Création de factures rapprochées

  1. Se connecter en tant que Spécialiste rapprochement et sélectionner Gérer factures.
  2. Sélectionner un onglet applicable et cliquer sur Créer facture.
  3. Dans l'onglet Principal, indiquer les informations suivantes :
    Modèle saisie facture
    Sélectionner Facture rapprochée. Transport et Contrat de service sont aussi valides pour le rapprochement.
    Type facture
    Sélectionner le type de facture. Une facture augmente le montant dû au fournisseur et, lorsqu'elle est traitée complètement, augmente les soldes de paiement et d'achat du fournisseur. Les options disponibles sont les suivantes :
    • Note de crédit Une note de crédit diminue le montant qui est dû au fournisseur. Un exemple de note de crédit est une note de crédit d'un fournisseur ou d'un ajustement interne sur le solde du fournisseur. Lorsque le traitement est totalement terminé, il réduit les soldes de paiement et d'achat du fournisseur.
    • Note de débit : Une note de débit est traitée comme une facture et augmente le solde du fournisseur.
    • Acompte Un acompte est un dépôt ou un paiement que vous effectuez au profit d'un fournisseur avant de recevoir une facture.
    Bon de commande
    Indiquer le no BC.
    Frais supplémentaires seul.
    Sélectionner cette case à cocher pour indiquer que la facture est FS uniquement.
    Rapprochement composants coûts
    Cocher cette case pour définir un rapprochement d'élément de coût et inclure les frais supplémentaires dans le rapprochement.
    Créer détails
    Sélectionner si les détails de la facture doivent être automatiquement créés à partir du bon de commande ou de la réception.
    Société
    Indiquer le code société Comptabilité Fournisseurs. Si vous créez une facture intragroupe, ce champ représente la société d'origine. Indiquer la Société destination sur la ligne de ventilation.
    Niveau de traitement
    Le niveau de traitement est un champ requis. Si la société n'a qu'un seul niveau de traitement, définissez-le comme valeur par défaut pour la société. Lorsque la valeur par défaut est définie, ce champ peut être vide.
    Fournisseur
    Indiquez un numéro de fournisseur, à moins qu'une des propositions suivantes soit vraie :
    • Quand vous créer un rapprochement facture en utilisant le no BC, le numéro de fournisseur du bon de commande est utilisé.
    • Lorsque vous créez une facture pour un fournisseur ponctuel, vous devez laisser vide le numéro de fournisseur.
    No facture
    Indiquer un numéro de facture. Le numéro de facture doit être unique pour la société et le fournisseur.
    Date facture
    Indiquer une date de facture. Les détails concernant la manière dont cette solution utilise la date de la facture et la date d'échéance pour sélectionner les factures à payer figurent dans une autre section de ce guide de l'utilisateur.
    Échéance
    Sélectionner la date d'échéance ou les conditions de paiement. Si une condition de paiement est utilisée, les informations de date d'échéance et d'escompte sont calculées. Si vous avez défini les codes conditions dans Adresse fournisseur, les conditions Site destinataire ne sont pas utilisées pour la facture. Les codes conditions du site d'achat sont utilisés à la place.
    Conditions de paiement
    Sélectionner la date d'échéance ou les conditions de paiement. Si une condition de paiement est utilisée, les informations de date d'échéance et d'escompte sont calculées. Si vous avez défini les codes conditions dans Adresse fournisseur, les conditions Site destinataire ne sont pas utilisées pour la facture. Les codes conditions du Site d'achat sont utilisés à la place.
    Montant facture
    Indiquer le montant de la facture. Ce montant inclut les lignes créées à partir de la réception/bon de commande plus les éventuels coûts supplémentaires. Le total peut également inclure la taxe.
    Devise
    Indiquer la devise pour la facture.
    Description
    Saisir une description pour la facture.
    Fournisseur à payer
    Indiquez un fournisseur à payer pour la facture. Ceci est utilisé pour envoyer des paiements de factures à un autre fournisseur dans le même groupe de fournisseurs.

    La relation fournisseur à payer prend le pas sur les informations de paiement d'un fournisseur normal, en incluant le nom du créancier, l'adresse de paiement, le site destinataire, les codes de paiement et l'encaissement du fournisseur. Le paiement de la facture est créé pour le fournisseur à payer, mais le fournisseur original, facturé, accumule le solde de paiement.

    Site destinataire
    Indiquer le site fournisseur où les paiements sont remis.
    Site destinataire
    Indiquer le site destinataire.
    Code taxe
    Sélectionnez un code taxe à appliquer à la facture. Le montant des taxes est automatiquement calculé et les lignes Taxes et ventilation FS sont créées. Si vous affectez un code taxe au fournisseur ou que vous utilisez une solution tierce, ce champ doit être vide. Si ce champ est vide, le code taxe fournisseur est utilisé.
    Ajustement taxes
    Vous pouvez indiquer s'il faut remplacer les informations de taxes sur les FS ou les factures rapprochées. Si ce champ est vide lorsque la facture est rapprochée, les détails sont créés en utilisant les informations de taxe à partir du bon de commande ou de la réception.
    Montant taxe saisi
    Saisir le montant total des taxes de la facture. Si vous indiquez un code taxe ou que vous utilisez une application tierce de gestion des taxes, vous pouvez laisser ce champ vide. Le code taxe est utilisé pour calculer automatiquement le montant des taxes en se basant sur le taux défini pour le code taxe. Le montant doit être égal au montant total de taxe.
    Catégorie taxe
    Indiquez la catégorie de taxes.
    Terme taxation
    Groupe règles
    Indiquer la règle utilisée pour déterminer quelles tolérances sont autorisées entre la facture et le BC pour le rapprochement.
    Rapprochement composants coûts
    Catégorie d'acheminement facture
    Indiquer la catégorie d'acheminement facture. Cette catégorie contient une liste des affectations d'approbation de facture et est utilisée dans la règle d'acheminement de facture.
    Centre de coûts validation
    Indiquer le centre de coûts valideur.
    Catégorie approbation
    Indiquer la catégorie d'approbation.
    Équipe Finance d'acheminement
    Membre de l'équipe d'acheminement
    BC externe
    Indiquez le bon de commande externe.
    Date comptabilisation
    Indiquer la date comptabilisation de la transaction.
    Pour facturation intragroupe
    Sélectionner cette case à cocher pour utiliser la facture pour la facturation intragroupe.
    Autoriser détails article
    Déterminer si les détails articles qui ne figurent pas sur le BC peuvent être ajoutés à une facture. Sélectionner Vrai pour accéder à l'onglet Détails divers.
  4. Dans l'onglet Supplémentaire, indiquer les informations suivantes :
    Frais supplémentaires
    Indiquer un code frais supplémentaires si la facture est soumise à des frais supplémentaires.
    Prorata montant
    Indiquer le montant des frais supplémentaires.
    Prorata compte
    Indiquer la chaîne de comptabilisation des frais supplémentaires.
    Code escompte
    Indiquer le code remise si la facture est soumise aux conditions d'escompte. Les valeurs par défaut de ces enregistrements fournisseur s'appliquent dans l'ordre de priorité suivant : Fournisseur société, code destinataire, fournisseur à payer (site destinataire normal), site d'achat.
    Jours flottants
    Sélectionner le nombre de jours à ajouter à la date d'escompte calculée.
    Conditions flexibles
    Cocher cette case si la facture est soumise à des conditions flexibles.
    Anticiper
    Cocher cette case pour calculer l'avantage lié à l'application d'un escompte ou au paiement complet d'une facture en fonction des intérêts acquis. Le taux préférentiel requis est indiqué dans l'enregistrement du fournisseur.
    Code d'autorisation
    Indiquer le code autorisation.
    Code diversité
    Indiquez le code diversité.
    Code provision
    Indiquer le code provision.
    Code provision retenue
    Indiquez le code provision par défaut des factures, paiements et ventilations pour les accords fournisseurs avec retenue de garantie.
    Code motif
    Indiquer le code motif.
    Type référence
    Sélectionner une référence de facture pour indiquer le type de numéro que le fournisseur fournit pour le référencement de la facture.
    Origine facture
    Indiquer l'adresse origine facture.
    Date réception facture
    Indiquez la date de réception de la facture.
    No certification
    Indiquer le numéro de certification.
    Date certification
    Indiquer la date de certification.
    Référence
    Indiquer une référence utilisateur à gérer avec la facture.
    Destinataire factures
    Indiquer l'adresse destinataire facture.
    Site d'achat
    Sélectionner le fournisseur auprès duquel effectuer l'achat.
    Montant détail
    Indiquer le montant détail.
  5. Dans l'onglet Paiement, indiquer les informations suivantes :
    Code caisse
    Sélectionner un code caisse valide pour le paiement de la facture. Le code caisse représente un compte bancaire. Si ce champ est vide, alors le code caisse qui est affecté à l'un de ceux-ci est par défaut :
    • Site destinataire
    • Fournisseur
    • Classe fournisseur
    • Niveau de traitement
    • Société
    • Groupe paiement
    Code revenu par défaut
    Indiquez le code revenu par défaut. Ce code revenu est utilisé pour la déclaration 1099.
    Montant revenus à déclarer
    Indiquez le montant minimum requis pour la production de rapports. Ce montant est utilisé conjointement avec le code revenu pour la déclaration 1099.
    Paiement fractionné TVA
    Cocher cette case si la facture est éligible au le paiement fractionné de la TVA. Le montant fractionné de TVA sera inclus dans les fichiers de sortie de paiement.
    Code paiement
    Sélectionner un code de paiement valide pour la facture. Le code de paiement représente un type de paiement comptant et doit être un code transaction paiement effet ou au comptant valide dans la solution Gestion de caisse. Si ce champ est vide, le code de paiement affecté au site destinataire, au fournisseur, à la classe fournisseur ou groupe paiement est utilisé.
    Montant paiement fournisseur
    Indiquer le montant attendu par le fournisseur pour le paiement de la facture.
    Devise
    Sélectionnez une devise de paiement fournisseur.
    Priorité paiement
    Indiquer une priorité de paiement.
    Groupe factures
    Affecter un groupe de factures défini par l'utilisateur à la facture. Cette valeur peut être utilisée pour sélectionner les factures pour le paiement. Si ce champ est vide, le groupe de factures affecté au site destinataire ou au fournisseur est utilisé.
    Retenue secondaire
    Cochez cette case si la facture nécessite l'utilisation de codes secondaires de retenue.
    Paiement séparé
    Indique si vous souhaitez créer un paiement individuel pour cette facture. Si vous ne sélectionnez pas cette option, un formulaire de paiement est créé pour payer toutes les factures pour le même fournisseur avec Création de formulaires de paiement ou Création des effets.
    Paiement immédiat
    Indique si vous souhaitez planifier la facture pour un paiement immédiat quelle que soit la date d'échéance. Le paiement est effectué lorsque vous exécutez Demandes de paiement ou Création des effets.
    Pièce jointe
    Indiquer si le paiement de cette facture nécessite une pièce jointe. Si vous sélectionnez cette option, vous pouvez grouper les paiements nécessitant une annexe lorsque vous exécutez Demandes de paiement.
    No paiement
    Pour créer un paiement par effet provenant du fournisseur, indiquez le numéro du paiement par effet.

    Pour créer un paiement manuel pour la facture, indiquer le numéro de paiement. Le code de paiement doit être un code transaction paiement effet ou comptant valide défini pour le paiement manuel dans Gestion de caisse. Si le code de paiement nécessite une réservation de paiement manuel, le numéro de paiement doit être réservé dans Réservation formulaires manuels.

    Si vous définissez les informations de paiement manuel, le paiement manuel peut être utilisé pour payer uniquement cette facture individuelle. La facture doit être une facture avec la devise de référence. Après avoir validé la facture, vous ne pouvez plus changer les informations de paiement manuel.

    Utiliser Saisie de paiement comptant ou Saisie de paiement par effet pour effectuer les actions suivantes :

    • Créer un paiement manuel pour plus d'une facture
    • Créer un paiement manuel pour une facture avec devise de référence
    • Imputer plus d'une facture à un paiement
    Date
    Si vous indiquez un numéro de paiement pour un paiement comptant, indiquez la date du paiement. Si vous indiquez un numéro de paiement pour un paiement par effet, indiquez la date d'échéance paiement par effet.
    Montant
    Si vous indiquez un numéro de paiement, indiquez le montant du paiement. Le montant du paiement doit être égal au montant facture ou au montant facture moins tous les montants d'escompte.
    Fréquence récurrence
    Sélectionner la fréquence de traitement des factures.
    Nombre récurrences
    Indiquer le nombre de répétitions de traitement.
    Instructions banque
    Indiquer les instructions bancaires à substituer aux instructions bancaires définies pour le fournisseur ou le site fournisseur.
  6. Cliquer sur Enregistrer.