إعداد دفتر أستاذ المشروع
يتضمن إعداد دفتر الأستاذ العمومي المهام التالية:
- مجموعة المؤسسة
- مجموعة مؤسسة التمويل
- التقويمات
- الكيانات المحاسبية
- الحسابات
- مخطط الحسابات
- دفاتر الأستاذ
- العملة
- مؤسسة الموارد البشرية والموظفون
تتم صيانة مؤسسات الموارد البشرية والموظفين في الموارد البشرية العمومية. راجع دليل إدارة الموارد البشرية العمومية لتعليمات الإعداد.
راجع إعداد دفتر الأستاذ العمومي لإنشاء هذا الإعداد:
- التسلسل الهرمي لمخطط المشروع: مخطط حسابات بسيط لإعداد التقارير والموازنات.
- دفتر أستاذ المشروع: للمعاملات الخاصة بالمشروع.
- أساس إعداد تقارير المشروع لإعداد التقارير والموازنات.
نوصي بإنشاء أساس تقارير مشروع واحد أو أكثر لإعداد التقارير. فأساس إعداد تقارير المشروع مطلوب لموازنات المشروع وإعدادات تقرير المشروع. إذ يحدد أساس إعداد التقارير البُنى المضمّنة في الموازنة. وتتضمن البُنى الوحدات المحاسبية والحسابات والمشاريع وفئات الحسابات. وإذا لم تقم بتضمين وحدة محاسبية أو حساب في أبعاد الموازنة الخاصة بك أو تحرير الموازنة، فستظل البُنى مستخدمة. ويتم استخدام البُنى لتحديد المعلَّمات التي تستخدم حسابات والوحدات المحاسبية لها. ويتم استخدام الوحدات المحاسبية والحسابات لتحديد الالتزامات والرهونات والقيم الفعلية عند حساب إجمالي الالتزامات. فعلى سبيل المثال، يمكنك إنشاء تسلسل هرمي لمخطط مشروع لا يتضمن حساب أرباح محتجزة غير موزعة. ويتم بعد ذلك تعيين مخطط المشروع لأساس إعداد التقارير، والذي يقيد الحسابات المرتجعة في تقارير المشروع.
نوصي بإنشاء مخطط حسابات مشروع للحسابات التي تحتوي على حسابات المشروع. ويمكن أن يتضمن مخطط الحسابات النفقات والإيراد واستحقاق المفوتر/غير المكتسب واستحقاق المكتسب/غير المفوتر وأصل العمل قيد التقدم. وتكون البنية مشابهة لبنية فئة الحساب.
إعداد المقبوضات
قبل استخدام فوترة المشروع والإيراد أو محاسبة المنح، يجب عليك إنهاء إعداد المقبوضات.
يتطلب تمويل المشروع بواسطة مانحين أو عملاء خارجيين إعداد عميل لشركة المقبوضات. هذه الحقول مطلوبة لإنشاء عقود في دفتر أستاذ المشروع:
- شركة المقبوضات، بما في ذلك معلومات علامة التبويب المشاريع
- عميل المقبوضات
- مستوى عملية المقبوضات
- رمز حساب المقبوضات
تمويل المشروع
يتم إعداد تمويل المشروع باستخدام إعداد البُعد المالي 2 أو بُعد المستخدم. لـ فوترة المشروع والإيراد أو محاسبة المنح، حدد فوترة المشروع في علامة التبويب الخيارات في مجموعة مؤسسة التمويل. ويجب أن تستخدم البُعد المالي 2 لإعداد بنية تمويل المشروع. ويُستخدَم البُعد المالي 2، تمويل المشروع، مع دفتر أستاذ المشروع لحفظ مصادر تمويل المشروع. مصادر تمويل المشروع هي عملاء ومانحين.
لا يستطيع المستخدمون رؤية أي ارتباطات أو أصناف قوائم لتمويل المشروع في إعداد المشروع حتى إنشاء بنية بُعد. ويتم إنشاء بُنى الأبعاد في مجموعة مؤسسة التمويل.
يتم إعداد أسلوب فوترة عقد المشروع عند مستوى عقد المشروع. ويمكن تجاوز أسلوب الفوترة عند مستوى مشروع الترحيل وعند مستوى بُعد المستخدم أو الحساب. يمكنك تحديد مستوى تجاوز الفوترة في علامة التبويب الخيارات في مجموعة مؤسسة التمويل.
يتم تحديد قواعد فوترة العقد، بما في ذلك أسلوب الفوترة ونسبة الزيادة وحالة الضريبة وحساب الإيراد أو فئة حساب الإيراد في عقد المشروع. وفي حالة عدم وجود تجاوز، يتم استخدام قواعد الفوترة تلك بواسطة كل مشاريع الترحيل القابلة للفوترة والنفقات تحت العقد:
- أسلوب فوترة عقد المشروع
- النسبة المئوية للزيادة
- معدل الفاتورة
- حالة الضريبة
- حساب الإيراد أو فئة الحساب للإيراد
يمكنك تجاوز قواعد الفوترة وحسابات الإيرادات أو فئة حساب الإيراد عند مستوى مشروع الترحيل. وتتضمن الحقول أسلوب الفوترة ونسبة الزيادة، وحساب الإيرادات أو فئة حساب الإيراد، وبنية تمويل الإيرادات وحالة الضريبة ورمز الضريبة. ويتم استخدام التجاوز لاحتساب المبالغ القابلة للفوترة ومبالغ الضريبة وترحيلات دفتر اليومية لمشاريع الترحيل. وتستخدم كل مشاريع الترحيل والنفقات المعلمات المعيَّنة لعقد المشروع أو مصدر تمويل المشروع إذا تم استيفاء الشروط التالية:
- أنها محددة كقابلة للفوترة ومؤهلة لمصدر تمويل المشروع.
- لم يتم تحديد أي تجاوزات لها.
يمكنك تجاوز قواعد الفوترة وحسابات الإيرادات أو فئة حساب الإيراد عند مستوى حساب تكلفة المشروع. وتتضمن حقول التجاوز أسلوب الفوترة ونسبة الزيادة، وحساب الإيرادات أو فئة حساب الإيراد، وبنية تمويل الإيرادات وحالة الضريبة ورمز الضريبة. ويتم استخدام التجاوز لاحتساب المبالغ القابلة للفوترة ومبالغ الضريبة وترحيلات دفتر اليومية لمجموعة البُعد ومشروع الترحيل هذه. يعتمد الحقل الرئيسي لتجاوز الفوترة على بُعد تجاوز الفوترة المحدد في مجموعة مؤسسة التمويل.
التسلسل الهرمي للمشروع
يمثل المشروع محاولة مؤقتة تم القيام بها لإنشاء خدمة أو منتج فريد. على سبيل المثال، رأس مال أو قابل للفوترة أو منحة أو مشروع داخلي.
- تكون المشروعات مؤقتة بالطبيعة ولها تاريخ بدء وانتهاء.
- تحتوي المشاريع على بنية تقسيم عمل أو بنية تشغيلية. على سبيل المثال، مشروع أو مرحلة أو مهمة.
- تتضمن المشاريع موظفين، بما في ذلك تعيينات الموظفين والشخص المسؤول.
تُحدد المشاريع في تسلسل هرمي أصلي/فرعي ضمن بنية مشروع. ويمكنك إعداد بُنى مشاريع متعددة. ويجب تحديد بنية مشروع كبنية مؤسسة. تحدد بنية المؤسسة تواريخ المشروع والشخص المسؤول ومعرف الميزانية ومعلومات الفوترة. وتكون بنية المؤسسة هي بنية المشروع الافتراضية في أسس إعداد التقارير.
من مجموعة مؤسسة التمويل، يمكنك إعادة تسمية بطاقة التعريف الافتراضية -المشروع- إلى بطاقة تعريف تعكس البنية التي تستخدمها، مثل النشاط. ونستخدم بطاقة التعريف الافتراضية -المشروع- لغرض هذا الدليل. إذا قمت بتغيير الاسم في مجموعة مؤسسة التمويل، فسيتم تغيير الاسم في كل النماذج ذات الصلة.
يتم حفظ كل تسلسل هرمي للمشروع في بنية مشروع. ويمكن أن يتضمن مشروعك عدد غير محدد من مستويات المشروع في بنية من الرئيسي إلى الفرعي. يمكنك تحديد عقد مشروع عند أي مستوى ملخص من بنية المؤسسة إذا تم تحديد فوترة المشروع في مجموعة مؤسسة التمويل.
يمثل المستوى طبقة في التسلسل الهرمي للمشروع. على سبيل المثال، قد يتضمن التسلسل الهرمي للمشروع ثلاثة مستويات: مشروع أو مرحلة أو مهمة. المشروع هو العقدة الرئيسية للمرحلة والمرحلة هي العقدة الرئيسية للمهمة. ويمثل كل مستوى جزءًا من المستوى السابق له أو يقدم له التقارير. يجب أن يكون لكل مشروع اسمًا فريدًا يتكون من 25 حرفًا رقميًا كحد أقصى. ولا يمكنك تغيير اسم المشروع بعدما تقوم بتحديده.
تستخدم المشاريع لتحديد التسلسل الهرمي للمشروع. وعندما تقوم بتحديد مشاريع على مستويات مختلفة، تقوم بإنشاء بنية تمثل تقسيم بنية عمل المشروع أو عرض تشغيلي للمشروعات. وتقوم أنت بتحديد نوعين من المشاريع:
- تُستخدم مشاريع الترحيل لترحيل إدخالات دفتر اليومية. وتكون مشاريع الترحيل هي أدنى مشاريع فرعية في أي فرع من بنية المشروع. ولا يمكنك تحديد مشاريع فرعية إضافية تحت مشروع ترحيل. مشاريع القيد تستخدم رمز المشروع المحدد في بنية التمويل عند إنشاء إدخالات دفتر اليومية.
- يتم استخدام مشاريع الملخص لتلخيص نشاط المشاريع الفرعية للدمج وإعداد التقارير.