Proposta em duas etapas do evento de fornecimento
A proposta em duas etapas é utilizada para libertar eventos para proposta em que as qualificações de um fornecedor potencial devem ser estabelecidas antes de visualizar os valores da proposta. O fornecedor potencial tem de fornecer documentação que comprove que é qualificado. Se a documentação for aceite, então, o seu valor de proposta será avaliado.
Os cenários de proposta em duas etapas permite estas opções:
- O fornecedor potencial envia a proposta técnica e o preço separadamente. O preço não é enviado até que o fornecedor potencial seja informado de que a sua proposta técnica foi aceite.
- O fornecedor potencial envia a proposta técnica e o preço simultaneamente, mesmo que sejam avaliados em duas etapas.
Definir eventos de oferta em duas etapas
Utilize a secção de opções de resposta do cabeçalho do evento para definir um evento para oferta em duas etapas. No campo Propostas em duas etapas, selecione Proposta técnica enviada separadamente dos valores de preço ou Proposta técnica e valores de preço enviados ao mesmo tempo.
Respostas de oferta em duas etapas no portal do fornecedor potencial
Quando um fornecedor potencial responde a um evento com oferta em duas etapas, poderá haver questões com anexos em que as informações são utilizadas para determinar se a proposta técnica do fornecedor potencial será aceite. É necessária documentação para as duas opções da oferta em duas etapas. Se a opção Proposta técnica enviada separadamente dos valores de preço for selecionada, a etapa Respostas da linha para a resposta do evento não será apresentada e ainda não terá de ser executada. Se a opção Proposta técnica e valores de preço enviados ao mesmo tempo for selecionada, a documentação da proposta técnica e os valores da oferta são enviados em simultâneo.
Análise de propostas técnicas
Quando as propostas técnicas estiverem prontas para serem avaliadas, o link Analisar propostas técnicas é apresentado quando as respostas tiverem sido adicionadas. Os formulários de análise para o evento são abertos. Independentemente de qual das opções de oferta em duas etapas é selecionada, apenas a documentação da proposta técnica será apresentada inicialmente, quando a análise da resposta for realizada para o evento. O comprador pode utilizar anexos e respostas para perguntas para determinar se deve aceitar as propostas técnicas do fornecedor potencial.
Se um fornecedor potencial tiver enviado os seus valores de oferta com os seus documentos de proposta técnicas, será possível visualizar as respostas da pergunta da linha e os seus anexos na lista de análise.
Além de atribuir Nenhum motivo para a adjudicação, a única ação a executar neste ponto é aceitar a proposta técnica. Se a ação Aceitar proposta técnica não for realizada para um fornecedor potencial, pressupõe-se que a sua documentação não tenha sido aceite.
Para uma proposta técnica aceite, é possível clicar no botão . O botão está disponível até que o processo de preços seja iniciado.
Após a aceitação de todas as propostas técnicas válidas, clique no botão . Selecione uma data de fecho para a etapa de preço. Quando o processo de preços for iniciado, os valores da proposta poderão ser avaliados para adjudicar o evento se os fornecedores potenciais já tiverem enviado os valores das propostas.
Todas as respostas do fornecedor potencial com propostas técnicas aceites são definidas para um estado Aberto para que os fornecedores potenciais possam enviar os valores da proposta.
Nas listas de eventos, a Data de fecho da etapa de preço é apresentada como a data de fecho na coluna Data de fecho atual. A data de fecho da etapa de preços é apresentada no cabeçalho do evento.
Enquanto os fornecedores potenciais estiverem a enviar preços para as suas propostas técnicas aceites, há uma página disponível que mostra uma lista de fornecedores potenciais para os quais as propostas técnicas não foram aceites.
Um fornecedor potencial com proposta técnica aceite não pode alterar ou remover quaisquer respostas a perguntas ou anexos que existiam quando a proposta técnica foi aceite.
Valores de preço quando separados de propostas técnicas
Se a opção Proposta técnica enviada separadamente dos valores de preço tiver sido selecionada para a oferta em duas etapas, o fornecedor potencial terá uma resposta de evento em aberto para enviar preços. O menu principal no portal do fornecedor potencial mostra um alerta que indica que existem resposta de preços não enviadas. Clique no item de menu para abrir um formulário que mostra respostas que necessitam de informações de preço. Para especificar um preço, abra um item da lista ou clique no botão . Um assistente é aberto no formulário específico para adicionar respostas de linha.
Para esclarecer aquilo em que os fornecedores potenciais têm de trabalhar ou aguardar as suas respostas, as respostas não enviadas que ainda podem ser enviadas são apresentadas na secção As minhas respostas. As respostas enviadas ou removidas que ainda podem ser adjudicadas a eventos em aberto ou com adjudicação pendente são apresentadas no separador Respostas abertas para adjudicação. As respostas para eventos que foram fechados ou cancelados ou em que o evento tem uma adjudicação pendente, mas que nunca tiveram resposta enviada, estão no separador Respostas históricas.
Após o fornecedor potencial ter atualizado as informações de preços e enviado a sua resposta, as respostas podem ser visualizadas e adjudicadas nas páginas Análise. Clique no link Analisar preço.
Agora o processo de Adjudicação funciona tal como para qualquer evento, com estas exceções:
- Apenas os fornecedores potenciais com propostas técnicas aceites que enviaram valores de preço são apresentados.
- O botão Analisar respostas de proposta técnica fica disponível. Clique para mostrar todas as propostas técnicas iniciais.
Pesagem do evento para a oferta em duas etapas
Se a pesagem do evento ou a pesagem da linha tiver sido definida para um evento de oferta em duas etapas, todas as respostas serão consideradas para a pontuação ao visualizar as respostas iniciais ao evento, mas apenas para os fatores de pesagem relacionados com as propostas técnicas. Os fatores de pesagem são Perguntas, Diversidade e Comprador. Ao visualizar apenas os fornecedores potenciais com propostas técnicas aceites nos formulários de análise, toda a pesagem é considerada e a pontuação é calculada apenas em relação a esses fornecedores potenciais.
Respostas não enviadas e em falta para a proposta em duas etapas
Pode limitar os fornecedores potenciais para enviar respostas para o processamento de oferta em duas etapas. Pode criar e enviar e-mails para fornecedores potenciais que não enviaram respostas no número de dias especificado de uma data de fecho. Os campos na configuração do Grupo de fornecimento e Empresa são utilizados para determinar se são criados e-mails ou mensagens. Pode especificar o assunto e o conteúdo do e-mail.
Consulte Notificar fornecedores potenciais sobre respostas não enviadas e em falta.
Oferta ideal e final
Pode utilizar o processo de adjudicação de oferta ideal e final em conjunto com o processo de oferta em duas etapas num único evento.