Facturación y reconocimiento de ingresos

Utilice Facturación e ingresos del proyecto para facturar a los clientes y reconocer los ingresos de Contabilidad de proyectos

La información de todos los subsistemas de Infor se reúne en Contabilidad de proyectos para ofrecer un desglose de los costes de sus proyectos. Facturación e ingresos del proyecto se puede utilizar para ayudar a optimizar la facturación del proyecto y el proceso de reconocimiento de ingresos.

Tareas en la facturación e ingresos del proyecto

Estas son tareas que se pueden realizar en Facturación e ingresos del proyecto:

  • Mantener la información de facturación de los proyectos facturables, incluida la información del origen de financiación y los importes de los contratos
  • Asignar un cliente a un contrato
  • Especificar el porcentaje del proyecto facturado
  • Calcular varios métodos de reconocimiento de ingresos
  • Crear retenedores de contrato de proyecto
  • Asignar y calcular tarifas de contrato
  • Especificar un importe máximo de facturación de proyecto de contabilización
  • Eliminar transacciones y poner en espera
  • Asignar y calcular tarifas administrativas o descuentos de origen de financiación
  • Especificar los parámetros de reconocimiento de ingresos independientes del ciclo de facturación
  • Asignar y calcular transacciones de carga indirecta de proyecto de contabilización
  • Crear grupos de financiación para contratos con varios contratos
  • Crear grupos de facturación para que los orígenes de financiación se puedan seleccionar para la facturación y los ingresos
  • Asignar un contrato de proyecto para utilizar divisiones iniciales
  • Asignar un tipo de ingresos de programa a un contrato de proyecto y la opción para anular el tipo de ingresos de programa en los proyectos de contabilización del contrato de proyecto
  • Especificar un porcentaje de la factura de contrato de proyecto para retención
  • Transferir transacciones sin facturar en todo o parcial de un proyecto a otro
  • Crear una transacción de anticipo
  • Especificar un importe máximo de factura al generar facturas
  • Especificar un método de facturación de anulación de transitorio.
  • Añadir una integración de impresión de la factura de terceros
  • Agregar la capacidad de editar un importe de línea de factura, unidad y tasa
  • Opcionalmente, regenerar la factura imprimible después de los cambios en los artículos de línea

Financiación del proyecto

Los orígenes de financiación del proyecto de un contrato se pueden agrupar utilizando el campo de grupo de financiación. Cuando una concesión federal requiere una correspondencia, la concesión y los fondos de correspondencia asociados se deben gastar simultáneamente. Si los fondos no se gastan simultáneamente, el beneficiario puede perder la concesión. La concesión federal y sus orígenes de financiación de correspondencia asociados tienen el mismo grupo de financiación.

Los orígenes de financiación del proyecto de un contrato se pueden asignar a un grupo para la facturación y los ingresos mediante el campo de grupo de facturación. Cuando se generan facturas o se reconocen ingresos, si se especifica un grupo de facturación, solo se incluyen los orígenes de financiación que tienen asignado el grupo de facturación. Utilice el grupo de facturación para facturar todos los contratos de un cliente o un origen de financiación de concesión. Cuando el cliente o la concesión forman parte de un contrato de financiación múltiple, se puede facturar un único origen de financiación en un contrato. Cuando se requiere una coincidencia en una concesión federal, la concesión y los fondos de coincidencia asociados se deben asignar al mismo grupo de facturación.

Especifique los parámetros de reconocimiento de ingresos. Esto es independiente de la acción Generar facturas. Se procesa el primer conjunto de orígenes de financiación con el mismo grupo de financiación y, a continuación, se procesa el siguiente grupo de financiación. El procesamiento se basa en la prioridad, el porcentaje, el importe financiado y el grupo de financiación. Los fondos de correspondencia deben ser los siguientes en orden de prioridad para que se procesen y se calculen correctamente.

Los orígenes de financiación del proyecto de un contrato pueden incluir una reserva o retención. Una reserva puede ser una tarifa de administración o un descuento. Al generar facturas o reconocer ingresos, el importe total de las líneas de gastos se multiplica por el porcentaje en la reserva de origen de financiación del proyecto. La reserva es la última línea de la factura o del ingreso. Si la reserva es una tarifa, se incrementa el importe total de la factura o de ingresos. Si la reserva es un descuento, se reduce el importe total de la factura o de ingresos.

Si utiliza la función de división inicial, la división de financiación se realiza antes de generar las facturas. Consulte Divisiones iniciales.

Retención

Puede utilizar la opción Retención para retener un porcentaje de la factura del proyecto hasta que se complete el proyecto. Se puede especificar un máximo o un grupo de gastos específico como elegible o no elegible para la retención. La retención se calcula en el importe bruto que se factura antes de impuestos. La retención se efectúa únicamente sobre el importe del contrato facturado, no sobre el impuesto de venta. El importe de retención para la factura se designa como la última línea de la factura y reduce el importe retenido del importe de la factura. La retención se efectúa hasta que la mayoría del trabajo se haya completado para garantizar que el contratista o el subcontratista satisfacen sus obligaciones. Cuando se completa el trabajo, se ejecuta la acción Generar factura de retención para crear la factura final para recopilar los importes retenidos. La retención no afecta al reconocimiento de ingresos.

Facturación transitoria

La facturación transitoria es un requisito para el sector de servicios profesionales para clientes externos de facturación.

Transitorio es un método de facturación de anulación que existe en los proyectos de contabilización y los registros de anulación de facturación de proyecto. Una estructura financiera transitoria en la configuración del origen de financiación para un proyecto externo se aplica a cualquier transacción transitoria. La facturación transitoria no tiene ningún margen de beneficio. Los retenedores, la retención, las tarifas y las reservas no se aplican a las transacciones transitorias. Las transacciones transitorias se contabilizan en la cuenta de compensación de acumulación transitoria. No se contabilizan en cuentas facturadas no devengadas o devengadas no facturadas. Las transacciones transitorias no se aplican a los máximos y se suman por separado de los importes de los contratos y de la financiación del proyecto que se utilizan para los máximos. La opción Transitorio no se debe utilizar con orígenes de financiación internos.

No hay ningún requisito de que Transitorio deba funcionar con proyectos patrocinados por concesiones con orígenes de financiación internos. Tampoco se exige la existencia de múltiples orígenes de financiación que incluyan un origen de financiación interno. El método de facturación de reembolso de coste se utiliza para proyectos patrocinados para transferir gastos, sin margen de beneficio, tanto concesiones externas como clientes externos. Si configura un método de anulación de facturación en un contrato de proyecto con financiación interna, se genera un error en la acción de facturas contabilizadas. El error es para el tipo de financiación Fondo interno.

Si utiliza categorías de cuenta, puede realizar esta configuración:

  • Una categoría de cuenta para la entrada de acumulación transitoria.
  • Categorías de cuenta para costes transitorios de nivel de contabilización. Por ejemplo, tarifas aéreas, hotel, kilometraje, viajes varios.
  • Una categoría de cuenta de resumen para todas las categorías de cuenta transitoria. Esto simplifica la configuración porque la anulación de facturación se puede configurar mediante categorías de cuenta de contable o de resumen.

Facturación y reconocimiento de ingresos

Con la facturación y el reconocimiento de ingresos, puede facturar parcialmente una transacción cuando se ha alcanzado el máximo del contrato o del origen de financiación del contrato. Puede facturar parcialmente una transacción cuando se ha alcanzado el máximo de la factura. Se captura la parte restante de la transacción. Si aumenta el máximo del contrato de proyecto o del origen de financiación de contrato, el resto de la transacción de coste se puede facturar y los ingresos se pueden reconocer.

Cuando se ejecutan las acciones Generar factura o Reconocer ingresos, se incluyen las transacciones parciales. Las transacciones adicionales se incluyen en función de la fecha de transacción. Cuando se asocian tarifas con un contrato y se alcanza el máximo, aparece un icono de alerta en la línea de detalle de factura. La alerta indica qué gastos han alcanzado la cantidad máxima para las tarifas. Si el gasto total se puede tomar, pero no todas las tarifas, tiene dos opciones para distribuir las tarifas. Puede eliminar el gasto hasta que se puedan aplicar todas las tarifas o se pueden facturas las tarifas parciales tal y como están. Cuando se crea una factura o se reconocen ingresos con una transacción parcial, se muestra una nueva ficha en el contrato. Todas las transacciones que no se hayan facturado por completo se muestran en la ficha Transacciones facturadas parcialmente. Todas las transacciones que no se hayan reconocido completamente para los ingresos se muestran en la ficha Transacciones parcialmente reconocidas.

Los contratos pueden establecerse para aplazar y retener el resto de las transacciones en las que los orígenes de financiación no se facturan o se reconocen al 100 %. Cuando se activa la opción de aplazar y retener, las transacciones parcialmente facturadas o reconocidas se calculan y se ponen en espera. El resto se debe eliminar de la retención para que se facture o reconozca.

Estos pasos muestran un flujo de cómo y cuándo se calculan las transacciones parciales:

  1. Esta lista muestra algunas razones por las que puede que no exista un origen de financiación 100 %:
    • No se definió un origen de financiación para el 100 %.
    • Se ha definido un origen de financiación para el 100 %, pero actualmente está inactivo o el intervalo de fechas no está dentro del parámetro de fecha de origen de financiación.
    • La acción Generar facturas o la acción Reconocer ingresos se ha ejecutado para un único origen de financiación que no está definido para el 100 %.
  2. Todos los límites aplicables se calculan:
    • Parámetro máximo de factura de tiempo de ejecución
    • Saldo restante del contrato
    • Saldo de origen de financiación restante
    • Máximo de facturación de proyecto, si procede
    • Tarifas máximas, si corresponde.

      Los saldos y los retenedores pendientes que se van a aplicar se tienen en cuenta en estos cálculos.

  3. Cada transacción de gastos entrantes se lee y se calcula una factura o un importe de ingresos. Todos los métodos de facturación, como los márgenes de beneficio y las tablas de tasas, se consideran en el cálculo. Se genera el importe que se debe facturar. Además, las tarifas aplicables se calculan como artículos separados y potenciales.
  4. Si no existe un origen de financiación 100 %, el importe calculado del paso 3 se multiplica por el porcentaje de cada origen de financiación válido. Si algún resultado de cálculo supera el saldo restante del origen de financiación, se omite toda la transacción de gastos para todos los orígenes de financiación. Esto también se aplica si se produce algún cálculo de un importe que supera las tarifas máximas.
  5. Todas las transacciones y líneas de tarifas asociadas que no se han omitido en el paso 4 se procesan para cada origen de financiación válido. El importe calculado del paso 4 se compara con todos los límites y máximos aplicables y se reduce si es necesario. Si el importe se reduce a cero, la transacción se omite para el origen de financiación, de lo contrario, se crea una línea de factura.
  6. Después de que se procesen los orígenes de financiación, se crea una transacción parcial para cualquier importe restante que no se haya facturado o reconocido en estas situaciones:
    • Se alcanza un límite de financiación.
    • La financiación es inferior al 100 % para el origen de financiación y la retención está habilitada en el contrato.
    Nota

    Los saldos restantes se actualizan continuamente a medida que se crea cada línea de factura. Por lo tanto, la secuencia de las transacciones entrantes determina cuáles acaban en una factura si los límites son un problema. Por ejemplo, un gasto grande y anticipado puede hacer que la factura supere el importe de un límite máximo y que se omitan los gastos menores. Los gastos se procesan por orden de fecha de transacción, de más antiguo a más reciente. Si varias transacciones tienen la misma fecha, se procesan en el orden en que se crearon. Las transacciones de gastos sujetas al método de facturación transitorio se ignoran para todos los cálculos de límite.

La facturación y el reconocimiento de ingresos también se pueden configurar para que se aprueben antes de que se contabilicen. Las aprobaciones pasan por Automatización de procesos de Infor antes de contabilizar los registros cuando se seleccionan en la estructura de proyecto empresarial. Se realizan los mismos pasos para generar facturas de retenedor, ajustes de retenedor, facturas y reconocimiento de ingresos. Existe una acción para enviar para su aprobación. Esta acción cambia el estado de aprobación a Enviado para aprobación. El estado del registro permanece en estado creado. Una vez enviado el registro para su aprobación, el aprobador puede aprobar o rechazar los registros. Cuando se aprueba, el estado de aprobación del registro cambia a aprobado. Cuando se rechaza, se muestra una ventana de Comentarios. El aprobador debe especificar una explicación para el rechazo. Esta explicación aparece en el cuerpo del correo electrónico que se envía para el registro. Al rechazar un registro, el estado de aprobación cambia a Rechazado. Si se rechaza un registro, el grupo se rechaza. El registro se puede eliminar o corregir y, a continuación, volver a enviarse para su aprobación. Una vez aprobados los registros, se puede ejecutar la acción de contabilizar. Todos los registros del grupo de ejecución deben estar aprobados antes de contabilizarlos.

El campo Presupuesto restante en la ficha Principal es un campo derivado. El cálculo es el importe de presupuesto del contrato del proyecto - Importe total facturado - Importe total retenido.

Todos los totales de contrato están incluidos en la ficha Totales. Los totales se muestran para importes finales y borrador.

Consulte la Guía de referencia de servicios de Automatización de procesos de Infor para Financials and Supply Management si desea obtener más información sobre la configuración del flujo de aprobación.