Création de factures CF

  1. Sélectionner Gérer factures.
  2. Sélectionner un onglet applicable et cliquer sur Créer facture.
  3. Dans l'onglet Principal, indiquer les informations suivantes :
    Modèle saisie facture
    Sélectionner le modèle de facture.
    Type facture
    Sélectionner le type de facture. Une facture augmente le montant dû au fournisseur et, lorsqu'elle est traitée complètement, augmente les soldes de paiement et d'achat du fournisseur. Les options disponibles sont les suivantes :
    • Note de crédit Une note de crédit diminue le montant qui est dû au fournisseur. Un exemple de note de crédit est une note de crédit d'un fournisseur ou d'un ajustement interne sur le solde du fournisseur. Lorsque le traitement est totalement terminé, il réduit les soldes de paiement et d'achat du fournisseur.
    • Note de débit : Une note de débit est traitée comme une facture et augmente le solde du fournisseur.
    • Acompte Un acompte est un dépôt ou un paiement que vous effectuez au profit d'un fournisseur avant de recevoir une facture.
    Société
    Indiquer le code société Comptes fournisseurs. Si vous créez une facture intragroupe, ceci représente la société d'origine.
    Niveau de traitement
    Le niveau de traitement est un champ requis. Si votre société ne dispose que d'un niveau de traitement, définissez-le comme niveau par défaut lors de la configuration des niveaux. Une fois la configuration par défaut activée, vous pouvez laisser ce champ vide.
    Fournisseur
    Indiquez un fournisseur à moins qu'une de ces hypothèses soit vraie :
    • Vous créez une facture de rapprochement et un no BC. Dans ce cas, le numéro de fournisseur figurant sur le bon de commande est utilisé.
    • Vous créez une facture pour un fournisseur occasionnel. Dans ce cas, vous créez ici le fournisseur ponctuel.

      Pour créer un fournisseur occasionnel, aller dans liste de sélection des Fournisseurs, cliquer sur le bouton Créer fournisseur ponctuel.

    Fournisseur à payer
    Indiquer le fournisseur à payer.
    No facture
    Indiquer un numéro de facture. Le numéro de facture doit être unique pour la société et le fournisseur.
    Date facture
    Indiquer une date de facture. Les détails concernant la manière dont cette solution utilise la date de la facture et la date d'échéance pour sélectionner les factures à payer figurent dans une autre section de ce guide de l'utilisateur.
    Échéance
    Indiquer la Date d'échéance de la facture.
    Conditions de paiement
    Sélectionner les conditions de paiement. Si vous utilisez une condition de paiement, la date d'échéance et les informations d'escompte sont calculées. Si vous avez défini les codes conditions dans Site fournisseur, les conditions Site destinataire ne sont pas utilisées sur la facture. Les codes conditions du Site d'achat sont utilisés à la place.
    Montant facture
    Indiquer le montant de la facture. Vérifier que le montant facture que vous indiquez est égal au montant total des lignes de ventilation des frais.
    Devise
    Indiquer la devise pour la facture.
    Description
    Indiquer une description de facture.
    Site destinataire
    Indiquer le site fournisseur où les paiements sont remis.
    Site destinataire
    Indiquer le site destinataire.
    Code ventilation
    Indiquer le code de ventilation.
    Unités
    Indiquer les unités en cas d'utilisation d'un code de ventilation.
    Compte
    Indiquer le compte de comptabilisation pour le code de ventilation.
    Catégorie d'acheminement facture
    Indiquer la catégorie d'acheminement facture.
    Centre de coûts validation
    Indiquer le centre de coûts valideur.
    Catégorie approbation
    Indiquer la catégorie d'approbation.
    Équipe Finance d'acheminement
    Sélectionner l'équipe Finance pour l'approbation d'acheminement.
    Membre de l'équipe d'acheminement
    Sélectionner le membre responsable de l'approbation d'acheminement.
    BC externe
    Indiquez le bon de commande externe.
    Date comptabilisation
    Indiquer la date comptabilisation du paiement.
    Pour facturation intragroupe
    Cocher cette case si cette facture est pour une facturation intragroupe.
  4. Dans l'onglet Supplémentaire, indiquer les informations suivantes :
    Frais supplémentaires
    Indiquer un code frais supplémentaires si la facture est soumise à des frais supplémentaires.
    Prorata montant
    Indiquer le montant des frais supplémentaires.
    Prorata compte
    Indiquer la chaîne de comptabilisation des frais supplémentaires.
    Code escompte
    Indiquer le code remise si la facture est soumise aux conditions d'escompte. Les valeurs par défaut de ces enregistrements fournisseur s'appliquent dans l'ordre de priorité suivant : Fournisseur société, code destinataire, fournisseur à payer (site destinataire normal), site d'achat.
    Jours flottants
    Sélectionner le nombre de jours à ajouter à la date d'escompte calculée.
    Conditions flexibles
    Cocher cette case si la facture est soumise à des conditions flexibles.
    Anticiper
    Cocher cette case pour calculer l'avantage lié à l'application d'un escompte ou au paiement complet d'une facture en fonction des intérêts acquis. Le taux préférentiel requis est indiqué dans l'enregistrement du fournisseur.
    Code d'autorisation
    Sélectionner un code autorisation pour approuver la facture ou une partie du processus Comptes fournisseurs.
    Code diversité
    Sélectionner un code pour identifier une catégorie d'approvisionnements divers.
    Code provision
    Indiquer le code provision.
    Code provision retenue
    Indiquer un code provision des factures, paiements et ventilations pour les accords fournisseurs avec retenue. Si ce champ est renseigné au niveau facture, ce code remplace le code provision retenue au niveau société et niveau de traitement.
    Code motif
    Indiquer un code motif.
    Type référence
    Sélectionner une référence de facture pour indiquer le type de numéro que le fournisseur fournit pour le référencement de la facture.
    Origine facture
    Indiquer l'adresse origine facture.
    Date réception facture
    Indiquer la date de réception de la facture pour traitement dans Comptes fournisseurs.
    No certification
    Indiquer le numéro de certification.
    Date certification
    Sélectionner la date de certification.
    Référence
    Indiquer une référence utilisateur à gérer avec la facture.
    Destinataire factures
    Indiquer l'adresse destinataire facture.
    Site d'achat
    Sélectionner le fournisseur auprès duquel effectuer l'achat.
    Montant détail
    Indiquer le montant détail.
  5. Dans l'onglet Paiement, indiquer les informations suivantes :
    Code caisse
    Sélectionner un code caisse valide pour le paiement de la facture. Ce code représente un compte bancaire. Si ce champ est vide, le code caisse affecté à l'un de ces enregistrements est :
    • le site destinataire
    • fournisseur
    • classe fournisseur
    • société niveau de traitement
    • le groupe paiement
    Code revenu par défaut
    Sélectionner un code revenus pour la facture. Un code revenu définit une facture comme étant un revenu à déclarer pour le fournisseur.
    Montant revenus à déclarer
    Indiquer le montant à déclarer de la facture. Si ce champ est vide, le montant à déclarer est le montant facture moins l'escompte.
    Paiement fractionné TVA
    Cocher cette case si la facture est éligible au le paiement fractionné de la TVA. Le montant fractionné de TVA sera inclus dans les fichiers de sortie de paiement.
    Code paiement
    Sélectionner un code de paiement valide pour le paiement de la facture. Ce code représente un type de paiement au comptant ou par effet. Si ce champ est vide, le code de paiement affecté au site destinataire, fournisseur, classe fournisseur ou groupe paiement est utilisé.
    Montant paiement fournisseur
    Indiquer le montant attendu par le fournisseur pour le paiement de la facture.
    Devise
    Indiquer la devise de paiement du fournisseur.
    Priorité paiement
    Indiquer une priorité de paiement.
    Groupe factures
    Vous pouvez affecter un groupe paiement défini par l'utilisateur à la facture pouvant être utilisé pour la sélection des factures à payer. Si ce champ est vide, le groupe paiement affecté au site destinataire ou au fournisseur est utilisé.
    Retenue secondaire
    Cocher cette case si l'utilisation de codes de blocage secondaires est requise pour la facture.
    Paiement séparé
    Cocher cette case pour créer un paiement individuel pour cette facture. Si vous ne sélectionnez pas cette option, un formulaire de paiement est créé pour payer toutes les factures pour le même fournisseur avec Création de formulaires de paiement ou Création des effets.
    Paiement immédiat
    Cocher cette case pour planifier la facture pour un paiement immédiat quelle que soit la date d'échéance. Le paiement est effectué lorsque vous exécutez Demandes de paiement ou Création des effets.
    Pièce jointe
    Sélectionner si le paiement de cette facture nécessite une pièce jointe. Si vous sélectionnez cette option, vous pouvez grouper les paiements nécessitant une annexe lorsque vous exécutez Demandes de paiement.
    No paiement
    Pour créer un paiement par effet provenant du fournisseur, indiquez le numéro du paiement par effet.

    Pour créer un paiement manuel pour la facture, indiquer le numéro de paiement. S'il est indiqué, le code paiement doit être un code transaction paiement effet ou comptant valide défini pour le paiement manuel dans la solution Gestion de caisse. Si le code de paiement nécessite une réservation de paiement manuel, le numéro de paiement doit être réservé dans Réservation formulaires manuels.

    Si vous définissez des informations de paiement manuel, le paiement manuel ne peut être utilisé que pour cette facture individuelle. La facture doit être une facture avec la devise de référence. Après avoir validé la facture, vous ne pouvez plus changer manuellement les informations de paiement.

    Utiliser Saisie de paiement comptant ou Saisie de paiement par effet pour :

    • créer un paiement manuel pour plus d'une facture
    • créer un paiement manuel pour une facture avec la devise de référence ou
    • appliquer plus d'une facture à un paiement.
    Date
    Si vous indiquez un numéro de paiement pour un paiement comptant, indiquez la date du paiement. Si vous indiquez un numéro de paiement pour un paiement par effet, indiquez la date d'échéance paiement par effet.
    Montant
    Si vous indiquez un numéro de paiement, indiquez le montant du paiement. Le montant du paiement doit être égal au montant facture ou au montant facture moins tous les montants d'escompte.
    Fréquence récurrence
    Sélectionner la fréquence de traitement des factures.
    Nombre récurrences
    Indiquer le nombre de répétitions de traitement.
    Instructions banque
    Indiquer les instructions bancaires à substituer aux instructions bancaires définies pour le fournisseur ou le site fournisseur.
  6. Cliquer sur Enregistrer.