حالات تسامح المطابقة
تستخدم المؤسسة حالات تسامح المطابقة لتحديد اختلاف مقبول بين مبالغ الفاتورة والاستلام/أمر الشراء. تم إعداد حالات التسامح لكل قاعدة، للمطابقة ومراسلة مراجعة أمر الشراء ومراسلة التسوية والخدمة. يتم تحديد حالات التسامح لجميع قواعد المطابقة لأتمتة عملية المطابقة. تحدد التفاوتات المسموحة للمراسلة متى تحدث مراسلة التسوية ومراسلة الخدمة من نوع الكمية ومراسلة الخدمة من نوع المبلغ.
تتيح حالات التسامح مطابقة المعاملات عندما لا تتضمن كميات ومبالغ مطابقة دقيقة. وبدون حالات تسامح المطابقة، يلزم تدخل المشغِّل في كل معاملة لا تحتوي على مطابقة دقيقة. لتجاهل الفرق، قم بإعداد مبلغ التسامح أو النسبة المئوية لمبلغ الفاتورة في كل قاعدة مطابقة. يتم تحديد التفاوتات المسموحة للمبالغ أو النسب المئوية الأقل من أو الأعلى من المقارنة بين مبلغ الفاتورة ومبلغ أمر الشراء/الاستلام. في حالة اختلاف أمر الشراء/الاستلام والفاتورة بهذا المبلغ أو مبلغ أقل، ستتم مطابقة الفاتورة. في حالة تحديد مبلغ ونسبة مئوية تُقدر بصفر مع اختلاف أمر الشراء/الاستلام والفاتورة، لا يمكن مطابقة الفاتورة دون تدخل.
عند إعداد حالات تسامح المطابقة، حدد من بين الخيارات التي تحدد كيفية معالجة الفرق بين مبالغ الفاتورة وأمر الشراء/الاستلام فيما يتعلق بتسامح النسبة المئوية والمبلغ:
- الخيار "و"
في حالة وقوع اختلاف الفاتورة خارج التفاوت المسموح للنسبة المئوية والمبلغ، فإن المطابقة لا تحدث.
على سبيل المثال، قم بتعيين تسامح المبلغ إلى 5.00 دولارات وتسامح النسبة المئوية إلى 10%. ويكون الاستلام لمبلغ 100 دولار والفاتورة 111 دولارًا. وبالتالي، فإن اختلاف الفاتورة هو 11.00 دولارًا. لا تحدث المطابقة لأن اختلاف الفاتورة البالغ 11.00 دولارًا يتجاوز التفاوت المسموح للمبلغ (5.00 دولارات) والتفاوت المسموح للنسبة المئوية (10% أو 10.00 دولارات).
- الخيار "أو"
في حالة وقوع اختلاف الفاتورة خارج التفاوت المسموح للنسبة المئوية أو المبلغ، فإن المطابقة لا تحدث.
على سبيل المثال، قم بتعيين تسامح المبلغ إلى 5.00 دولارات وتسامح النسبة المئوية إلى 10%. ويكون الاستلام لمبلغ 100 دولار والفاتورة 106 دولار. وبالتالي، فإن اختلاف الفاتورة هو 6.00 دولارات. لا تحدث المطابقة لأن اختلاف الفاتورة يقع خارج أحد التفاوتات المسموحة، ويقدر التفاوت المسموح للمبلغ بـ 5.00 دولارات.
من الأسباب المحتملة وراء عدم مطابقة الفاتورة والاستلام تمامًا مشاكل الاستلام وأخطاء التسعير وأخطاء إدخال البيانات. يمكن معالجة فرق التسامح بأي من الطريقتين التاليتين: سداد الفاتورة بالكامل أو تكلفة مستردة للمورّد بالفرق الموجود بين الفاتورة والإيصال. يتم إنشاء الاسترداد تلقائياً.
بالنسبة لقاعدة مطابقة التفاصيل: في حالة تحديد قاعدة المطابقة لاستخدام تكلفة الوحدة بالمقارنة بمبالغ التسامح، فيتعين مساواة كمية الاستلام لكمية الفاتورة.
في مطابقة التفاصيل، يتم استخدام التفاوتات المسموحة في صنف بند الوحدة أو صنف البند الإجمالي. ضمن مطابقة الفاتورة، يتم تطبيق التفاوت المسموح عند ترويسة الفاتورة. بشكل عام، تكون التفاوتات المسموحة لمطابقة الفاتورة أكثر إحكاماً من التفاوت المسموح لمطابقة التفاصيل. علاوة على التفاوتات المسموحة لفروق المبلغ، هناك اختلافات التفاوت المسموح للوحدة لمعظم العمليات.