Tolerancias de coincidencia
Las tolerancias de correspondencia permiten a la organización determinar una discrepancia aceptable entre los importes de la factura y el recibo u orden de compra. Las tolerancias se configuran para cada regla, para la coincidencia, la mensajería de revisión de orden de compra, la mensajería de la revisión y el servicio. Las tolerancias se definen para todas las reglas de coincidencia para automatizar el proceso de coincidencia. Las tolerancias de mensajería determinan cuándo debe ocurrir la mensajería de conciliación, la mensajería de servicio de tipo cantidad y la mensajería de servicio de tipo importe.
Las tolerancias permiten establecer coincidencias entre transacciones cuando no tienen importes y cantidades de coincidencias exactos. Sin las tolerancias de coincidencias, el operador debe intervenir en cada transacción que no tenga una coincidencia exacta. Para ignorar la diferencia, configure un importe de tolerancia o un porcentaje del importe de la factura en cada regla de correspondencia. Las tolerancias se definen para los importes o porcentajes superiores o inferiores a la comparación entre el importe del recibo o la orden de compra y el importe de la factura. Si el pedido de la factura y el recibo o la orden de compra varían por este importe o menos, la factura coincidirá. Si un importe específico y un porcentaje de cero y la factura y el recibo u orden de compra varían, la factura no puede coincidir sin una intervención.
Al configurar las tolerancias de coincidencias, seleccione entre opciones que determinan cómo gestionar la diferencia entre los importes del recibo o la orden de compra y la factura, ya que está relacionado con la tolerancia de importe y porcentaje:
- Opción AND
Si la discrepancia en la factura recae fuera de la tolerancia de importe y porcentaje, la coincidencia no ocurre.
Por ejemplo, establezca la tolerancia de importe en 5,00 € y la tolerancia de porcentaje en 10 %. El recibo es de 100 $ y la factura es de 111 $, por lo que la discrepancia en la factura es de 11,00 €. La coincidencia no ocurre porque la discrepancia en la factura de 11,00 € supera la tolerancia de importe (5,00 €) y la tolerancia de porcentaje (10 % o 10,00 €).
- Opción OR
Si la discrepancia en la factura recae fuera de la tolerancia de importe o de porcentaje, la coincidencia no ocurre.
Por ejemplo, establezca la tolerancia de importe en 5,00 € y la tolerancia de porcentaje en 10 %. El recibo es de 100 $ y la factura es de 106 $, por lo que la discrepancia de la factura es de 6,00 €. La coincidencia no ocurre porque la discrepancia en la factura recae fuera de una de las tolerancias, la tolerancia de importe de 5,00 €.
Entre los posibles motivos de que una factura y un recibo no coincidan a la perfección están los problemas de recepción, los errores de fijación de precios y los errores de entrada de datos. La diferencia de tolerancia se puede gestionar de una de estas dos formas: puede pagar la factura al completo o cobrarle al vendedor la diferencia entre la factura y el recibo. El contracargo se genera automáticamente.
Para una regla de Coincidencia de detalle: Si se ha definido la regla de coincidencia para que utilice el coste por unidad para comparar con los importes de tolerancia, la cantidad del recibo debe equivaler a la cantidad de la factura.
En una coincidencia de detalle, se utilizan las tolerancias en el artículo de línea ampliado o el artículo de línea de la unidad. En una coincidencia de facturas, las tolerancias se aplican en el encabezado de la factura. En términos generales, las tolerancias de coincidencia de facturas son más estrictas que las tolerancias de coincidencia de detalles. Además de las tolerancias para las diferencias de importe, existen tolerancias para las diferencias de unidades para la mayoría de procesos.