement projet. La provision apparaît à la dernière ligne de la facture ou des revenus. Si la provision porte sur des frais, la facture ou le montant des revenus est augmenté. Si la provision est un escompte, la facture ou le montant total des revenus est réduit.

Si vous utilisez la fonctionnalité de fractionnement initial, le fractionnement du financement s'effectue avant la génération des factures. Voir la rubrique Fractionnement initial.

Retenue

Vous pouvez utiliser les retenues pour bloquer un pourcentage de la facture projet jusqu'à ce que le projet soit terminé. Un maximum peut être indiqué ou un groupe de dépenses spécifique peut être défini comme admissible ou non admissible. La retenue est calculée sur le montant brut facturé, avant taxes. La retenue s'applique uniquement au montant contrat facturé, et non aux taxes de vente. Le montant de retenue pour la facture apparaît à la dernière ligne de la facture et réduit la facture d'autant. La retenue est bloquée jusqu'à ce que la plus grande partie du travail soit terminée pour s'assurer que le prestataire ou son sous-traitant respecte ses obligations. Lorsque la tâche est terminée, exécuter Générer facture retenue pour créer la facture finale et récupérer les montants retenus. La retenue n'a pas d'effet sur la comptabilisation des revenus.

Refacturation

La refacturation est utilisée pour la facturation des clients externes dans le secteur des services.

La refacturation est un mode de facturation de remplacement existant dans les projets de comptabilisation et les enregistrements de remplacement de facturation projet. Une structure Finance refacturation dans la configuration de la source de financement pour les projets externes s'applique à toutes les transactions de refacturation. Les refacturations ne font pas l'objet d'une majoration. Les retenues, les frais et les provisions ne s'appliquent pas aux transactions de refacturation. Les transactions de refacturation sont comptabilisées dans le compte de compensation de refacturation cumulée. Elles ne sont pas comptabilisés dans les comptes facturés non acquis ou acquis non facturés. Les transactions de refacturation ne sont pas soumises aux maximums et sont totalisées séparément du contrat projet et des montants de financement projet soumis aux maximums. Les refacturation ne doivent pas être utilisées avec les sources de financement internes.

Les refacturations ne doivent pas nécessairement être utilisés avec les projets subventionnés avec sources de financement internes. De même, les sources de financement multiples ne doivent pas nécessairement inclure une source de financement interne. Le mode de facturation Remboursement coût est utilisé pour les projets subventionnés de manière à transmettre les dépenses sans majoration à des subventions ou à des clients externes. Si un mode de remplacement de facturation avec financement interne est appliqué à un contrat projet, une erreur est générée sur les factures journalisées. L'erreur concerne le type de financement Fonds interne.

Si vous utilisez des catégories de compte, vous pouvez adopter la configuration suivante :

  • Catégorie de compte pour la refacturation cumulée.
  • Catégories de compte pour les coûts refacturés de niveau comptabilisation. Par exemple les billets d'avion, les hôtels, les frais kilométriques et les frais de déplacement.
  • Une catégorie de compte récapitulatif pour toutes les catégories de compte de refacturation. Cela simplifie la configuration car les remplacements peuvent être paramétrés avec des catégories de compte comptabilisation ou récapitulatif.

Facturation et comptabilisation des revenus

En utilisant la facturation et la comptabilisation des revenus, vous pouvez partiellement facturer une transaction lorsque le maximum du contrat ou de source de financement du contrat est atteint. Vous pouvez facturer partiellement une transaction lorsque le maximum de facturation a été atteint. La partie restante de la transaction est capturée. Si le maximum du contrat de projet ou de la source de financement du contrat augmente, le reste de la transaction de coût peut être facturé et les revenus constatés.

Lorsque les actions Générer facture ou Comptabiliser revenus sont exécutées, toutes les transactions partielles sont prises en compte. Les transactions supplémentaires sont incluses en fonction de la date de transaction. Lorsque des frais sont associés à un contrat et que le maximum est atteint, une alerte s'affiche dans la ligne détails facture. L'alerte indique quelles dépenses ont atteint leur montant maximum de frais. Si la dépense totale peut être traitée mais pas tous les frais, vous avez deux options de répartition des frais. Vous pouvez supprimer les frais jusqu'à ce que tous les frais soient traités ou laisser les frais partiels être facturés tels quels. Lors de la création d'une facture ou de la constatation des revenus avec une transaction partielle, un nouvel onglet s'affiche dans le contrat. Toutes les transactions qui n'ont pas été entièrement facturées s'affichent dans l'onglet Transactions partiellement facturées. Toutes les transactions qui n'ont pas été entièrement comptabilisées pour les revenus s'affichent dans l'onglet Transactions partiellement constatées.

Il est possible de configurer des contrats de manière à différer et bloquer le reste des transactions dont les sources de financement ne sont pas facturées ou constatées à 100 %. Lorsque l'option Différer et bloquer est activée, les transactions partiellement facturées ou constatées sont calculées et mises en attente. Le reste doit être débloqué pour être facturé ou constaté.

Les étapes suivantes décrivent le mode de calcul des transactions partielles et le moment où elles sont calculées :

  1. Cette liste explique pour quelles raisons une source de financement de 100 % ne peut pas exister :
    • Une source de financement n'a pas été paramétrée pour 100 %.
    • Une source de financement a été paramétrée pour 100 %, mais elle est inactive ou la plage de dates n'est pas comprise dans le paramètre Date source de financement.
    • L'action Générer factures ou Constater revenus a été exécutée pour une seule source de financement non définie pour 100 %.
  2. Toutes les limites applicables sont calculées :
    • Paramètre d'exacution Maximum factures
    • Solde contrat restant
    • Solde source de financement restant
    • Maximum facturable projet, le cas échéant
    • Frais maximums, le cas échéant.

      Les soldes et provisions non réglés sont pris en compte dans ces calculs.

  3. Chaque transaction de dépense entrante est lue et un montant de facture ou de revenus est calculé. Tous les modes de facturation, par exemple les majorations et les tables de taux, sont prises en compte dans le calcul. Le montant à facturer est généré. De plus, tous les frais applicables sont calculés comme des lignes articles séparées.
  4. S'il n'existe pas de source de financement à 100 %, le montant calculé de l'étape 3 est multiplié par le pourcentage de chaque source de financement valide. Si un résultat de calcul dépasse le solde restant de la source de financement, la transaction de dépense est ignorée pour toutes les sources de financement. Cela s'applique également si un calcul génère un montant excédant les frais maximums.
  5. Toutes les transactions et les lignes de frais associées qui n'ont pas été ignorées à l'étape 4 sont traitées pour chaque source de financement valide. Le montant calculé à l'étape 4 est comparé à toutes les limites et aux maximums applicables, et est réduit si nécessaire. Si le montant est réduit à zéro, la transaction est ignorée pour la source de financement ; sinon, une ligne de facture est créée.
  6. Une fois les sources de financement traitées, une transaction partielle est créée pour tous les montants restants qui ne sont pas facturés ou constatés, dans les circonstances suivantes :
    • Une limite de financement est atteinte.
    • Le financement est inférieur à 100 % pour la source de financement et le blocage-différé est activé dans le contrat.
    Remarque

    Les soldes restants sont mis à jour chaque fois qu'une ligne facture est créée. Par conséquent, la séquence des transactions entrantes détermine lesquelles sont facturées si une limite de facturation est applicable. Par exemple, une grosse dépense peut faire passer la facturation au-delà d'une limite et entraîner la non prise en compte de nombreuses dépenses moins importantes. Les dépenses sont traitées en ordre croissant de dates de transaction. Si plusieurs transactions ont la même date, elles sont traitées dans l'ordre dans lequel elles ont été créées. Les transactions de dépenses en mode refacturation sont ignorées pour toutes les limites.

La facturation et la constatation de revenus peuvent également être configurées pour approbation avant journalisation. Les approbations sont transférées à Automatisation processus avant la journalisation des enregistrements si vous avez sélectionné cette option dans la structure projet société. Les mêmes étapes sont effectuées pour la génération de factures de provision, d'ajustements de provision, de factures et la comptabilisation des revenus. Une action doit être envoyée en approbation. Cette action remplace le statut d'approbation par Envoyé en approbation. L'enregistrement conserve le statut Créé. Une fois l'enregistrement envoyé en approbation, l'approbateur peut approuver ou refuser les enregistrements. Lorsqu'il est approuvé, le statut d'approbation de l'enregistrement est remplacé par Approuvé. En cas de refus, une fenêtre Commentaires s'affiche. L'approbateur doit saisir une explication pour le refus. Cette explication est affichée dans le corps du courriel envoyé pour l'enregistrement. Le refus d'un enregistrement remplace le statut d'approbation par Refusé. Si un enregistrement est refusé, le groupe est refusé. L'enregistrement peut être supprimé ou corrigé, puis soumis à nouveau pour approbation. Une fois les enregistrements approuvés, l'action de journalisation peut être exécutée. Tous les enregistrements du groupe d'exécution doivent être approuvés avant la comptabilisation.

Le champ Budget restant du budget de l'onglet Principal est un champ dérivé. Le calcul est le suivant : Montant budget contrat projet - Montant total facturé - Montant total retenu.

Tous les totaux de contrat sont inclus dans l'onglet Totaux. Les totaux s'affichent pour les montants brouillons et finaux.

Pour plus d'informations sur le flux d'approbation, voir le Guide de référence Services Automatisation processus pour .