Création de factures CF
- Sélectionner Gérer factures.
- Sélectionner un onglet applicable et cliquer sur Créer facture.
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Dans l'onglet Principal, indiquer les informations suivantes :
- Modèle saisie facture
- Sélectionner le modèle de facture.
- Type facture
- Sélectionner le type de facture. Une facture augmente le montant dû au fournisseur et, lorsqu'elle est traitée complètement, augmente les soldes de paiement et d'achat du fournisseur. Les options disponibles sont les suivantes :
- Note de crédit Une note de crédit diminue le montant qui est dû au fournisseur. Un exemple de note de crédit est une note de crédit d'un fournisseur ou d'un ajustement interne sur le solde du fournisseur. Lorsque le traitement est totalement terminé, il réduit les soldes de paiement et d'achat du fournisseur.
- Note de débit : Une note de débit est traitée comme une facture et augmente le solde du fournisseur.
- Acompte Un acompte est un dépôt ou un paiement que vous effectuez au profit d'un fournisseur avant de recevoir une facture.
- Société
- Indiquer le code société Comptes fournisseurs. Si vous créez une facture intragroupe, ceci représente la société d'origine.
- Niveau de traitement
- Le niveau de traitement est un champ requis. Si votre société ne dispose que d'un niveau de traitement, définissez-le comme niveau par défaut lors de la configuration des niveaux. Une fois la configuration par défaut activée, vous pouvez laisser ce champ vide.
- Fournisseur
- Indiquez un fournisseur à moins qu'une de ces hypothèses soit vraie :
- Vous créez une facture de rapprochement et un no BC. Dans ce cas, le numéro de fournisseur figurant sur le bon de commande est utilisé.
- Vous créez une facture pour un fournisseur occasionnel. Dans ce cas, vous créez ici le fournisseur ponctuel.
Pour créer un fournisseur occasionnel, aller dans liste de sélection des Fournisseurs, cliquer sur le bouton Créer fournisseur ponctuel.
- Fournisseur à payer
- Indiquer le fournisseur à payer.
- No facture
- Indiquer un numéro de facture. Le numéro de facture doit être unique pour la société et le fournisseur.
- Date facture
- Indiquer une date de facture. Les détails concernant la manière dont cette solution utilise la date de la facture et la date d'échéance pour sélectionner les factures à payer figurent dans une autre section de ce guide de l'utilisateur.
- Échéance
- Indiquer la Date d'échéance de la facture.
- Conditions de paiement
- Sélectionner les conditions de paiement. Si vous utilisez une condition de paiement, la date d'échéance et les informations d'escompte sont calculées. Si vous avez défini les codes conditions dans Site fournisseur, les conditions Site destinataire ne sont pas utilisées sur la facture. Les codes conditions du Site d'achat sont utilisés à la place.
- Montant facture
- Indiquer le montant de la facture. Vérifier que le montant facture que vous indiquez est égal au montant total des lignes de ventilation des frais.
- Devise
- Indiquer la devise pour la facture.
- Description
- Indiquer une description de facture.
- Site destinataire
- Indiquer le site fournisseur où les paiements sont remis.
- Site destinataire
- Indiquer le site destinataire.
- Code ventilation
- Indiquer le code de ventilation.
- Unités
- Indiquer les unités en cas d'utilisation d'un code de ventilation.
- Compte
- Indiquer le compte de comptabilisation pour le code de ventilation.
- Catégorie d'acheminement facture
- Indiquer la catégorie d'acheminement facture.
- Centre de coûts validation
- Indiquer le centre de coûts valideur.
- Catégorie approbation
- Indiquer la catégorie d'approbation.
- Équipe Finance d'acheminement
- Sélectionner l'équipe Finance pour l'approbation d'acheminement.
- Membre de l'équipe d'acheminement
- Sélectionner le membre responsable de l'approbation d'acheminement.
- BC externe
- Indiquez le bon de commande externe.
- Date comptabilisation
- Indiquer la date comptabilisation du paiement.
- Pour facturation intragroupe
- Cocher cette case si cette facture est pour une facturation intragroupe.
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Dans l'onglet Supplémentaire, indiquer les informations suivantes :
- Frais supplémentaires
- Indiquer un code frais supplémentaires si la facture est soumise à des frais supplémentaires.
- Prorata montant
- Indiquer le montant des frais supplémentaires.
- Prorata compte
- Indiquer la chaîne de comptabilisation des frais supplémentaires.
- Code escompte
- Indiquer le code remise si la facture est soumise aux conditions d'escompte. Les valeurs par défaut de ces enregistrements fournisseur s'appliquent dans l'ordre de priorité suivant : Fournisseur société, code destinataire, fournisseur à payer (site destinataire normal), site d'achat.
- Jours flottants
- Sélectionner le nombre de jours à ajouter à la date d'escompte calculée.
- Conditions flexibles
- Cocher cette case si la facture est soumise à des conditions flexibles.
- Anticiper
- Cocher cette case pour calculer l'avantage lié à l'application d'un escompte ou au paiement complet d'une facture en fonction des intérêts acquis. Le taux préférentiel requis est indiqué dans l'enregistrement du fournisseur.
- Code d'autorisation
- Sélectionner un code autorisation pour approuver la facture ou une partie du processus Comptes fournisseurs.
- Code diversité
- Sélectionner un code pour identifier une catégorie d'approvisionnements divers.
- Code provision
- Indiquer le code provision.
- Code provision retenue
- Indiquer un code provision des factures, paiements et ventilations pour les accords fournisseurs avec retenue. Si ce champ est renseigné au niveau facture, ce code remplace le code provision retenue au niveau société et niveau de traitement.
- Code motif
- Indiquer un code motif.
- Type référence
- Sélectionner une référence de facture pour indiquer le type de numéro que le fournisseur fournit pour le référencement de la facture.
- Origine facture
- Indiquer l'adresse origine facture.
- Date réception facture
- Indiquer la date de réception de la facture pour traitement dans Comptes fournisseurs.
- No certification
- Indiquer le numéro de certification.
- Date certification
- Sélectionner la date de certification.
- Référence
- Indiquer une référence utilisateur à gérer avec la facture.
- Destinataire factures
- Indiquer l'adresse destinataire facture.
- Site d'achat
- Sélectionner le fournisseur auprès duquel effectuer l'achat.
- Montant détail
- Indiquer le montant détail.
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Dans l'onglet Paiement, indiquer les informations suivantes :
- Code caisse
- Sélectionner un code caisse valide pour le paiement de la facture. Ce code représente un compte bancaire. Si ce champ est vide, le code caisse affecté à l'un de ces enregistrements est :
- le site destinataire
- fournisseur
- classe fournisseur
- société niveau de traitement
- le groupe paiement
- Code revenu par défaut
- Sélectionner un code revenus pour la facture. Un code revenu définit une facture comme étant un revenu à déclarer pour le fournisseur.
- Montant revenus à déclarer
- Indiquer le montant à déclarer de la facture. Si ce champ est vide, le montant à déclarer est le montant facture moins l'escompte.
- Paiement fractionné TVA
- Cocher cette case si la facture est éligible au le paiement fractionné de la TVA. Le montant fractionné de TVA sera inclus dans les fichiers de sortie de paiement.
- Code paiement
- Sélectionner un code de paiement valide pour le paiement de la facture. Ce code représente un type de paiement au comptant ou par effet. Si ce champ est vide, le code de paiement affecté au site destinataire, fournisseur, classe fournisseur ou groupe paiement est utilisé.
- Montant paiement fournisseur
- Indiquer le montant attendu par le fournisseur pour le paiement de la facture.
- Devise
- Indiquer la devise de paiement du fournisseur.
- Priorité paiement
- Indiquer une priorité de paiement.
- Groupe factures
- Vous pouvez affecter un groupe paiement défini par l'utilisateur à la facture pouvant être utilisé pour la sélection des factures à payer. Si ce champ est vide, le groupe paiement affecté au site destinataire ou au fournisseur est utilisé.
- Retenue secondaire
- Cocher cette case si l'utilisation de codes de blocage secondaires est requise pour la facture.
- Paiement séparé
- Cocher cette case pour créer un paiement individuel pour cette facture. Si vous ne sélectionnez pas cette option, un formulaire de paiement est créé pour payer toutes les factures pour le même fournisseur avec Création de formulaires de paiement ou Création des effets.
- Paiement immédiat
- Cocher cette case pour planifier la facture pour un paiement immédiat quelle que soit la date d'échéance. Le paiement est effectué lorsque vous exécutez Demandes de paiement ou Création des effets.
- Pièce jointe
- Sélectionner si le paiement de cette facture nécessite une pièce jointe. Si vous sélectionnez cette option, vous pouvez grouper les paiements nécessitant une annexe lorsque vous exécutez Demandes de paiement.
- No paiement
- Pour créer un paiement par effet provenant du fournisseur, indiquez le numéro du paiement par effet.
Pour créer un paiement manuel pour la facture, indiquer le numéro de paiement. S'il est indiqué, le code paiement doit être un code transaction paiement effet ou comptant valide défini pour le paiement manuel dans la solution Gestion de caisse. Si le code de paiement nécessite une réservation de paiement manuel, le numéro de paiement doit être réservé dans Réservation formulaires manuels.
Si vous définissez des informations de paiement manuel, le paiement manuel ne peut être utilisé que pour cette facture individuelle. La facture doit être une facture avec la devise de référence. Après avoir validé la facture, vous ne pouvez plus changer manuellement les informations de paiement.
Utiliser Saisie de paiement comptant ou Saisie de paiement par effet pour :
- créer un paiement manuel pour plus d'une facture
- créer un paiement manuel pour une facture avec la devise de référence ou
- appliquer plus d'une facture à un paiement.
- Date
- Si vous indiquez un numéro de paiement pour un paiement comptant, indiquez la date du paiement. Si vous indiquez un numéro de paiement pour un paiement par effet, indiquez la date d'échéance paiement par effet.
- Montant
- Si vous indiquez un numéro de paiement, indiquez le montant du paiement. Le montant du paiement doit être égal au montant facture ou au montant facture moins tous les montants d'escompte.
- Fréquence récurrence
- Sélectionner la fréquence de traitement des factures.
- Nombre récurrences
- Indiquer le nombre de répétitions de traitement.
- Instructions banque
- Indiquer les instructions bancaires à substituer aux instructions bancaires définies pour le fournisseur ou le site fournisseur.
- Cliquer sur Enregistrer.