Erstellen von Kreditorenrechnungen
- Wählen Sie Rechnungen verwalten aus.
- Wählen Sie einen zutreffenden Tab aus, und klicken Sie auf Rechnung erstellen.
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Geben Sie auf dem Tab Hauptinformationen folgende Informationen an:
- Vorlage für Rechnungseingabe
- Wählen Sie die Rechnungsvorlage aus.
- Rechnungsart
- Wählen Sie die Art der Rechnung aus. Eine Rechnung erhöht den Betrag, der dem Lieferanten geschuldet wird, und - bei vollständiger Verarbeitung - den Einkaufs- und Zahlungssaldo des Lieferanten. Folgende Optionen stehen zur Verfügung:
- Gutschrift: Eine Gutschrift reduziert den Betrag, der einem Lieferanten geschuldet wird. Ein Beispiel einer solchen Gutschrift ist eine Gutschrift eines Lieferanten oder eine interne Berichtigung des Saldos eines Lieferanten. Wenn vollständig verarbeitet, reduziert dieser Prozess den Einkaufs- und Zahlungssaldo des Lieferanten.
- Lastschrift: Eine Lastschrift wird wie eine Rechnung verarbeitet und erhöht den Lieferantensaldo.
- Vorauszahlung: Eine Vorauszahlung ist eine Einzahlung oder eine Zahlung, die Sie an einen Lieferanten entrichten, bevor eine Rechnung eingeht.
- Firma
- Geben Sie die Kreditoren-Firmennummer an. Wenn Sie eine Intercompany-Rechnung erstellen, stellt dies die Von-Firma dar.
- Prozessstufe
- "Prozessstufe" ist ein erforderliches Feld. Wenn Ihre Firma nur eine Prozessstufe hat, legen Sie diese beim Einrichten von Prozessstufen als Standard fest. Wenn der Standard festgelegt ist, können Sie dieses Feld leer lassen.
- Lieferant
- Wählen Sie einen Lieferanten aus, sofern nicht eine der folgenden Aussagen zutrifft:
- Sie erstellen eine Auszifferungsrechnung und eine Bestellungsnummer. In diesem Fall wird die Lieferantennummer von der Bestellung verwendet.
- Sie erstellen eine Rechnung für einen Einmallieferanten. In diesem Fall können Sie den Eimallieferanten hier erstellen.
Zum Erstellen eines Einmallieferanten klicken Sie in der Auswahlliste Lieferant auf die Schaltfläche Einmallieferanten erstellen.
- Zahlungslieferant
- Wählen Sie den Zahlungslieferanten aus.
- Rechnungsnummer
- Geben Sie eine Rechnungsnummer an. Die Rechnungsnummer muss für die Firma und den Lieferanten eindeutig sein.
- Rechnungsdatum
- Geben Sie ein Rechnungsdatum an. Einzelheiten dazu, wie Sie mit dem Rechnungsdatum und dem Fälligkeitsdatum Rechnung für die Zahlung auswählen, finden Sie an anderer Stelle in diesem Handbuch.
- Fälligkeitsdatum
- Geben Sie das Fälligkeitsdatum der Rechnung an.
- Zahlungsbedingungen
- Wählen Sie die Zahlungsbedingungen aus. Wenn Sie eine Zahlungsbedingung verwenden, werden Fälligkeitsdatum und Rabattinformationen berechnet. Wenn Sie Bedingungscodes in Lieferantenstandort definiert haben, werden die Zahlungsempfänger-Standortbedingungen nicht in der Rechnung verwendet. Stattdessen werden Bedingungscodes vom Bezugsstandort verwendet.
- Rechnungsbetrag
- Geben Sie den Rechnungsbetrag an. Prüfen Sie, ob der von Ihnen angegebene Rechnungsbetrag gleich dem Summenbetrag der Aufwandsverteilungspositionen ist.
- Währung
- Geben Sie die Währung für die Rechnung an.
- Beschreibung
- Geben Sie eine Beschreibung der Rechnung an.
- Zahlungsempfängerstandort
- Geben Sie den Lieferantenstandort an, an dem die Zahlungen angewiesen werden.
- Versandstandort
- Geben Sie den Versandstandort an.
- Verteilungscode
- Geben Sie den Verteilungscode an.
- Einheiten
- Geben Sie die Einheiten bei Verwendung eines Verteilungscodes an.
- Konto
- Geben Sie das Buchungskonto für den Verteilungscode an.
- Rechnungszuordnungskategorie
- Geben Sie die Rechnungszuordnungskategorie an.
- Genehmigungskostenstelle
- Geben Sie die Genehmigungskostenstelle an.
- Genehmigungskategorie
- Geben Sie die Genehmigungskategorie an.
- Zuordnungsfinanzteam
- Wählen Sie das Finanzteam für die Zuordnungsgenehmigung aus.
- Zuordnungsteammitglied
- Wählen Sie das Teammitglied für die Zuordnungsgenehmigung aus.
- Externe Bestellung
- Geben Sie die externe Bestellung an.
- Buchungsdatum
- Geben Sie das Buchungsdatum der Zahlung an.
- Für Intercompany-Fakturierung
- Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn die Rechnung für die Intercompany-Fakturierung erstellt wird.
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Geben Sie auf dem Tab Zusätzliche Informationen folgende Informationen an:
- Zusatzkosten
- Geben Sie einen Zusatzkostencode an, wenn die Rechnung zusätzlichen Gebühren unterliegt.
- Umlagebetrag
- Geben Sie den Betrag der Zusatzkosten an.
- Umlagekonto
- Geben Sie den Konto-String an, auf den die Zusatzkosten gebucht werden.
- Rabattcode
- Geben Sie den Rabattcode an, falls die Rechnung rabattiert werden soll. Dies sind die Standardwerte dieser Lieferantendatensätze in der folgenden Reihenfolge der Priorität: Firma/Lieferant, Zahlungsempfängercode, Zahlungslieferant (Normaler Zahlungsempfängerstandort), Bezugsstandort.
- Wertstellungstage
- Wählen Sie die Anzahl von Tagen aus, die zum berechneten Skontodatum addiert werden sollen.
- Flexible Bedingungen
- Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn die Rechnung flexiblen Bedingungen unterliegt.
- Skontieren
- Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um die Vorteile für die Anwendung eines Rabatts oder Zahlung einer Rechnung zu vollen Bedingungen abhängig von den Zinserträgen aus den Beträgen zu berechnen. Der erforderliche Referenzzinssatz wird im Lieferantendatensatz angegeben.
- Autorisierungscode
- Wählen Sie einen Autorisierungscode aus, um die Rechnung oder einen Teil des Kreditoren-Prozesses zu genehmigen.
- Diversitätscode
- Wählen Sie einen Code aus, um eine Kategorie von Diversitätseinkauf auszuweisen.
- Abgrenzungscode
- Geben Sie den Abgrenzungscode an.
- Einbehaltabgrenzungscode
- Wählen Sie einen Abgrenzungscode von Rechnungen, Zahlungen und Verteilungen für Lieferantenvereinbarungen mit Einbehalt aus. Wenn das Feld auf Rechnungsstufe angegeben wird, überschreibt der Code den Einbehaltabgrenzungscode auf Firmen- und Prozessstufe.
- Grundcode
- Geben Sie einen Grundcode an.
- Referenzart
- Wählen Sie eine Rechnungsreferenz aus, um die Art von Nummer anzugeben, die der Lieferant für Verweise auf die Rechnung bereitstellt.
- Rechnungsersteller
- Geben Sie die Adresse des Rechnungserstellers an.
- Rechnungseingangsdatum
- Geben Sie das Datum an, an dem die Rechnung für die Verarbeitung in der Lösung "Kreditoren" eingegangen ist.
- Zertifizierungsnummer
- Geben Sie die Zertifizierungsnummer an.
- Zertifizierungsdatum
- Wählen Sie das Zertifizierungsdatum aus.
- Referenz
- Geben Sie eine Benutzerreferenz an, die mit der Rechnung verwaltet werden soll.
- Rechnungsempfänger
- Geben Sie die Rechnungsadresse an.
- Bezugsstandort
- Wählen Sie den Lieferanten aus, bei dem eingekauft werden soll.
- Einzelhandelsbetrag
- Geben Sie den Einzelhandelsbetrag an.
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Geben Sie auf dem Tab Zahlung folgende Informationen an:
- Cashcode
- Wählen Sie einen gültigen Cashcode für die Rechnungszahlung aus. Dieser Code stellt ein Bankkonto dar. Wenn dieses Feld leer ist, wird einer der Cashcodes verwendet, der einem dieser Datensätze zugewiesen ist:
- Zahlungsempfängerstandort
- Lieferant
- Lieferantenklasse
- Prozessstufenfirma
- Zahlungsgruppe
- Standardeinnahmencode
- Wählen Sie einen Einnahmencode für die Rechnung aus. Ein Einnahmencode definiert eine Rechnung als meldepflichtige Einnahmen für den Lieferanten.
- Meldepflichtiger Einnahmenbetrag
- Geben Sie einen meldepflichtigen Betrag auf der Rechnung an. Wenn dieses Feld leer ist, ist der meldepflichtige Betrag gleich dem Rechnungsbetrag minus Rabatt.
- USt-Zahlungsaufteilung
- Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn die Rechnung für die USt-Aufteilungszahlung zulässig ist. Der Betrag der USt-Aufteilung wird in den Zahlungsausgabedateien berücksichtigt.
- Zahlungscode
- Wählen Sie einen gültigen Zahlungscode für die Rechnungszahlung aus. Dieser Code stellt die Art der Bar- oder Wechselzahlung dar. Wenn dieses Feld leer ist, wird der Zahlungscode verwendet, der dem Zahlungsempfängerstandort, dem Lieferanten, der Lieferantenklasse oder der Zahlungsgruppe zugewiesen wurde.
- Lieferantenzahlungsbetrag
- Geben Sie den Betrag an, den der Lieferant als Zahlung für die Rechnung erwartet.
- Währung
- Geben Sie die Zahlungswährung des Lieferanten an.
- Zahlungspriorität
- Geben Sie eine Zahlungspriorität an.
- Rechnungsgruppe
- Sie können der Rechnung eine benutzerdefinierte Rechnungsgruppe zuweisen, mit der Rechnungen zur Zahlung ausgewählt werden können. Wenn dieses Feld leer ist, wird die Rechnungsgruppe verwendet, die dem Zahlungsempfängerstandort oder dem Lieferanten zugewiesen ist.
- Sekundäre Einbehaltung
- Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn die Verwendung von sekundären Einbehaltungscodes für die Rechnung erforderlich ist.
- Separate Zahlung
- Wählen Sie aus, ob eine individuelle Zahlung für diese Rechnung erstellt werden soll. Wenn Sie diese Option nicht auswählen, wird mit Elektronische Zahlungserstellung oder Wechselerstellung ein einziges Zahlungsformular erstellt, um alle Rechnungen für denselben Lieferanten zu bezahlen.
- Sofort zahlen
- Wählen Sie aus, ob die Rechnung unabhängig vom Fälligkeitsdatum zur sofortigen Zahlung geplant werden soll. Die Zahlung wird vorgenommen, wenn Sie Barmittelbedarf oder Wechselerstellung ausführen.
- Anlage
- Wählen Sie aus, ob die Zahlung für diese Rechnung eine Anlage erfordert. Wenn Sie diese Option auswählen, können Sie Zahlungen gruppieren, die Anlagen erfordern, wenn Sie "Barmittelbedarf" ausführen.
- Zahlungsnummer
- Zum Erstellen eines vom Lieferanten ausgestellten Wechsels geben Sie die Wechselzahlungsnummer an.
Zum Erstellen einer manuellen Zahlung für die Rechnung geben Sie die Zahlungsnummer an. Wenn angegeben, muss der Zahlungscode ein gültiger Bar- oder Wechselzahlungs-Transaktionscode sein, der in der Lösung Liquiditätsmanagement für die manuelle Zahlung definiert wurde. Wenn der Zahlungscode die Reservierung einer manuellen Zahlung erfordert, muss die Zahlungsnummer in Reservierung manuelle Zahlung reserviert werden.
Wenn Sie Informationen zur manuellen Zahlung definieren, kann über die manuelle Zahlung nur diese eine Rechnung bezahlt werden. Die Rechnung muss eine Basiswährungsrechnung sein. Nachdem Sie die Rechnung freigegeben haben, können Sie die Zahlungsinformationen nicht mehr manuell ändern.
Verwenden Sie Barzahlungsregister oder Wechselerfassung für folgende Aktionen:
- manuelle Zahlung für mehrere Rechnungen erstellen
- manuelle Zahlung für Basiswährungsrechnung erstellen oder
- mehrere Rechnungen auf eine Zahlung anwenden.
- Datum
- Wenn Sie eine Zahlungsnummer für eine Barzahlung angeben, geben Sie das Zahlungsdatum an. Wenn Sie eine Zahlungsnummer für eine Wechselzahlung angeben, geben Sie das Fälligkeitsdatum der Wechselzahlung an.
- Betrag
- Wenn Sie eine Zahlungsnummer angeben, geben Sie den Betrag der Zahlung an. Der Zahlungsbetrag muss gleich dem Rechnungsbetrag oder dem Rechnungsbetrag minus aller vorhandenen Rabattbeträge sein.
- Wiederholungsintervall
- Wählen Sie das Intervall der Rechnungsverarbeitung aus.
- Anzahl Wiederholungen
- Geben Sie die Anzahl der Verarbeitungswiederholungen an.
- Bankanweisungen
- Geben Sie Bankanweisungen an, um alle auf dem Lieferanten oder dem Lieferantenstandort festgelegten Bankanweisungen zu überschreiben.
- Klicken Sie auf Speichern.