Création de groupes société Finance

Utiliser le groupe société Finance pour définir la structure comptable utilisables par toutes les entités comptables de ce groupe.

Avant de réaliser cette procédure, vous devez avoir planifié votre structure comptable. Vous ne pouvez pas modifier certaines informations de base après les avoir enregistrées.

  1. Sélectionner Finance > Grand livre > Configuration > Groupe société Finance > Gestion.
  2. Cliquer sur Créer.
  3. Dans l'onglet Société Finance, indiquer les informations suivantes :
    Groupe société Finance
    Indiquer le groupe société servant de base au groupe société Finance.
    Description groupe société Finance
    Saisir une description.
    Livre principal
    Indiquer le nom du livre principal. Vous pouvez modifier le nom utilisé par défaut.
    Le livre principal contient toutes les transactions de tous les rapports financiers, indépendamment de la base de rapport.
    Description livre principal
    Indiquer une description pour ll livre principal.
  4. Cliquer sur Suivant.
  5. Dans l'onglet Structure Finance, indiquer les informations suivantes :
    Dimensions
    Indiquer les éléments et dimensions comptables qui constituent votre chaîne comptable. Pour chaque élément inclus dans la chaîne comptable, sélectionner la position de cet élément dans la chaîne. Indiquer ensuite si l'élément est requis. Pour exclure un élément prédéfini, supprimer le libellé puis sélectionner Non sélectionné dans la colonne Ordre.

    Vous pouvez renommer les éléments prédéfinis. Si vous le faites, les nouveaux libellés remplacent les désignations d'origine dans l'ensemble de la solution.

    • Entité comptable : Entité juridique dans laquelle une transaction est comptabilisée. Vous ne pouvez pas modifier le statut Requis dans ce champ. Vous pouvez renommer le champ, par exemple, en Société et modifier sa position prédéfinie dans la chaîne comptable.
    • Unité comptable Élément facultatif de votre chaîne comptable. Si vous incluez cet élément dans votre chaîne comptable, il devient un champ requis dans votre structure Finance. Vous pouvez renommer ce champ en Service et modifier sa position prédéfinie dans la chaîne comptable. Des structures d'unités comptables existent dans le contexte d'une entité. Vous pouvez créer des structures d'unités comptables lorsque vous créez des entités comptables.
    • Projet : Vous devez inclure ce champ si vous utilisez Livre projet. Vous pouvez décider si ce champ est requis ou non et modifier son libellé ainsi que l'ordre dans lequel il s'affiche dans les pages de saisie.

      Le projet est généralement un champ facultatif de votre chaîne comptable. Il n'est utilisé que pour les transactions de type Dépense. Si vous désignez ce champ comme requis, il doit être indiqué dans chaque transaction.

    Utiliser comptes auxiliaires
    Cocher cette case si vous voulez créer des groupes de comptes auxiliaires séparés que vous pouvez rattacher à des comptes. L'onglet Comptes auxiliaires s'affiche lorsque vous cliquez sur Suivant.
    Dimensions utilisateur
    Indiquer jusqu'à dix utilisateurs, déterminer si elles sont requises ou facultatives, et leur attribuer un ordre dans la structure comptable. Par exemple, vous pouvez indiquer une dimension appelée Site.
    Remarque

    La dimension utilisateur 1 peut être configurée pour la contrepartie interzone.

    Lorsque vous enregistrez le groupe société, les dimensions indiquées s'affichent sous forme d'onglets sur la page Groupe société Finance. Vous devez créer des structures pour les dimensions que vous avez indiquées.

    Cliquer sur Suivant.

  6. Pour créer des exceptions de structure, voir Création d'enregistrements d'exceptions de structure.
  7. Dans l'onglet Options, indiquer les informations suivantes :
    Nouvel ID unique journal requis
    Cocher cette case si un ID journal unique est requis pour une écriture comptable. Si vous cochez cette case, une valeur est requise dans le champ ID unique journal pour les écritures comptables créées manuellement ou créées avec Concepteur de feuilles de calcul.

    De même, une valeur est requise dans le champ ID unique journal pour la copie d'un journal avec l'action CopyJournal ou la création d'un journal à partir d'un modèle. Une valeur peut être spécifiée dans le champ ID unique journal (facultatif). La valeur doit être unique au sein du groupe société Finance.

    Une fois qu'une valeur est attribuée à un journal, elle ne peut pas être modifiée. Aucune valeur n'est entrée dans le champ ID unique journal pour les journaux créés automatiquement. Ces journaux sont, par exemple, les journaux récurrents, les journaux de contrepassation automatique, les journaux interentités et ceux créés avec l'interface de transaction.

    Contrôle unité
    Indiquer le niveau de contrôle d'unité. Les valeurs valides sont Compte, Unité comptable ou Dimension 1. La valeur par défaut est Compte.

    Dans la configuration de compte, trois valeurs valides pour le contrôle d'unité sont disponibles : Non requis, Non et Requis. La valeur par défaut est Non requis.

    Lorsque vous configurez le contrôle d'unité pour l'unité comptable ou la Dimension 1, une relation de structure doit exister entre le compte et l'unité comptable ou le compte et la dimension 1. Le paramètre Unité est géré dans l'enregistrement Détails paire de relations d'éléments de structure.

    Si cet enregistrement n'existe pas, le paramètre du compte est utilisé. Les valeurs de contrôle unitaire de l'unité comptable ou de la dimension 1 sont Par défaut, Non, Requis ou Non requis.

    La valeur Par défaut est utilisée si vous ne modifiez pas la valeur dans l'enregistrement des détails de relation. Lorsque la valeur Par défaut est définie, la valeur du compte de l'enregistrement détails relation est utilisée.

    Dimension interentités
    Sélectionner la dimension Finance pour les transactions interentités. Une relation interentités doit exister pour les écritures comptables comportant des lignes de transaction pour plusieurs entités comptables. Cette valeur détermine si des comptes auxiliaires ou l'une des dix dimensions sont utilisés pour les lignes de transaction système utilisées pour équilibrer les entités comptables. Il s'agit des lignes de transaction d'équilibrage interentités identifiées par le code d'événement LC dans l'écriture interentités de Gestion de caisse.
    Groupe RH
    Sélectionner le groupe RH dans votre système de gestion RH. Les enregistrements d'agents acteurs peuvent être créés dans FSM uniquement après l'enregistrement de l'employé dans le groupe RH.

    Des tables Agent et Agent parent distinctes sont gérées dans FSM et RH, mais leurs contenus doivent être identiques.

    Déclencheur BOD
    Cocher cette case pour déclencher la création d'un document BOD (Business Object Document) lorsque des modifications sont apportées au groupe société Finance.
    Centre de coûts BOD
    Si vous avez coché la case Déclencheur BOD, sélectionnez une dimension qui servira de centre de coûts pour les BOD.
    Exceptions de structure
    Cocher cette case pour afficher la sélection de structure pour le groupe société Finance. Les exceptions de structure sont utilisées pour définir des enregistrements de bloc code de structure Finance non valides ou valides uniquement dans une plage de dates particulière.
    Créer calendrier mensuel
    Cocher cette case pour créer un calendrier mensuel pour le groupe société Finance. Si cette case est cochée, l'onglet Calendrier est disponible dans le groupe société Finance. Créer d'autres calendriers après la création du groupe société Finance.
    Méthode de comptabilisation locations
    Ce champ est utilisé pour les locations.

    Voir Création de groupes société Finance pour les locations GASB 87.

    Sélection solde journalier moyen
    Sélectionner une option pour créer des comptes solde journalier moyen.
    Dimension journal service
    Sélectionner une unité comptable ou une dimension dans la plage 1 à 10 pour le suivi des écritures comptables service.
    Modification date de projet
    Si vous configurez votre structure Finance pour utiliser Livre projet, vous devez sélectionner une modification date de projet. Les transactions ou écritures Livre projet doivent être comprises dans une plage de dates affectée au projet. Indiquer si la date comptabilisation ou la date de transaction doit être utilisée lors de la validation de date :
    • La date transaction est utilisée pour les sociétés de service et la facturation par taux. La date de prestation est alors utilisée, et non la date de paiement ou la date comptabilisation. Le taux de facturation d'un employé est déterminé par le cycle de paie.
    • La Date comptabilisation est utilisée dans le secteur de la santé. Les modifications sont basées sur la période pendant laquelle les transactions sont comptabilisées. Les budgets sont basés sur la période et l'année de contrôle des coûts.
    Date charge projet
    Si votre groupe utilise Livre projet et que vous calculez des charges pour créer des dépenses indirectes, vous devez sélectionner la date de charge. Les charges sont des frais d'administration et des frais généraux calculés en fonction des coûts directs du projet. Les valeurs valides sont la date transaction et la date comptabilisation. Indiquer si la date comptabilisation ou la date transaction de la transaction source doit être utilisée. Ces dates déterminent le taux en vigueur et le taux à utiliser pour le calcul de la transaction de charge.
    Facturation de projet
    Cocher cette case si votre organisation utilise Revenus et facturation proje pour facturer des clients externes ou des subventions pour des projets facturables ou financés par des subventions.

    Si vous cochez cette case, la Dimension Finance 2 est requise. Utiliser la Dimension Finance 2 pour suivre les sources de financement projet telles que les clients ou subventions.

    Niveau remplacement facturation
    Sélectionner la dimension à utiliser pour les remplacements facturation projet.
    Impression facture tiers
    Cocher cette case si votre organisation utilise Facturation projet et Revenus pour facturer et un tiers pour imprimer les factures.
    Dimension de validation de structure projet
    Si votre organisation utilise Livre projet, vous pouvez sélectionner la dimension utilisée pour définir des règles de validation, par exemple Catégorie de compte. Une fois la dimension sélectionnée, vous pouvez configurer des règles de validation de structure de projet.

    Voir Configuration de validation de structure de projet.

    Contrepartie interzone [Dimension 1 utilisateur]
    A sélectionner pour utiliser la contrepartie interzone. Cette case à cocher apparaît si la première dimension utilisateur est configurée.

    Voir Configuration de contrepartie interzones.

    Table de conversion devises
    Si vous configurez votre structure Finance pour utiliser Livre projet, vous devez sélectionner le table de conversion de devises. Les taux de conversion pour les devises utilisées par le groupe société Finance sont définis par la table de change.
    Nom devise
    Indiquer le nom de la devise.
    Code
    Sélectionner un code devise.
    Seuil ajustement auto.
    Pour la devise, indiquer un seuil limitant le montant pouvant être ajusté automatiquement lors de la validation manuelle d'un journal.
    Comptabilité Fournisseurs zone, Comptabilité Clients zone
    Si vous configurez la Contrepartie interzone Dimension1, vous devez indiquer le Compte, la Description, la Section comptable et le Type de compte pour la Comptabilité Fournisseurs et la Comptabilité Clients zone.
  8. Cliquer sur Suivant.
  9. Si vous cochez la case Utiliser comptes auxiliaires, vous devez indiquer un compte auxiliaire et une description dans l'onglet Compte auxiliaire. Cliquer sur Suivant.
  10. Dans l'onglet Expression rationnelle, indiquer une expression régulière pour les dimensions définies dans l'onglet Structure Finance. Ces champs utilisent l'expression régulière Java standard.
  11. Cliquer sur Suivant.
  12. Dans l'onglet Devise, vous pouvez sélectionner jusqu'à cinq devises société. Les devises peuvent être utilisées par les entités comptables associées à ce groupe société Finance. Si vous configurez votre structure Finance pour utiliser Livre projet, les valeurs par défaut indiquées dans table de conversion de devises et Devise société 1 proviennent de l'onglet Options. Indiquer les informations suivantes :
    Option décimales par défaut
    Sélectionner le nombre de décimales à afficher et à utiliser lors de la création d'une transaction. Le nombre de décimales défini dans la configuration du code devise est la valeur par défaut lors de l'enregistrement d'une transaction.

    Cet exemple montre les effets de cette option :

    • Option décimales par défaut. 2
    • Code devise. 3 décimales
    • Effet. Lorsqu'une transaction est créée, seules les valeurs à deux décimales sont autorisées. Lorsque la transaction est enregistrée, la limite est portée à trois décimales.
    Table de conversion devises
    Si plusieurs devises sont utilisées dans le groupe société Finance, sélectionner une table de conversion de devises. Les taux de conversion pour les devises utilisées par le groupe société Finance sont définis par la table de change. Ce champ est requis si vous utilisez de multiples devises ou Livre projet.
    Réévaluation et conversion devises
    Cocher cette case pour réévaluer et convertir la devise du groupe société Finance.
    Nom
    Indiquer un nom pour chaque devise sélectionnée dans le champ Code.
    Code
    Sélectionner cinq devises société au maximum pouvant être utilisées par les entités comptables associées à ce groupe société Finance.
    Seuil ajustement auto.
    Pour chaque devise, indiquer un seuil pour limiter le montant pouvant être ajusté automatiquement lors de la validation manuelle d'un journal.
    Gains de change, Pertes de change, Profits latents, Pertes latentes
    Si vous avez sélectionné Réévaluation et conversion devise, vous devez indiquer les comptes gains/pertes à utiliser pour la réévaluation et la conversion.
  13. Cliquer sur Suivant. Dans l'onglet Comptes système, indiquer les informations suivantes :
    Compte, Description, Section comptable, Type de compte
    Si vous connaissez les comptes système à utiliser, vous pouvez les indiquer dans ce formulaire. Lorsque vous cliquez sur Suivant, les comptes système indiqués sont enregistrés comme comptes système. Vous ne pouvez plus ajouter de comptes système directement dans ce formulaire après avoir cliqué sur Suivant.
    Certains comptes système ne sont pas requis :
    • Les comptes Bénéfices non répartis non distribués et Bénéfices non répartis ainsi que le Compte d'attente erreurs sont toujours requis.
    • La Comptabilité Fournisseurs zone et la Comptabilité Clients zone sont requis si vous utilisez la contrepartie interzone pour votre dimension 1 ou pour vos unités comptables.
    • Les comptes système suivants sont requis si vous sélectionnez une table des devises et la réévaluation et conversion devises :
      • Profits latents
      • Pertes latentes
      • Profits réalisés
      • Pertes réalisées
      • Gain de change
      • Perte de change
    • Ajustement automatique – requis uniquement si vous utilisez la régularisation automatique des devises.
    • Comptabilité Fournisseurs interentités et Comptabilité Clients interentités - sont requis uniquement si vous créez des transactions interentités.
  14. Cliquer sur Suivant. Dans l'onglet Calendrier, indiquer les informations suivantes :
    Calendrier
    Indiquer un nom de calendrier.
    Description calendrier
    Indiquer une description du calendrier utilisé par la base de rapport et les configurations de clôture associées aux entités comptables.
    Configuration de clôture, Description configuration de clôture
    Indiquer un nom et une description pour la configuration de clôture qui détermine la clôture de période. La configuration de clôture requiert la création de périodes calendaires pour les dates de clôture de période.
    Nom période par défaut
    Indiquer un nom pour la période de clôture par défaut.
    Année de début, Année de fin
    Indiquer une année de début et une année de fin pour la configuration de clôture.
    Date début
    Indiquer une date de début pour le calendrier.
  15. Cliquer sur Suivant.
    Le calendrier est créé avec les informations que vous avez indiquées. Cliquer sur Quitter pour fermer le formulaire. Le groupe société Finance est créé avec les informations que vous avez indiquées.
  16. Vous pouvez ouvrir votre nouveau groupe société Finance et créer des composants pour ce dernier.