建立匹配預付發票
必須先建立匹配預付發票，才能匹配預付發票與收貨。
- 以「匹配專員」身分登入並選取「管理發票」。
- 選取適用的標籤並按一下「建立發票」。
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在「主要」標籤上，指定以下資訊：
- 發票分錄範本
- 選取「匹配發票」。
- 採購單
- 指定採購單編號。
- 僅附加費
- 選取此核取方塊以指示發票僅適用於採購單與附加費。
- 成本元件匹配
- 選取此核取方塊以指示發票適用於貨物，而非附加費。
- 建立明細
- 選取要從採購單還是收貨自動建立發票明細。
- 發票類型
- 選取「匹配預先付款」作為發票類型。
- 預先付款方法
- 選取發票的預先付款方法。
- 應付款公司
- 指定「應付款」公司編號。如果您正在建立公司間發票，此值就代表「自」公司。在分配明細行上指定「至」公司。
- 處理層級
- 處理層級是必填欄位。如果公司只有一個處理層級，請在設定處理層級時，將其設定為預設值。設定預設值後，此欄位可以為空白。
- 廠商
- 指定廠商編號，除非您正在建立以下其中一個項目：
- 匹配發票與採購單編號，在此情況下會使用來自採購單的廠商編號。
- 單次廠商的發票，在此情況下，您必須將廠商編號保留空白。
- 發票號碼
- 指定發票號碼。公司與廠商的發票號碼必須是唯一號碼。
- 發票日期
- 指定發票日期。有關解決方案如何使用發票日期與到期日期選取付款發票的詳細資訊，可在本使用者指南的其他位置找到。
- 到期日期
- 選取到期日期或付款期限。如果您使用付款期限，則會計算到期日期與折扣資訊。如果您在「廠商位置」上定義期限代碼，則不會在發票上使用「收款方」位置期限，而是會使用「採購來源」位置中的期限代碼。
- 付款期限
- 選取到期日期或付款期限。如果您使用付款期限，則會計算到期日期與折扣資訊。如果您在「廠商位置」上定義期限代碼，則不會在發票上使用「收款方」位置期限，而是會使用「採購來源」位置中的期限代碼。
- 發票金額
- 指定發票的金額。驗證您指定的發票金額是否等於費用分配明細行的總金額。
- 貨幣
- 指定發票的貨幣。
- 應稅金額
- 指定發票的總應稅金額。如果您指定應稅金額及「稅碼」，則會根據針對「稅金」中的稅碼定義的稅率計算「稅額」。
- 稅額
- 指定發票的總稅額。如果指定稅碼，請將此欄位保留空白。稅碼用於根據為稅碼定義的稅率自動計算稅額。金額應等於總稅額分配金額。
- 稅碼
- 選取運用至發票的稅碼。系統會自動計算稅額，並建立分配明細行。如果您將稅碼指定給廠商，則可將此欄位保留空白，並使用廠商稅碼。
- 稅金調整
- 您可以指示是否在附加成本或匹配發票上置換稅金資訊。如果此欄位在匹配發票時為空白，會使用來自採購單或收貨的稅金資訊建立明細。
- 付款廠商
- 指定發票的付款廠商。這會用於將發票付款傳送至相同廠商組內的其他廠商。
付款廠商關係會置換正常廠商付款至資訊，包括收款人名稱、付款地址、收款方位置與廠商現金和付款代碼。系統會為付款廠商建立發票付款，但原始、已開發票廠商會累計付款餘額。
- 收款方代碼
- 若要將發票的付款匯款至廠商的替代匯款位置，請選取有效的收款方位置代碼。預先付款發票金額會累計至廠商的收款方位置餘額。發票付款會匯款至針對收款方位置定義的地址。如果此欄位為空白，則會使用廠商的常用收款方位置。
- 發票傳送類別
- 指定發票傳送類別。
- 應計代碼
- 指定應計代碼。
- 核准成本中心
- 指定核准成本中心。
- 核准類別
- 指定核准類別。
- 允許項目明細
- 選取是否允許將不在採購單上的項目明細新增至發票。如果您選取「True」，則可存取「雜項明細」標籤。
- 外部採購單
- 指定外部採購單。
- 過帳日期
- 指定付款過帳日期。
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在「選項」標籤上，指定以下資訊：
- 預設收入代碼
- 指定預設收入代碼。
- 可申報收入金額
- 指定報告所需的最小金額。
- 暫掛代碼
- 指定暫掛代碼。
- 發票參考
- 指定代碼參考的記帳類型。
- 多樣性代碼
- 指定多樣性代碼。
- 授權代碼
- 指定授權代碼。
- 保留款應計代碼
- 指定具有保留款之廠商協議的發票、付款與分配預設應計代碼。
- 說明
- 指定代碼的說明。
- 參考
- 指定參考。
- 稅類別
- 指定稅類別。
- 貨幣表
- 選取貨幣表。
- 功能性貨幣金額
- 指定功能性貨幣金額。
- 費率
- 指定費率。
- 國外經濟管理代碼
- 指定國外經濟管理代碼。
- ISO 語言
- 選取 ISO 語言。
- ISO 國家/地區
- 選取 ISO 國家/地區。
- 變體
- 指定變體。
- 發票收到日期
- 指定發票收到的日期。
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在「付款」標籤上，指定以下資訊：
- 現金代碼
- 選取發票付款的有效現金代碼。現金代碼代表銀行帳戶。如果此欄位為空白，則指定給以下其中一項的現金代碼為預設值：
- 收款方位置
- 廠商
- 廠商分類
- 處理層級
- 公司
- 付款組
- 付款代碼
- 選取發票的有效付款代碼。付款代碼代表一種現金付款類型，必須是現金管理解決方案中的有效現金或「匯票」付款交易代碼。如果此欄位為空白，則會使用指定給收款方位置、廠商、廠商分類或付款組的付款代碼。
- 廠商付款金額
- 指定廠商付款金額。
- 廠商付款貨幣
- 選取廠商付款貨幣。
- 付款編號
- 若要建立廠商發出的匯票，請指定匯票付款編號。
若要為發票建立手動付款，請指定付款編號。若已指定付款編號，則付款代碼必須是在現金管理解決方案中針對手動付款定義的有效現金或匯票付款交易代碼。如果付款代碼需要手動付款保留，則必須在「手動付款保留」中保留付款編號。
如果您定義手動付款資訊，則手動付款可以用於只為此個別發票付款。發票必須是基準貨幣發票。發佈發票之後，便無法變更手動付款資訊。
使用「現金付款登記簿」或「匯票分錄」執行以下任務：
- 為多張發票建立手動付款
- 為基準貨幣發票建立手動付款
- 將多張發票運用至付款
- 付款日期
- 如果您指定現金付款的付款編號，請指定付款日期。如果您指定匯票付款的付款編號，請指定匯票付款到期日期。
- 付款金額
- 如果您指定付款編號，請指定付款金額。付款金額必須等於「發票金額」或「發票金額」減去任何可用的「折扣金額」。
- 付款優先順序
- 指定付款優先順序。
- 發票組
- 將使用者定義的發票組指定給發票。此值可以用於為付款選取發票。如果此欄位為空白，則會使用指定給收款方位置或廠商的發票組。
- 單獨付款
- 選取此核取方塊以為此發票建立個別付款。如果您未選取此選項，則會建立一個付款表單以使用「付款表單建立」或「匯票建立」為相同廠商支付所有發票。
- 立即付款
- 選取此核取方塊以為發票排定立即付款，而不管到期日期是哪一天。當您執行「現金需求」或「匯票建立」時，即會發生付款。
- 附件
- 如果此發票的付款需要附件，請選取此核取方塊。如果您選取此選項，則可在執行「現金需求」時為需要附件的付款分組。
- 次要扣繳
- 如果發票需要使用次要扣繳代碼，請選取此核取方塊。
- 按一下「儲存」。