Création d'entité comptable

Toutes les transactions doivent être associées à une entité comptable.

Remarque

Il se peut que votre organisation emploie un autre terme pour désigner une entité comptable.

  1. Sélectionner Groupe société Finance > Gestion.
  2. Ouvrir le groupe société Finance et sélectionner l'onglet Entité comptable.
  3. Cliquer sur Créer.
  4. Indiquer les informations suivantes :
    Entité comptable
    Indiquer un code d'entité comptable unique. Ce code peut comporter jusqu'à 12 caractères alphanumériques. Une fois l'entité comptable enregistrée, vous ne pouvez pas modifier ce code.
    Nom
    Indiquer le nom de l'entité comptable. Une fois l'entité comptable enregistrée, vous ne pouvez pas modifier ce nom.
    Date d'effet
    Indiquer la date à laquelle l'entité comptable entre en vigueur. Si ce champ reste vide, la date du jour est utilisée.
    Modifications futures
    Ce champ est en lecture seule. Cette case est cochée s'il existe des modifications ultérieures pour l'entité comptable.
    Devise référence
    Sélectionner la devise de l'entité comptable.
    Devise secondaire
    Vous pouvez indiquer une devise secondaire spécifique à l'entité comptable. Il peut s'agir d'une devise différente de la devise de rapport pour le groupe société Finance. Par exemple, vous pouvez utiliser deux versions de la même devise pour respecter les exigences locales en matière de rapport, chaque version ayant son propre taux de change.
    Devise secondaire 2, 3
    Vous pouvez indiquer une deuxième et une troisième devise secondaire.
    Seuil ajustement auto.
    Pour chaque devise, indiquer un seuil pour limiter le montant pouvant être ajusté automatiquement lors de la validation manuelle d'un journal.
    Statut
    Sélectionner le statut de l'entité comptable.
    Catégorie de comptabilisation
    Vous pouvez sélectionner une catégorie de comptabilisation pour l'entité comptable. Une catégorie de comptabilisation est un attribut associé à une ou plusieurs entités à des fins de comptabilisation pour permettre leur traitement ultérieur.
    Solde journalier moyen
    Cocher cette case pour activer le solde journalier moyen pour l'entité comptable.
    Configuration de clôture
    Sélectionner la configuration de clôture utilisée par l'entité comptable. La configuration de clôture doit comporter des dates de clôture de période définies pour l'année en cours, l'année précédente et l'année suivante de l'entité comptable.
    Période courante
    Indiquer la période courante pour l'entité comptable.

    Si la migration des données est utilisée, deux méthodes sont possibles pour remplir ce champ.

    1. Indiquer l'exercice en cours pour l'entité comptable. En cas de migration de l'historique, vous devez ouvrir les exercices précédents à des fins de rétrocomptabilisation. Voir le Guide de l'utilisateur Grand livre pour ouvrir une période de rétrocomptabilisation.
    2. Indiquer le premier exercice pour les données que vous migrez en tant qu'exercice en cours de l'entité comptable. Vous n'êtes pas tenu d'ouvrir les exercices ou les périodes précédents pour rétrocomptabilisation si vous utilisez cette méthode. Les étapes suivantes sont requises si vous utilisez cette méthode :
      1. Créer au moins une base de rapport. Assurez-vous que vous affectez des grands-livres et des entités comptables à la base de rapport.
      2. Pour la configuration de clôture indiquée dans la base de rapport, vérifier que les périodes de clôture ont été créées dans la configuration de clôture. Les périodes de clôture doivent être créées pour chaque exercice pour lequel vous migrez des données.
      3. Exécuter l'action Régénérer la période entité dans le menu Utilitaires pour chaque configuration de clôture. Exécuter l'action pour une plage d'exercices couvrant tous les exercices de la configuration de clôture.
      4. Exécuter la migration par interfaçage.
      5. Exécuter l'action Clôture période pour clôturer les périodes. Lorsque vous clôturez la dernière période d'un exercice, l'exercice en cours de l'entité comptable est mis à jour. Clôturer les exercices dans votre base de rapport pour mettre à jour les soldes d'ouverture de l'exercice suivant.
      Remarque

      Le programme d'écriture comptable GL modifie les données lorsque des journaux sont ajoutés pour les périodes d'entité comptable qui n'existent pas. GLTransactionInterface ne modifie pas les données. Si une période comptable d'entité comprenant la date comptabilisation n'existe pas, les journaux sont traités et ajoutés à la période en cours de l'entité comptable.

    Contrepartie interzone d'unité comptable
    Cocher cette case pour utiliser la contrepartie interzone pour vos unités comptables. Vous pouvez utiliser la contrepartie interzone pour n'importe quel niveau de la structure d'unité comptable.
    Equilibrer par devise transaction
    Sélectionner une option pour activer l'équilibrage par devise de transaction lors de la création d'écritures comptables :
    • Pas d'équilibrage

      Pas d'équilibrage par devise de transaction.

    • Montant transaction

      Si les montants de transaction sont en déséquilibre pour une devise, l'une des situations suivantes se produit :

      • Pour un journal interfacé, une transaction d'attente d'erreurs est générée dans la devise de transaction pour les devises de transaction en déséquilibre.
      • Pour un journal validé manuellement, les transactions doivent être équilibrées manuellement par devise de transaction avant leur validation.
      • Si l'option Ajustement automatique est sélectionnée dans l'entité comptable, une transaction d'ajustement automatique est générée dans la devise référence. Les montants en devise du journal sont équilibrés.
    • Tous montants devises

      Une transaction d'ajustement automatique est créée pour chaque devise de transaction lorsqu'un montant en devise d'une devise de transaction donnée sont déséquilibrés.

    Ajustement automatique
    Cocher cette case pour équilibrer automatiquement les montants en devise. Si cette case n'est pas cochée, vous devez ajuster les montants manuellement.
    Dévalidation des journaux manuels
    Cocher cette case pour autoriser la dévalidation des journaux manuels pour l'entité comptable.
    Systèmes valides
    Indiquer les codes système pouvant être affectés à une entité comptable.
    Approbation du journal
    Cocher cette case pour demander l'approbation des journaux avant leur validation. Vous devez définir un montant d'approbation de journal si l'approbation de journal est requise.
    Montant approbation journal
    Indiquer le montant du journal approuvé.
    Ignorer code approbation
    Sélectionner un code d'approbation à ignorer lors de la validation des journaux. Cette option permet de supprimer l'étape de validation pour le code sélectionné. Le code Ignorer code approbation est utilisé si une zone d'activité particulière n'utilise pas le processus d'approbation du journal.
    Code adresse
    Indiquer l'adresse associée à l'entité comptable.
  5. Cliquer sur Enregistrer.