Vorschüsse in Projektverträgen

Ein Vorschuss ist eine Gebühr zur Absicherung einer Leistung. Vorschüsse kommen in Vorfakturierungs- oder Einzahlungsszenarien zur Anwendung. Eine Vorschussrechnung wird erstellt, damit Mittel zu Beginn eines Vertrags vereinnahmt werden können. Nach Abschluss der Arbeit wird eine Rechnung über den tatsächlichen Aufwand generiert. Der Vorschuss wird mit dem Rechnungsbetrag verrechnet, wodurch der geschuldete Rechnungsbetrag reduziert wird.

Vorschüsse können mit der ersten Rechnung, mit der letzten Rechnung, mit einer bestimmten Rechnung oder mit mehreren Rechnungen verrechnet werden. Vorschüsse können als Betrag oder Prozentsatz der Summe verrechnet werden.

Ein Vertrag kann mehrere Vorschüsse umfassen. Beispiel: Am Anfang eines Vertrags wird eine Vorschussrechnung generiert. Nachdem der Vorschuss ausgeschöpft ist oder vollständig verrechnet wurde, kann eine neue Vorschussrechnung generiert werden. Ähnlich wie Projektmeilensteine kann ein Vorschuss auf alle Projektausgaben oder auf ein bestimmtes Buchungsprojekt angewendet werden.

Beispiel: Eine Firma verlangt, dass am Vertragsanfang ein Pauschalbetrag gezahlt wird. Nach Abschluss der gesamten fakturierbaren Arbeit wird der Vorschuss verrechnet, sodass die Rechnungsbeträge verringert werden.

Der Vorschuss gilt nicht als verdienter Ertrag, d. h. er ist eine Verbindlichkeit für noch nicht ausgeführte Arbeiten. Nachdem die Arbeit ausgeführt und die Leistungsverpflichtungen erfüllt wurden, kann der Erlös erfasst werden.

Ein Projektvorschuss darf den Betrag der Finanzierungsquelle nicht überschreiten. Wenn der Vorschuss erstellt wird, wird der Vorschussbetrag mit dem verbleibenden finanzierten Saldo aktualisiert. Wenn im Vertrag ein Höchstbetrag angegeben wird, wird bei der Erstellung des Vorschusses keine Aktualisierung für diesen Betrag vorgenommen.

Wenn die Vorschussregel nur für das Vorschussprojekt gültig ist, wird der Vorschussbetrag bei der Generierung der Vorschussrechnung aktualisiert. Wenn der Vorschussbetrag größer ist als das Fakturierungsmaximum, wird der Rechnungsbetrag des Vorschusses gemäß dem Fakturierungsmaximum berichtigt. Wenn die Vorschussregel für alle Projekte gilt, wird bei der Generierung der Vorschussrechnung keine zusätzliche Aktualisierung vorgenommen.

Projektvorschüsse werden mit einer Rechnung aus dem verfügbaren Betrag verrechnet oder teilweise mit dem nächsten verrechneten Betrag oder dem nächsten verrechneten Prozentsatz verrechnet.

Diese Liste enthält Informationen zu den Feldern "Nächster verrechneter Betrag" und "Nächster verrechneter Prozentsatz":

  • Wenn Transaktionen aus einer Rechnung entfernt werden, können Sie den Vorschuss erneut verrechnen. Bei den verrechneten Vorschusspositionen handelt es sich normalerweise um die letzten Positionen in den Rechnungspositionsdetails. Sie werden mit einer blauen Warnung angezeigt
  • Wenn die Vorschusspositionen nach dem Löschen von Transaktionspositionen einen Nullbetrag enthalten, können Sie den Vorschuss erneut verrechnen. Die Aktion "Vorschuss neu verrechnen" ist nicht verfügbar, wenn die nächsten verrechneten Felder verwendet werden.