Recommandations de facturation et de revenus

Grands volumes de données de transaction

En présence grands volumes de données de transaction, nous vous recommandons d'exécuter les actions Générer factures contrat et Constater revenus contractuels pour un seul contrat projet. L'action en bloc n'est pas recommandée.

Si vous prévoyez de grands volumes de données de transaction, exécutez l'action pour une période à la fois en utilisant les plages de dates de comptabilisation. Vous pouvez ajouter des périodes transaction à la même facture ou créer des factures distinctes par période.

Action de blocage en bloc de transactions

Pour limiter la quantité de transactions, utiliser l'action Blocage en bloc de transactions pour bloquer des transactions avant la constatation des factures ou les revenus. Il peut s'agir par exemple des corrections de ventilation main-d'œuvre dans lesquelles vous avez réparti, ajusté, contrepassé ou reventilé des transactions.

Groupes sélection

Créer des groupes de sélection de contrats projets regroupant, par exemple tous les contrats actifs ou tous les contrats de facturation de jalon. Vous pouvez également utiliser le champ Type contrat projet pour créer des groupes de contrats à traiter.

Divers

• Exécuter les actions de comptabilisation et corriger les problèmes de validation de compte GL.
• Éviter d'exécuter les actions pour déterminer les facturations ou les éléments à constater. Exécuter plutôt les résultats attendus.

Sources de financement en début ou milieu de mois

Les projets subventionnés peuvent comporter des sources de financement différentes pour chaque année d'une subvention. Une date source de financement est requise dans les actions Générer factures contrat et Comptabiliser revenus contractuels pour déterminer si les informations suivantes sont valides pour la date indiquée :

• Sources de financement
• Jalons
• Termes
• Avances
• Provisions

Il est possible de générer des factures décalées et de comptabiliser les revenus après l'expiration de la source de financement.

Lorsque la date de fin de la source de financement se situe en milieu de mois, certaines transactions peuvent être ignorées si vous exécutez les actions en bloc pour la fin de mois. Vous devez exécuter les actions Générer factures et Constatation de revenus par contrat pour les contrats projet dont le financement se termine ou commence pendant la période.

Vérifier que toutes les transactions sont traitées

1. Exécuter l'action Générer factures contrats et constater revenus contractuels en bloc tous les mois.

   La date de fin de la source de financement correspond à la fin du mois. Les transactions brouillons sont créées en fonction de la source de financement en vigueur à la fin du mois. La plupart des contrats de projet, des sources de financement et des transactions sont pris en compte avec cette méthode.

2. Rechercher les sources de financement projet depuis le menu Contrats projet pour déterminer si des sources de financement projet commencent ou se terminent dans le mois en cours. Utiliser la plage de dates pour rechercher les sources de financement contrat projet qui se terminent dans le mois en cours. La colonne Date fin contient une alerte jaune si la source de financement est expirée ou expire dans les 30 jours.
3. Pour les contrats projets comportant des sources de financement en milieu de mois, exécuter les actions Générer factures et Constatation de revenus par contrat. Utiliser la date de fin de source de financement pour inclure les transactions de début de mois.
4. Pour valider que toutes les transactions sont générées ou constatées pour le mois, utilisez les rapports suivants :

• Écart revenus/dépenses de contrat projet Utiliser cette option pour détecter un écart de revenus pour la période. L'absence d'écart signifie que toutes les dépenses ont été comptabilisées.
• Détails transaction de contrat projet Utiliser la recherche pour rechercher des transactions en fonction de leur statut de traitement Facturation ou Constatation de revenus. Faire une recherche par contrat projet, mode de facturation, mode de comptabilisation de revenus et plage de dates.