التطبيق التلقائي باستخدام أسلوب الخوارزمية
يستخدم أسلوب الخوارزمية العمليات التالية لتطبيق النقد:
- المطابقة واحد لواحد
- تجميع الفواتير
لا ينطبق أسلوب الخوارزمية على الفواتير المطبقة جزئيًا ولا يعالج المذكرات الدائنة والمدينة. والخصومات غير قابلة للتطبيق. ويمكنك استخدام هذا الأسلوب فقط لعملاء الصنف المفتوح.
شروط المعالجة
بالنسبة إلى مطابقة الواحد لوحد، فإن الفارق بين مبلغ الدفع ومبلغ الفاتورة يجب أن يكون في نطاق مبلغ الفرق المحدد في حقل الفرق في تدقيق تطبيق النقد التلقائي. وإذا كان الفارق بين مبلغي الدفع والفاتورة أقل من أو يساوي الفرق، فإن التطبيق التلقائي يأخذ مجراه. وينطبق الفرق على مطابقة الواحد لواحد فقط. ونظرًا لأن العملية تقارن مبالغ المعاملة في أثناء أسلوب الخوارزمية، فإن الفروق تكون قابلة للتطبيق ويتم إنشاء سجلات تسوية مع السجل المطبق.
يتم إنشاء سجل تسوية بواسطة النظام لمبلغ التسوية الذي يزيد أو يقل عن الحد. وإذا تكن هناك مطابقة واحد لواحد، فإن العملية تقوم بجمع ما يصل إلى أقدم خمسة فواتير معًا إذا كان الإجمالي مساويًا لمبلغ الدفع. ولا يمكن أن يتجاوز أقصى مجموع للفواتير العدد الأقصى للفواتير المحددة في تدقيق تطبيق النقد التلقائي. والفرق يكون غير قابل للتطبيق في أثناء تجميع الفواتير. ويجب أن تطابق الفواتير التي تم تجميعها مبلغ الدفع وبالتالي فإنه لا يتم إنشاء أي سجلات تسوية.
عميل الأصناف المفتوحة
يوضح هذا المثال كيف تقوم عمليات تدقيق تطبيق النقد التلقائي بفتح السجلات لعميل أصناف مفتوحة. فرضًا أن العميل يمتلك خيارات المعالجة التالية:
| خيارات المعالجة | القيمة |
|---|---|
| الفرق | 10.00 |
| الحد الأقصى للفواتير | 3 |
| مجموعة | 2 |
يتم تخزين كل من الفاتورة والمذكرات المدينة حسب تواريخ دفتر الأستاذ العمومي:
| رقم المعاملة | تاريخ دفتر الأستاذ العمومي | مبلغ مفتوح |
|---|---|---|
| P 101 | 10/17/2016 | 200.00 |
| P 105 | 10/21/2016 | 250.00 |
| P 102 | 10/30/2016 | 100.00 |
| C 201 | 10/27/2016 | 70.00 |
| C 202 | 11/05/2016 | 140.00 |
| I 301 | 10/10/2016 | 150.00 |
| I 302 | 10/14/2016 | 90.00 |
| D 401 | 10/22/2016 | 40.00 |
| I 303 | 10/29/2016 | 100.00 |
| D 402 | 11/03/2016 | 100.00 |
| I 304 | 11/07/2016 | 200.00 |
يُطبِّق أسلوب الخوارزمية أقدم دفع مفتوح على أقدم صنف مفتوح أو تجميع لأصناف مفتوحة. تتم مقارنة أقدم دفع مفتوح، وهو الدفع 101 (200.00)، بأقصى عدد من الفواتير المفتوحة الأقدم التالية:
- الفاتورة 301 (150.00)
- الفاتورة 302 (90.00)
- الفاتورة 303 (100.00)
لا تحدث أي مطابقة واحد لواحد لأن مبالغ كل من الدفع والفاتورة الفردية مختلفة بما يزيد عن الفرق (10.00). وعلى الرغم من أن الفاتورة الرابعة، وهي الفاتورة 304 (200.00)، تشتمل على نفس مبلغ الدفع 101 (200.00)، إلا أنه لم يتم تطبيقها لأن العمل حدد أن يكون العدد الأقصى للفواتير هو ثلاثة.
- تتم مقارنة نفس مبالغ الفواتير الثلاثة بمبلغ الدفع في مجموعات من اثنين. ونظرًا لأنه لا توجد مجموعة متطابقة مع الدفع 101 (200.00)، فإنه يتم تجاوز الدفع.
- أقدم دفع مفتوح تالي، وهو الدفع 105 (250.00)، تتم مقارنته بأقدم فواتير مفتوحة؛ وهي الفاتورة 301 (150.00)، والفاتورة 302 (90.00)، والفاتورة 303 (100.00).
لا تحدث أي مطابقة واحد لواحد لأن مبالغ كل من الدفع والفاتورة الفردية مختلفة بما يزيد عن الفرق (10.00). تتم مقارنة نفس مبالغ الفواتير الثلاثة بمبلغ الدفع في مجموعات من اثنين.
على الرغم من أن المجموعة التي تضم الفاتورة 301 (150.00) والفاتورة 302 (90.00) موجودة في نطاق الفرق (10.00) ويتم مقارنتها بالدفع 105 (250.00)، إلا أنه لا يحدث تطبيق لأن الفرق لا ينطبق في أثناء تجميع الفواتير. ويتم تجميع الفاتورة 301 (150.00) والفاتورة 303 (100.00) لمطابقة الدفع 105 (250.00) مطابقة تامة، وهو ما يؤدي إلى إنشاء سجلين مُطّبقين (150.00 و100.00) للفاتورتين المطبقتين بالكامل 301 (150.00) و303 (100.00).
أقدم دفع مفتوح تالي، وهو الدفع 102 (100.00)، تتم مقارنته بالفاتورتين المتبقيتين، وهما الفاتورة 302 (90.00) والفاتورة 304 (200.00). ويحدث التطبيق لأن الفارق بين الدفع 102 (100.00) والفاتورة 302 (90.00) يقع في نطاق الفرق (10.00). ويتم تطبيق السجل المطبق (90.00)، بما في ذلك التسوية 10.00، وسجل التسوية (10.00) للفاتورة 302 (90.00) المطبقة بالكامل.