Faturar e reconhecer receitas

Tarefas em Faturação do projeto e Receita

As tarefas seguintes podem ser executadas em Receitas e faturação do projeto:

• Manter as informações de faturação para projetos faturáveis, incluindo informações de origem de fundos e valores de contratos.
• Atribuir um cliente a um contrato.
• Especificar a percentagem do projeto faturada.
• Especificar os parâmetros de reconhecimento de receitas independentemente do ciclo de faturação.
• Calcular múltiplos métodos de reconhecimento de receitas.
• Criar retentores para contratos do projeto.
• Atribuir e calcular taxas do contrato.
• Especificar um valor máximo de faturação do projeto de lançamento.
• Remover transações e colocar em espera.
• Atribuir e calcular custos administrativos ou descontos relacionados com origem de fundos.
• Atribuir e calcular transações de custos indiretos do projeto de lançamento.
• Criar grupos de fundos para contratos com múltiplos fundos.
• Especificar uma percentagem da fatura do contrato do projeto para retenção.
• Transferir transações não faturadas na totalidade ou parcialmente de um projeto para outro.
• Criar transação de fatura adiantada.
• Especificar um valor máximo da fatura ao gerar faturas.
• Especificar um método de sobrepor faturação de Transferência.
• Adicionar a integração de fatura de terceiros para impressão.
• Adicionar a capacidade de editar um valor da linha de fatura, unidade e taxa.
• Opcionalmente, gerar novamente a fatura para impressão após alterações nos itens da linha.

Fundos do projeto

As origens de fundos do projeto num contrato podem ser agrupadas utilizando o campo do grupo de fundos. Quando uma concessão federal requer uma correspondência, a concessão e os fundos correspondentes associados devem ser gastos simultaneamente. Se os fundos não forem gastos simultaneamente, o destinatário da concessão poderá perder a atribuição da concessão. A concessão federal e as origens de fundos correspondentes associados possuem o mesmo grupo de fundos.

Quando a ação Gerar faturas é executada, o primeiro conjunto de origens de fundos com o mesmo grupo de fundos é processado e, em seguida, é processado o grupo de fundos seguinte. O processamento é baseado na prioridade, percentagem, valor de fundos e grupo de fundos. Os fundos correspondentes devem ser os próximos na prioridade para que sejam processados e calculados corretamente.

As origens de fundos do projeto num contrato podem incluir um subsídio ou retenção. Um subsídio pode ser uma taxa administrativa ou um desconto. Ao gerar faturas ou reconhecer receitas, o valor total das linhas de despesa é multiplicado pela percentagem no subsídio de origem de fundos do projeto. O subsídio é designado como a última linha na fatura ou receita. Se o subsídio for uma taxa, o valor total da fatura ou receita será aumentado. Se o subsídio for um desconto, o valor total da fatura ou receita será reduzido.

Se utilizar a funcionalidade de divisão avançada, a divisão de fundos é executada antes de as faturas serem geradas. Consulte Divisões avançadas.

Retenção

Utilizando a Retenção, é possível reter uma percentagem da fatura do projeto até que o projeto esteja concluído. Ao especificar a Retenção, é possível utilizar um máximo ou pode especificar um grupo de despesas específico como elegível ou não elegível para a retenção. A Retenção é calculada sobre o valor bruto faturado antes do imposto de vendas. A Retenção é retida apenas no valor faturado do contrato, e não no imposto de vendas. O valor de retenção da fatura é designado como a última linha na fatura e reduz o valor retido ao valor da fatura. A retenção é retida até que a maior parte do trabalho esteja concluída para garantir que o prestador do serviço ou o subcontratante cumpre as suas obrigações. Quando o trabalho estiver concluído, a ação Gerar fatura de retenção é executada para criar a fatura final e cobrar os valores retidos. A Retenção não afeta o reconhecimento de receitas.

Faturação por Transferência

A faturação por Transferência é um requisito para a indústria de Serviços Profissionais para faturar clientes externos.

A Transferência é um método de faturação de sobreposição que existe em projetos de lançamento e registos de sobreposição de faturação de projetos. Foi adicionada uma Estrutura financeira da transferência à configuração da origem de fundos do projeto externos e aplica-se a quaisquer transações por transferência. A faturação por Transferência não possui margem de lucro. Os Retentores, retenção, taxas e subsídios não se aplicam a transações por transferência. As transações por Transferência são lançadas na conta de compensação de accrual de transferência. Não são lançadas em contas faturadas não ganhas ou ganhas não faturadas. As transações por Transferência não se aplicam a máximos e são totalizadas separadamente dos valores do contrato do projeto e dos fundos do projeto utilizados para máximos. A Transferência não deve ser utilizada com origens de fundos internas.

Não existe nenhum requisito para que a Transferência deva funcionar com projetos patrocinados por concessões com origens de fundos internas. Também não existe nenhum requisito para várias origens de fundos que incluam uma origem de fundos interna. O método de faturação de reembolso de custo é utilizado para projetos patrocinados por concessão para apresentar despesas, sem margem de lucro, tanto para concessões externas ou clientes externos. Se configurar um método de sobreposição de faturação num contrato do projeto com fundos internos, será gerado um erro na ação de faturas lançadas em diário. O erro diz respeito ao tipo de fundos de Fundos internos.

Se estiver a utilizar categorias de conta, é possível executar a seguinte configuração:

• Uma categoria de conta para a entrada de accrual de Transferência.
• Categorias de conta para custos de transferência de nível de lançamento. Por exemplo, bilhetes de avião, hotel, milhas, viagens diversas.
• Uma categoria de conta coletiva para todas as categorias de conta de transferência. O que simplifica a configuração uma vez que é possível configurar a faturação de sobreposição utilizando categorias de conta de lançamento ou coletivas.

Faturar e reconhecer receitas

Com o reconhecimento de receitas e faturação, é possível faturar parcialmente uma transação quando for atingido o máximo do contrato ou da origem de fundos do contrato. É possível faturar parcialmente uma transação quando tiver sido atingido o máximo da fatura. A parte restante da transação é capturada. Se o máximo do contrato do projeto ou da origem de fundos do contrato for aumentado, será possível faturar o remanescente da transação de custos e reconhecer a receita.

Se as ações Gerar fatura ou Reconhecer receita forem executadas, são incluídas transações parciais. São incluídas transações adicionais com base na data da transação. Quando existirem taxas associadas a um contrato e o máximo for atingido, é apresentado um ícone de alerta na linha de detalhe da fatura. O alerta indica que despesas atingiram o valor máximo para as taxas. Se for possível aplicar a despesa total, mas não todas as taxas, estão disponíveis duas opções para distribuir as taxas. É possível remover a despesa até que todas as taxas possam ser aplicadas ou faturar as taxas parciais tal como estão. Quando uma fatura é criada ou a receita é reconhecida com uma transação parcial, é apresentado um novo separador no contrato. Todas as transações que não foram faturadas por completo são mostradas no separador Transações parcialmente faturadas. Todas as transações que não foram totalmente reconhecidas para receita são apresentadas no separador Transações parcialmente reconhecidas.

As transações parciais não são criadas se o valor total da transação não tiver sido faturado ou reconhecido porque não existe 100% de origem de fundos. As seguintes etapas mostram o fluxo de como e quando as transações parciais são calculadas:

1. A lista seguinte mostra alguns dos motivos pelos quais poderá não existir 100% de origem de fundos:
   • Não foi definida uma origem de fundos para 100%.
   • Foi definida uma origem de fundos para 100%, mas atualmente está inativa ou o intervalo de datas não está dentro do parâmetro Data de origem de fundos.
   • A ação Gerar faturas ou a ação Reconhecer receitas foi executada para uma única origem de fundos que não está definida para 100%.
2. São calculados todos os limites aplicáveis:
   • Parâmetro máximo da fatura em tempo de execução
   • Saldo do contrato remanescente
   • Saldo da origem de fundos remanescente
   • Valor máximo de faturação do projeto, se aplicável
   • Taxas máximas, se aplicável

     Os saldos pendentes e os retentores que devem ser aplicados são tidos em conta nestes cálculos.

3. Cada transação de despesa de entrada é lida e é calculado um valor de fatura ou receita. Todos os métodos de faturação, por exemplo, margens de lucro e tabelas de taxas, são tidos em consideração no cálculo. É gerado o valor a faturar. Além disso, quaisquer taxas aplicáveis são calculadas como potenciais itens de linha separados.
4. Se não existir uma origem de fundos de 100%, o valor calculado na etapa 3 é multiplicado pela percentagem de cada origem de fundos válida. Se qualquer resultado de cálculo exceder o saldo remanescente da origem de fundos, toda a transação de despesa será ignorada para todas as origens de fundos. Tal também se aplica se quaisquer resultados num valor excederem as taxas máximas.
5. Todas as transações e linhas de taxa associadas que não foram ignoradas na etapa 4 são processadas para cada origem de fundos válida. O valor calculado na etapa 4 é comparado com todos os limites e máximos aplicáveis e é reduzido, se necessário. Se o valor for reduzido para zero, a transação será ignorada para a origem de fundos, caso contrário, será criada uma linha de fatura.
6. Após o processamento de todas as origens de fundos para a transação da despesa, se alguma parte do valor da etapa 3 não for faturada ou reconhecida porque foi atingido um limite, é criada uma transação parcial. As transações parciais só são criadas se o valor não faturado tiver sido causado por um limite de fundos, e não devido à falta de uma origem de 100%.
   Nota

   Os saldos remanescentes são atualizados sempre que uma linha de fatura é criada. Por isso, a sequência de transações de entrada determina quais são acrescentadas à fatura se os limites forem um problema. Por exemplo, uma grande despesa antecipada pode colocar a fatura acima do valor de qualquer limite máximo e fazer com sejam ignoradas várias despesas menores. As despesas são processadas por ordem de Data da transação, da mais antiga para a mais recente. Se várias transações tiverem a mesma data, são processadas pela ordem em que foram criadas. As transações de despesa sujeitas ao método de faturação por Transferência são ignoradas para todos os cálculos de limite.

Também é possível configurar a faturação e o reconhecimento de receitas para aprovações antes do lançamento em diário. As aprovações passam pelo Automatização de processo antes do lançamento em diário dos registos, quando tal estiver selecionado na estrutura de projeto da empresa. Os mesmos passos são executados para gerar faturas de retentores, ajustamentos de retentores, faturas e reconhecimento de receita. Existe uma ação para enviar para aprovação. Esta ação altera o estado de aprovação para enviado para aprovação. O estado do registo permanece com estado criado. Depois de o registo ter sido enviado para aprovação, o aprovador pode a provar ou rejeitar os registos. Quando aprovado, o estado de aprovação do registo é alterado para aprovado. Quando rejeitado, é apresentada a janela Comentários. O aprovador deve especificar uma explicação para a rejeição. Esta explicação aparece no corpo do e-mail enviado para o registo. Rejeitar um registo altera o estado de aprovação para rejeitado. Se um registo for rejeitado, o grupo inteiro será rejeitado. O registo pode ser eliminado ou corrigido e depois reenviado para aprovação. Após a aprovação dos registos, é possível executar a ação de lançamento em diário. Todos os registos no grupo de execução devem ser aprovados antes do lançamento em diário.

O campo Orçamento restante no separador Principal é um campo derivado. O cálculo é Valor do orçamento do contrato do projeto - Valor total faturado – Valor total retido.

Todos os totais de contrato são incluídos no separador Totais. Os totais são apresentados para valores de rascunho e finais.

Consulte o Manual de referência de serviços de Automatização de processo para Infor Financials and Supply Management para obter mais informações sobre a configuração do fluxo de aprovação.