Traitement pas-à-pas des factures

Le tableau ci-dessous présente un aperçu des étapes clés à effectuer lors du traitement des factures :

Numéro d'étape Étape clé Résultat
1 Créer factures Il est possible de créer différents types de factures à partir d'un seul et unique formulaire. De nombreux champs sur l'écran de saisie comportent des valeurs par défaut que vous avez définies durant la configuration. Vous pouvez également apporter des modifications aux factures non validées dans ce formulaire.
2 Règles d'approbation Les règles d'approbation sont définies par le client. Ces règles servent à contrôler une facture, si celle-ci doit passer par un processus d'approbation ou de validation. Cette étape dépend de la manière dont le client configure les règles d'approbation.
3 Valider les factures La validation des factures les rend disponibles pour le paiement. Les règles d'approbation ou de validation que vous avez définies pour votre société sont appliquées à cette étape.
4 Gérer les factures Vous pouvez apporter certains changements aux factures validées avant leur paiement. Vous pouvez par exemple modifier les ventilations de frais et les échéanciers de paiements.
5 Sélectionner les factures pour paiement Le processus Demandes de paiement doit être exécuté lors de la sélection des factures pour paiement. Les paramètres que vous fournissez déterminent les factures validées qui sont planifiées. Vous pouvez d'abord exécuter Demandes de paiement en mode sans mise à jour pour vous assurer que vous planifiez les bons paiements.
6 Générer des paiements Pendant cette étape, vous pouvez créer des paiements pour vos fournisseurs. Le programme Création paiement électronique ou Création de bande de paiement ainsi que le Code paiement déterminent le format du paiement. Reportez-vous à la rubrique Configuration du format de paiement comptant pour le Code paiement/Code transaction bancaire afin de connaître les options de format de paiement.

Le recours à l'automatisation des processus est obligatoire pour créer l'en-tête, les détails et la remise du fichier de sortie paiements.

7 Créer un registre des paiements Cette étape est facultative. Exécutez Registre des paiements pour créer un rapport sur les paiements. Exécutez Registre des paiements avec le Groupe de fournisseurs, le Groupe paiement et l'Option Rapport = Actuel pour consulter le statut des paiements planifiés pour un cycle de paiement actuel.
8 Clôture paiements Lorsque vous clôturez le cycle de paiement, plusieurs tâches sont effectuées :
  • Création de catégories grand livre
  • Mise à jour des soldes fournisseur
  • Suppression des codes de blocage temporaire au niveau des fournisseurs et des factures
  • Modification du statut des factures qui passent de Validé à Historique et ne peuvent plus être maintenues
  • Création des prochaines occurrences de facture récurrente
9 Journaliser ventilations Utiliser Aperçu comptabilisation en mode sans mise à jour pour passer en revue les ventilations à comptabiliser. Après la comptabilisation, utiliser Afficher ventilations comptabilisées pour voir celles qui ont été comptabilisées dans Grand livre.
10 Clôturer une période Si vous sélectionnez Contrôle système dans la solution Grand livre, vous devez traiter la clôture de période à la fin de chaque période comptable. Au cours de cette étape, les dates de transaction CF sont modifiées automatiquement. Cela permet de garantir que toutes les transactions ont été reportées en Grand livre pour la période clôturée.