إعداد تقارير عن الجهد المبذول والشهادات

تقرير الجهد المبذول هو كشف يُوثق أن توزيع كشف الرواتب يعكس الجهد المبذول بدقة. إعداد تقارير عن الجهد والشهادات هما مطلبان لمعظم الأبحاث التي تمت رعايتها. ويجب على المؤسسات أن تُوثق للجهات الراعية لديها الجهد المبذول في المشروعات المختلفة. ينطبق إعداد تقارير الجهد المبذول على الموظفين العاملين في المشروعات التي تمت رعايتها. ويجب أن يساوي الجهد نسبة 100% للموظف والفترة ليتسنى توثيقه.

تحتوي هذه القائمة على أنواع الجهد الذي يمكن توثيقه:

  • الجهد الإلزامي: معدل الوقت المخصص المنح لموظف المشروع المحدد.
  • الجهد المخطط: القيمة الافتراضية للجهد الإلزامي هي الجهد المخطط. الجهد المخطط هو مقدار الوقت الذي يخطط أن يقضيه موظف المشروع في أداء المهام في المشروع الذي تمت رعايته. ويُستخدم الجهد المخطط كأساس لمبالغ التزام الراتب.
  • الجهد الفعلي: نسبة الوقت المنقضي في مشروع. يتم التعبير عن القيمة كنسبة مئوية لإجمالي الوقت المقضي في تنفيذ مهام أحد المؤسسات لفترة إعداد التقارير. الجهد الفعلي هو حقل مشتق يتغير أثناء معالجة كل فترة عمل.
  • الجهد الموثَّق: تعكس عملية توثيق الجهد الذي تم إعداد تقرير عنه للموظفين العمل الفعلي المُنفذ. شهادة الجهد هي التحقق أن نسبة 100% من الجهد مخصصة لفترة إعداد التقارير. يتعين أن تكون نسبة الجهد لفترة إعداد التقارير مساوية لنسبة 100%.

يتم توزيع العمل بشكل عام على جدول أو فترة إعداد التقارير التي تم دمجها مع فترة كشف الرواتب. والجهد موثق لعدة فترات كشف الرواتب. وتُحدَّد جداول العمل بشكل عام على أنها أسبوعية أو كل أسبوعين أو نصف شهرية أو شهرية. ويتم تحديد جداول الجهد بشكل عام كربع سنوية أو نصف سنوية. كل النسب المئوية هي متوسط النسب المئوية من سجلات توزيع العمل المُعالجة. يُعرض توزيع العمل لكل فترة وعدد فترات العمل الموجودة في فترة الجهد في نموذج الشهادة. على سبيل المثال، يتم توزيع عمل الموظف شهريًا، ويكون الجهد موثقًا بشكل ربع سنوي. وبعد ذلك تُضاف النسب المئوية الفعلية لتوزيع العمل إلى بعضها وتُقسَّم على 3. ويُعرَض متوسط النسبة المئوية الفعلية حسب المشروع ليتم توثيقها. ويجوز أن يكون متوسط النسبة المئوية الفعلية أقل من 100%. ويجب أن تكون نسبة الجهد لفترة الجهد 100% للتوثيق.

توجد قيمة في علامة التبويب توزيع عمل مشروع الترحيل تُشير إلى ما إذا كان مشروع الترحيل يتطلب توثيق الجهد أم لا. تكون القيمة الافتراضية هي لا. ويُعرض الحقل مثل عمود "الشهادة مطلوبة" في نماذج شهادة الجهد. ويُشار إلى المشروعات التي تتم رعايتها فيدراليًا وتتطلب شهادة جهد بواسطة العمود. ويُعرض العمود المشتق "الشهادة مطلوبة" في قائمة فترات الجهد المفتوحة. وتُعرض القيمة نعم إذا كانت أي شهادة جهد لمشروع أو لمهمة مطلوبة. بعد فتح شهادة الجهد للفترة، يُعرض عمود للمشروع للإشارة إلى ما إذا كانت الشهادة مطلوبة أم لا.