Création d'une société rapprochée

Sélectionner Finance > Comptabilité Fournisseurs > Configuration de rapprochement > Rapprocher sociétés.

Cliquer sur Créer.

Sélectionner une Société et indiquer un Nom.

Dans l'onglet Principal, indiquer les informations suivantes :

Table de rapprochement

Sélectionner une table de rapprochement contenant les groupes de règles pour le traitement des rapprochements.

Option groupement

Sélectionner un groupe de rapprochement, à savoir un groupe de factures et de reçus pour le rapprochement. L'option groupement détermine l'ensemble des réceptions/bons de commande et factures à utiliser pour le rapprochement. Plus les options de groupement que vous sélectionnez seront spécifiques, plus le nombre de factures et de reçus sera faible dans le groupement de rapprochement. Les options de groupement suivantes sont disponibles :

Société/Fournisseur : Utiliser cette fonction pour rapprocher une facture de plusieurs bons de commande
Société/Fournisseur/BC : permet d'extraire des factures par fournisseur et bon de commande
Société/Fournisseur/BC/Destinataire : utiliser si des sites sont disponibles

Valider bon de commande

Cocher cette case si un no BC doit être vérifié dans Rapprochement. Ce champ doit être sélectionné pour créer des messages d'examen bon de commande.

BC requis

Cocher cette case si un no BC est requis.

Provision réception BC

Spécifier un compte de dépôt temporaire. Ce dernier est utilisé pour suivre les articles stockés, non stockés et spéciaux reçus mais non encore facturés.

Compte d'attente écarts de coût articles

Spécifier un compte de dépôt temporaire. Ce compte est utilisé pour compenser une différence de coût entre le coût unitaire facture et le coût unitaire réception pour un article stocké. Cette transaction est comptabilisée dans Contrôle des stocks. Ces informations sont utilisées avec le rapprochement détails pour les articles stockés uniquement.

Tolérance facture

Spécifier le compte de comptabilisation à utiliser pour les différences entre la facture et la réception aux niveaux rapprochement facture et détail dans des situations particulières.

Radiation réception

Spécifier le compte à utiliser pour radier d'anciennes réceptions d'articles non stockés impossibles à rapprocher.

Radiation rapprochement

Spécifier un compte de blocage à utiliser pour radier les marchandises payées que vous ne prévoyez pas de recevoir. Ceci comprend les marchandises passées en perte lorsque les réceptions sont ajustées.

Rapproché non reçu

Spécifier un compte de blocage temporaire dans lequel comptabiliser les montants payés pour des marchandises non reçues. Utilisé pour les articles stockés uniquement.

Archivage réception de stock

Spécifier le compte de comptabilisation à utiliser pour comptabiliser des montants pour les articles :

payés mais dont la réception n'est pas attendue
reçus mais que vous ne comptez pas payer

Ecarts FS

Spécifier le compte à utiliser pour comptabiliser les écarts de frais supplémentaires. Valide quand les frais supplémentaires sur facture sont supérieur à ceux de la réception/bon de commande lors du rapprochement de niveau détail. Valide uniquement pour les frais supplémentaires divers et non globaux.

Ce champ n'est valide que si vous utilisez l'option Rapprocher frais supplémentaires.

Écarts de rapprochement acomptes

Spécifier le compte à utiliser pour comptabiliser les écarts d'acompte constatés pour les transactions rapprochées au niveau facture. Les écarts d'acomptes avec un niveau de rapprochement détaillé sont comptabilisées sur le compte d'attente écart de coût article ou sur le compte Achats articles.

Ce compte de différences inclut également des transactions soldées après avoir exécuté Facture prépayée non reçue.

Radiation sous-facturation

Ce compte est utilisé dans deux cas. Lors d'un rapprochement au niveau facture, ce compte est utilisé lorsque le montant facture est inférieur au montant de réception. Archive Réceptions ouvertes effectue une comptabilisation sur ce compte s'il n'existe pas de facture pour une réception ou le montant facture est inférieur au montant de la réception.

Ce compte remplace le compte Archivage réception de stock.

Dans l'onglet Options, indiquer les informations suivantes :

Comptabilisation escompte: Spécifier si la provision escompte est générée lors du rapprochement ou à la clôture de paiement.
Compte provision d'escompte: Spécifier un compte à utiliser dans Rapprocher provision escompte comme compte de comptabilisation pour la provision d'escompte.
Détails facture sans réception: Spécifier le compte à utiliser lors du rapprochement d'une facture sans réception. Valide pour un rapprochement détails d'articles stockés uniquement.
Détails fact. supérieurs à la réception: Spécifier le compte à utiliser lorsque la quantité d'article sur une facture excède la quantité de réception. Valide pour un rapprochement détails d'articles stockés uniquement.
Moment calcul taux de devise: Spécifier quand le taux devise a été configuré pour le bon de commande. Vous pouvez choisir la saisie du bon de commande, de sa réception ou de sa facturation.
Code blocage de rejet de débit automatique: Sélectionner le code de blocage à affecter aux rejets de débit.
Bloquer code réception jusqu'à inspection: Spécifier si le rapprochement des lignes de réception doit être bloqué jusqu'à la fin de leur inspection.
Récapitulatif ventilations de stocks: Spécifier si les ventilations doivent être récapitulées ou stockées en détail dans le traitement du rapprochement(Ne pas récapituler). Vous pouvez utiliser Récapituler pour afficher les articles facturés et à quel montant.
Annulation facture BC: Indiquer si les factures payées peuvent être annulées.
Autoriser facture coût nul: Cocher cette case si des factures à coût nul peuvent être définies. Laisser le BC et la réception non validés pour l'option de coût 2 - Aucun frais.
Activer crédit pour refacturation: Cocher cette case utiliser la fonctionnalité de crédit pour refacturation. La fonction de refacturation est utilisée pour corriger les factures lorsque des coûts unitaires incorrects sont facturés.
Délai contraintes de rapprochement note: Cocher cette case pour interfacer les factures avant le rapprochement de notes de crédit.
Effectuer modification budget pour approbation: Si cette case est cochée, les factures qui ne respectent pas les modifications budget feront l'objet d'une note pendant le processus d'approbation.
Validation automatique facture EDI: Cocher cette case si la société peut valider automatiquement uniquement les factures EDI de type CF.
Contrôle emplacement ERS: Cocher cette case si la société contrôle ERS par site de destination.
Mise à jour coût ERS: Cocher cette case pour modifier le coût des reçus ERS sur Réception BC.

Expédier ou bloquer marchandises retournées

Spécifier si les retours au fournisseur sont envoyés physiquement au fournisseur ou retenus sur votre site.

Montant radiation réclamation fournisseur

Spécifier un montant à utiliser pour déterminer si un retour fournisseur est justifié. Le montant indiqué ici est comparé à la valeur d'un ajustement ou d'un rejet. La valeur de l'ajustement ou du rejet doit être supérieure ou égale au montant réclamé minimum afin de créer un retour. Cette valeur peut être définie au niveau fournisseur et société.

Type réclamation fournisseur

Sélectionner la méthode de conclusion du retour :

Sélectionner Rejet de débit pour générer un rejet de débit pour chaque retour
Sélectionner Note de crédit pour que le fournisseur vous envoie un crédit pour le retour
Sélectionner Aucun frais si nous ne recevez jamais de crédit pour le retour. Par exemple, dans le cas où tous les retours sont automatiquement remplacés.

Code blocage rejet de débit réclamations fournisseur

Sélectionner un code de blocage à affecter au rejet de débit. Utiliser ce champ si un retour fournisseur est effectué avec rejet de débit mais que vous souhaitez mettre cette dernière en attente pour l'analyser.

Remplacer marchandises retournées

Cocher cette case pour créer automatiquement un bon de commande pour remplacer les marchandises renvoyées au fournisseur.

Dans l'onglet Messages, section Examen du coût de saisie facture, indiquer les informations suivantes :

Messages coût BC: Cocher cette case pour créer des messages Examen bon de commande qui sont affichés lors de l'ajout d'une facture. Cette fonction s'applique en cas d'incohérence entre le coût de la ligne facture et le coût de la ligne BC
Groupe règles: Sélectionner le groupe de règles à utiliser pour les tolérances de messages. Pour un examen de bon de commande, votre groupe de règles peut définir les tolérances de coûts supérieures et inférieures.
Si un groupe de règles a été attribué au fournisseur dans Fournisseur, ce groupe sera utilisé avant le groupe de règles attribué dans Société. Sélectionner Oui dans les champs de message pour utiliser la valeur par défaut.
Ordre règles: Sélectionner la règle dans un groupe de règles à utiliser pour les tolérances de messages.

Dans la section Examen article service, indiquer les informations suivantes :

Messages de service

Sélectionner les circonstances dans lesquelles créer des messages de service pour les bons de commande et les contrats service :

Sélectionner Montant étendu uniquement pour créer un message pour les services de type de montant lorsque le total cumulé des factures dépasse le montant du service. Prend en compte toutes les tolérances établies.
Sélectionner Inférieur à quantité et coût pour créer un message lorsqu'une facture reçue est inférieure au montant ou à la quantité figurant sur un bon de commande de service ou contrat service.
Sélectionner Supérieur à quantité et coût pour créer un message lorsqu'une facture reçue est supérieure au montant ou à la quantité sur le bon de commande de service ou contrat service.
Sélectionner Inférieur ou supérieur à quantité et coût pour créer un message sur les services de type quantité et montant. Un message est créé en cas d'écarts positifs ou négatifs pour les facture de type quantité, et positifs pour les services de type montant. S'applique aux bons de commande et contrats de service.
Sélectionner Aucun message pour ne pas créer de message quel que soit l'écart entre la facture reçue et le bon de commande ou contrat service.

Groupe règles

Sélectionner le groupe de règles à utiliser pour les tolérances de messages. Pour les messages de service, votre groupe de règles ne peut définir que les tolérances supérieures.

Ordre règles

Définir la règle dans un groupe de règles à utiliser pour les tolérances de messages. Doit pointer vers la règle de rapprochement détaillé.

Si vous utilisez les messages de correspondance rapprochement, spécifier les informations suivantes dans la section Options de rapprochement :

Limite tolérance sup., limite tolérance inf.

Sélectionner Oui pour le type de messages Correspondance de rapprochement à créer.

Les combinaisons valides sont les suivantes :

Oui dans les deux champs
Non dans les deux champs
Ignorer dans les deux champs
Oui dans un champ et Non dans l'autre

Si Ignorer est sélectionné, le message est créé mais l'utilisateur n'est pas notifié qu'un message a été créé après la tentative de rapprochement.

Groupe règles

Sélectionner le groupe de règles à utiliser. Pour les messages de correspondance rapprochement, votre groupe de règles peut contenir des règles pour les tolérances inférieure ou supérieure de coûts et les tolérances de quantité.

Ordre règles

Sélectionner la règle dans un groupe de règles à utiliser pour les tolérances de messages. La règle doit être une règle de rapprochement détail

Si vous utilisez Automatisation processus, spécifier les informations suivantes dans la section Options de flux de travail supplémentaires :

Jours sans réception

Spécifier le nombre de jours d'attente avant d'envoyer un message de non-réception.

Jours facture non rapprochée

Sélectionner un jour de facture non rapprochée.

Option Notification non-réception

Sélectionner une option de notification en cas d'absence de réception.

Option notification facture non rapprochée

Sélectionner une option de notification de facture non rapprochée.

Date base

Spécifier une date de référence, à savoir une date d'échéance ou date d'escompte. Une notification est envoyée si les conditions suivantes sont vérifiées :

La date de base est antérieure à la date du programme plus le nombre de jours de réception.
Il n'y avait pas de réceptions correspondant à la facture dans le groupe de rapprochement.

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