إنشاء شركة مطابقة
قم بإنشاء شركتك المطابقة بتعيين جدول مطابقة وخيار مجمع لشركة. وعيِّن خيارات الخصم والحسابات المتنوعة، ثم عيِّن خيارات المراسلة.
- حدد الماليات > المدفوعات > إعداد المطابقة > شركات المطابقة.
- انقر فوق إنشاء.
- حدد الشركة وقم بتقديم اسم.
-
من علامة التبويب الصفحة الرئيسية، حدد المعلومات التالية:
- جدول المطابقة
- حدد جدول مطابقة يحتوي على مجموعات القواعد الخاصة بمعالجة المطابقة.
- خيار مجمع
- حدد مجمعاً مطابقاً وهو عبارة عن مجموعة من الفواتير وإيصالات الاستلام الخاصة بالمطابقة. يحدد خيار المجمع مجموعة من إيصالات الاستلام/أوامر الشراء والفواتير لاستخدامها للمطابقة. كلما زادت خيارات المجمع المحددة التي حددتها، قل عدد الفواتير وإيصالات الاستلام في مجمع المطابقة. خيارات المجمع هذه متوفرة:
- الشركة/المورّد: استخدمه لمطابقة فاتورة لأوامر الشراء المتعددة
- الشركة/المورّد/أمر الشراء: استخدمه لسحب الفواتير بواسطة مورّد وأمر شرء
- الشركة/المورّد/أمر الشراء/الشحن إلى: استخدمه إذا كان لديك مواقع
- التحقق من صحة أمر الشراء
- حدد خانة الاختيار هذه إذا تم التحقق من صحة رقم أمر الشراء في المطابقة. يجب أن يتم تحديد هذا الحقل لإنشاء رسائل مراجعة أمر الشراء.
- يتطلب أمر الشراء
- حدد خانة الاختيار هذه إذا كان رقم أمر الشراء مطلوبًا.
- استحقاق استلام أمر الشراء
- حدد حساب إيداع مؤقت. يتم استخدام هذا لتتبع مبلغ المخزون، والأصناف غير المخزونة والخاصة التي تم استلامها ولكن لم يتم فوترتها بعد.
- إيقاف فرق تكلفة الصنف
- حدد حساب إيداع مؤقت. يتم استخدام هذا الحساب لتعويض فرق تكلفة بين تكلفة وحدة الفاتورة وتكلفة وحدة الاستلام لصنف مخزون. يتم ترحيل هذه المعاملة في عنصر التحكم في المخزون. يتم استخدام هذه المعلومات مع مطابقة التفاصيل لأصناف المخزون فقط.
- التفاوت المسموح للفاتورة
- حدد حساب الترحيل لاستخدامه في الاختلافات بين الفاتورة وإيصال الاستلام عند مطابقة الفاتورة ومستوى مطابقة التفاصيل للحالات الخاصة.
- شطب الاستلام
- حدد الحساب لاستخدامه في شطب إيصالات الاستلام القديمة للأصناف غير المخزونة التي لا يمكن مطابقتها.
- شطب المطابقة
- حدد حسابًا لاستخدامه في شطب المبالغ التي قمت بدفعها للبضائع التي تتوقع استلامها. يشمل هذا البضائع المشطوبة عند تسوية إيصالات الاستلام.
- مطابق، لكن غير مستلم
- حدد حساب إيداع مؤقت لاستخدامه في ترحيل المبالغ التي قمت بدفعها للبضائع لكن لم يتم استلامها بعد. يُستخدم لأصناف المخزون فقط.
- أرشفة استلام المخزون
- حدد حساب الترحيل لاستخدامه في ترحيل المبالغ للأصناف التالية:
- قمت بدفع مقابل لها ولكن لا تتوقع استلامها
- قمت باستلامها ولكن لا تتوقع دفع مقابل لها
- اختلافات الرسوم الإضافية
- حدد الحساب لاستخدامه في ترحيل اختلافات الرسوم الإضافية. هذا صالح عندما تكون الرسوم الإضافية للفاتورة أكبر من الرسوم الإضافية لإيصال الاستلام/أمر الشراء عند تنفيذك مطابقة مستوى التفاصيل. ويسري ذلك على كلٍ من الرسوم الإضافية المتنوعة والرسوم الإضافية غير الشاملة للتفريغ.
يكون هذا الحقل صالحًا فقط إذا قمت باستخدام مطابقة التكلفة الإضافية.
- مطابقة اختلافات الدفع المسبق
- حدد الحساب المستخدم لترحيل مطابقة اختلافات الدفع المسبق لمعاملات مطابقة مستوى الفاتورة. يتم ترحيل التناقضات لمعاملات مطابقة مستوى التفاصيل المدفوعة مقدمًا إلى حساب إيقاف فرق تكلفة الصنف أو إلى حساب مصروفات الصنف.
يتضمن حساب هذه الاختلافات المعاملات التي يتم إغلاقها بعد تشغيل فاتورة مسبقة الدفع غير مستلمة.
- شطب أٌقل من مبلغ الفاتورة
- يتم استخدام هذا الحساب في إطار ظرفين. أثناء مطابقة مستوى الفاتورة، يتم استخدام هذا الحساب عندما يكون مبلغ الفاتورة أقل من مبلغ إيصال الاستلام. يتم ترحيل أرشيف الاستلام المفتوح إلى هذا الحساب في حالة عدم وجود فاتورة لاستلام أو إذا كان مبلغ الفاتورة أقل من مبلغ الاستلام.
يحل هذا الحساب محل حساب أرشفة استلام المخزون.
-
من علامة التبويب الخيارات، حدد المعلومات التالية:
- تقدير الخصم
- حدد ما إذا تم إنشاء استحقاقات الخصم أثناء المطابقة أو عند غلق الدفع.
- حساب استحقاق الخصم
- حدد حسابًا لاستخدامه في مطابقة استحقاق الخصم بوصفه حساب الترحيل لاستحقاق الخصم.
- لا يوجد إيصال لتفاصيل الفاتورة
- حدد أي حساب يتم استخدامه عند مطابقة فاتورة بدون استلام. هذا صالح لمطابقة تفاصيل لأصناف المخزون فقط.
- تتجاوز تفاصيل الفاتورة الإيصال
- حدد أي حساب يتم استخدامه عند مطابقة كمية الصنف في أي فاتورة يتجاوز كمية الاستلام. هذا صالح لمطابقة تفاصيل لأصناف المخزون فقط.
- نقطة مجموعة أسعار العملة
- حدد متى تم تعيين سعر العملة لأمر الشراء. يُمكنك تحديد إدخال أمر شراء، أو استلام أو فوترة.
- رمز تعليق الاسترداد تلقائياً
- حدد رمز التعليق لتعيينه إلى عمليات الاسترداد.
- تعليق المستلِم حتى يتم التحقق
- حدد ما إذا تم الاقتطاع من مطابقة بنود الاستلام التي تتطلب إجراء فحص حتى يتم الانتهاء من عملية الفحص.
- تلخيص توزيعات المخزون
- حدد ما إذا تم تلخيص التوزيعات أو تخزينها بالتفاصيل في عملية المطابقة (لا تقم بالتلخيص). يمكنك استخدام تلخيص لعرض الأصناف المفوترة والمبلغ الذي تم تحرير فواتير له.
- إلغاء فاتورة أمر الشراء
- حدد ما إذا كان يمكن إلغاء الفواتير المدفوعة.
- السماح بفاتورة بتكلفة صفرية
- حدد خانة الاختيار هذه إذا كان من الممكن تحديد فواتير التكلفة الصفرية. اترك أمر الشراء والإيصال مفتوحًا لخيار التكلفة 2 - بدون رسوم.
- تمكين الحساب الدائن لإعادة الفوترة
- حدد مربع الاختيار هذا لاستخدام الائتمان لوظيفة إعادة الفوترة. يتم استخدام وظيفة إعادة الفوترة لتصحيح الفواتير عند فوترة تكاليف الوحدة غير الصحيحة.
- مطابقة عمليات التحرير الثابتة لتأخر المذكرة
- حدد مربع الاختيار هذا لربط الفواتير بالواجهة قبل مطابقة المذكرات الدائنة.
- القيام بعمليات تحرير الموازنة للموافقة عليها
- في حالة تحديد مربع الاختيار هذا، ستتم كتابة ملاحظة على الفواتير التي لم تتجاوز عمليات تحرير الموازنة أثناء عملية الاعتماد.
- إصدار تلقائي لفاتورة تبادل البيانات إلكترونيًا
- حدد مربع الاختيار هذا إذا كان بإمكان الشركة تلقائيًا إصدار فواتير فقط لحساب مدفوعات تبادل البيانات إلكترونيًا.
- التحكم في موقع تسوية إيصالات مقيّمة
- حدد خانة الاختيار هذه في حالة تحكم الشركة في تسوية الإيصالات المقيَّمة من خلال موقع الشحن.
- تحديث تكلفة تسوية الإيصالات المقيَّمة
- حدد خانة الاختيار هذه من أجل تغيير تكلفة استلام تسوية الإيصالات المقيّمة من استلام أمر الشراء.
- شحن البضائع المرتجعة أو تعليقها
- حدد ما إذا كانت المرتجعات إلى المورّد يتم شحنها فعلياً إلى المورّد أم يتم الاحتفاظ بها في موقعك.
- مبلغ شطب مطالبة المورّد
- حدد مبلغًا لاستخدامه في تحديد ما إذا تم تبرير مرتجع إلى مورّد أم لا. تتم مقارنة المبلغ الذي حددته بقيمة التسوية أو الرفض. يتعين أن تكون قيمة التسوية أو الرفض أكبر من الحد الأدنى لمبلغ المطالبة أو تساويه لإنشاء مرتجع. يمكن تحديد هذه القيمة على مستوى الشركة والمورّد.
- نوع مطالبة المورّد
- تحديد الأسلوب الذي يتم من خلاله استيفاء المرتجع:
- حدد الاسترداد لإنشاء تكلفة مستردة لكل مرتجع
- حدد المذكرة الدائنة للانتظار للمورّد لإرسال رصيد بالعائد إليك
- حدد بدون رسوم إذا لم تستلم رصيد للمرتجع. على سبيل المثال، يتم استبدال جميع المرتجعات تلقائياً.
- رمز تعليق الاسترداد لمطالبات المورّد
- حدد رمز التعليق لتعيينه إلى الاسترداد. واستخدم هذا الحقل إذا تم إرجاع قيمة للمورّد بتكلفة مستردة وكنت تريد تعليق الاسترداد للمراجعة.
- استبدال البضائع المرتجعة
- حدد خانة الاختيار هذه لإنشاء أمر شراء تلقائي لاستبدال البضائع التي يتم إرجاعها إلى المورّد.
-
من علامة التبويب المراسلة، في قسم مراجعة تكلفة إدخال الفاتورة، حدد المعلومات التالية:
- إرسال رسائل تكلفة أمر الشراء
- حدد خانة الاختيار هذه من أجل إنشاء رسائل مراجعة أمر الشراء التي يتم عرضها عند إضافة فاتورة. ينطبق هذا إذا كان هناك تباين عندما يتم مقارنة تكلفة بند الفاتورة بتكلفة بند أمر الشراء.
- مجموعة القواعد
- حدد مجموعة القواعد لاستخدامها للتفاوتات المسموحة للمراسلة. بالنسبة لمراجعة أمر الشراء، يمكن استخدام مجموعة القواعد الخاصة بك لتحديد التفاوتات المسموحة للتكلفة الزائدة والناقصة.
إذا تم تعيين مجموعة قواعد للمورّد في المورّد، فحينئذ يتم استخدامها قبل استخدام مجموعة القواعد من الشركة. حدد نعم في حقول المراسلة لاستخدام القيمة الافتراضية.
- أمر القاعدة
- حدد القاعدة من مجموعة قواعد لاستخدامها للتفاوتات المسموحة للمراسلة.
-
في قسم مراجعة بند الخدمة، حدد المعلومات التالية:
- إرسال رسائل الخدمة
- حدد الظروف التي بموجبها يتم إنشاء رسائل خدمة لأوامر شراء الخدمة وعقود الخدمة:
- حدد مبلغ إجمالي فقط لإنشاء رسالة لخدمات نوع المبلغ عندما يتجاوز إجمالي الفواتير المتراكمة مبلغ الخدمة. يأخذ هذا في الاعتبار أي تفاوتات مسموحة تم إنشاؤها.
- حدد التكلفة والكمية الناقصة لإنشاء رسالة عندما تكون أي فاتورة مستلمة أقل من مبلع أو كمية في أمر شراء خدمة أو عقد خدمة.
- حدد الكمية والتكلفة الزائدة لإنشاء رسالة عندما تكون أي فاتورة مستلمة أكبر من المبلغ أو الكمية في أمر شراء الخدمة أو عقد الخدمة.
- حدد الكمية الزائدة أو الناقصة والتكلفة لإنشاء رسالة عن خدمات نوع المبلغ والكمية. يتم إنشاء رسالة عندما توجد فروق بالزيادة والنقص لفواتير نوع الكمية وفروق بالزيادة لخدمات نوع المبلغ. ينطبق هذا على أوامر شراء الخدمة وعقود الخدمة.
- حدد بدون رسائل لعدم إنشاء رسالة بصرف النظر عن الاختلاف في الفاتورة المستلمة وأمر شراء الخدمة أو عقد الخدمة.
- مجموعة القواعد
- حدد مجموعة القواعد لاستخدامها للتفاوتات المسموحة للمراسلة. بالنسبة لرسائل الخدمات، لا يُمكن لمجموعة القواعد لديك سوى تحديد التفاوتات المسموحة الزائدة.
- أمر القاعدة
- حدد القاعدة في مجموعة قواعد لاستخدامها للتفاوتات المسموحة للمراسلة. يجب الإشارة إلى قاعدة مطابقة التفاصيل.
-
إذا قمت باستخدام مراسلة مطابقة التسوية، فحدد هذه المعلومات في قسم مطابقة التسوية:
- التفاوت المسموح الزائد، التفاوت المسموح الناقص
- حدد نعم لنوع رسائل مطابقة التسوية للإنشاء.
المجموعات الصالحة هي:
- نعم في الحقلين
- لا في الحقلين
- تجاهل في الحقلين
- نعم في حقل واحد ولا في الآخر
إذا تم تحديد تجاهل، فسيتم إنشاء الرسالة لكن لن يتم إشعار المستخدم أنه تم إنشاء رسالة بعد أن تمت محاولة المطابقة.
- مجموعة القواعد
- حدد مجموعة القواعد لاستخدامها. بالنسبة لمراسلة مطابقة التسوية، يُمكن أن تحتوي مجموعة القواعد الخاصة بك على قواعد للتفاوتات المسموحة للكمية/التكلفة الزائدة/الناقصة.
- أمر القاعدة
- حدد أي قاعدة في مجموعة قواعد لاستخدامها للتفاوتات المسموحة للمراسلة. يجب أن تكون القاعدة قاعدة مطابقة تفاصيل.
-
إذا قمت باستخدام أتمتة العمليات، فحدد هذه المعلومات في قسم "خيارات سير العمل الإضافية".
- أيام عدم الاستلام
- حدد عدد أيام الاستلام لإرسال إشعار بعدم الاستلام.
- أيام الفاتورة غير المطابقة
- حدد أيام فاتورة غير مطابقة.
- لا يوجد خيار إشعار بالاستلام
- حدد خيار إشعار لعدم الاستلام.
- خيار إشعار بالفاتورة غير المطابقة
- حدد خيار إشعار بالفاتورة غير المطابقة.
- التاريخ الأساسي
- حدد تاريخ أساسي، إما تاريخ الاستحقاق أو تاريخ الخصم. يتم إرسال إشعار إذا كان ما يلي صحيحًا:
- التاريخ الأساسي أقل من تاريخ البرنامج بالإضافة إلى عدد أيام الاستلام.
- لا توجد عمليات استلام في مجمع المطابقة للفاتورة.
- انقر فوق حفظ.