Criar uma empresa de correspondência

Selecione Financeiro > A pagar > Corresponder configuração > Empresas de correspondência.

Clique em Criar.

Selecione uma Empresa e forneça um Nome.

No separador Principal, especifique as seguintes informações:

Tabela de correspondência

Selecione uma tabela de correspondência que contenha os grupos de regras para o processamento de correspondência.

Opção de conjunto

Selecione um conjunto de correspondência que seja um grupo de faturas e recebimentos para correspondência. A opção de conjunto determina a combinação de recebimentos/ordens de compra e faturas a serem utilizadas para correspondência. Quanto mais específica for a opção de conjunto que selecionar, menor será o número de faturas e recebimentos no conjunto de correspondência. Estão disponíveis as seguintes opções de conjunto:

Empresa/fornecedor: utilize para corresponder uma fatura a várias ordens de compra
Empresa/fornecedor/OC: utilize para reunir faturas por fornecedor e ordem de compra
Empresa/fornecedor/OC/destino da remessa: utilize se possuir localizações

Validar ordem de compra

Selecione esta caixa de seleção se o número de ordem de compra for verificado em Correspondência. Este campo deve ser selecionado para criar Mensagens de revisão da ordem de compra.

Pedir ordem de compra

Selecione esta caixa de seleção se o número de ordem de compra for obrigatório.

Accrual de recebimento da ordem de compra

Especifique uma conta de retenção temporária. Esta conta é utilizada para seguir a quantidade de itens de inventário, itens fora de stock e itens especiais que foram recebidos mas ainda não faturados.

Variação de custo do item provisória

Especifique uma conta de retenção temporária. Esta conta é utilizada para compensar uma diferença de custo entre o custo unitário da fatura e o custo unitário de recebimento para um item do inventário. Esta transação é lançada em Controlo de inventário. Esta informação é utilizada com correspondência de detalhe apenas para itens de inventário.

Tolerância da fatura

Especifique a conta de lançamento a ser utilizada para as diferenças entre a fatura e o recebimento ao nível da correspondência de fatura e da correspondência de detalhe para situações específicas.

Abate de recebimento

Especifique a conta a ser utilizada para abater recebimentos antigos relativos aos itens sem inventário que não podem ser correspondidos.

Abate de correspondência

Especifique uma conta a ser utilizada para abater os valores pagos pelas mercadorias que não está à espera de receber. Isto inclui mercadorias abatidas quando os recebimentos são ajustados.

Correspondência não recebida

Especifique uma conta de retenção temporária a ser utilizada para lançar valores pagos por mercadorias ainda não recebidas. Utilizada apenas para itens de inventário.

Arquivo de recebimento de inventário

Especifique a conta de lançamento a ser utilizada para lançar valores para os itens seguintes:

itens pagos que não está à espera de receber
itens recebidos que não está à espera de pagar

Diferenças do encargo adicional

Especifique a conta a ser utilizada para lançar as diferenças do encargo adicional. Isto é válido quando o encargo adicional da fatura é superior ao encargo adicional da ordem de compra/recebimento quando executa a correspondência ao nível do detalhe. Isto é válido para encargos adicionais diversos e não finais.

Este campo é válido apenas se estiver a utilizar o encargo adicional de correspondência.

Diferenças de pagamento antecipado de correspondência

Especifique a conta a ser utilizada para lançar as diferenças de pagamento antecipado de correspondência para as transações de correspondência ao nível da fatura. As discrepâncias entre as transações de correspondência ao nível do detalhe de pagamento antecipado são lançadas na conta de depósitos provisória para variação de custo de item ou na conta de despesas do item.

Esta conta de diferenças inclui também transações fechadas após a execução da Fatura pré-paga não recebida.

Abate de subfaturação

Esta conta é utilizada em duas circunstâncias. Durante uma correspondência ao nível da fatura, esta conta é utilizada quando o valor da fatura é inferior ao valor de recebimento. O arquivo de recebimento em aberto faz lançamentos nesta conta caso não exista uma fatura para um recebimento ou o valor da fatura seja inferior ao valor do recebimento.

Esta conta substitui a conta de arquivo de recebimento de inventário.

No separador Opções, especifique as seguintes informações:

Reconhecimento de desconto: Selecione se pretende que o accrual de desconto seja gerado durante a correspondência ou no momento em que pagamento é efetuado.
Conta accrual de desconto: Especifique uma conta para utilizar no Accrual de correspondência de desconto como conta de lançamento para o accrual de desconto.
Sem recebimento de detalhe da fatura: Especifique a conta ser utilizada quando uma fatura é correspondida sem um recebimento. Esta conta é válida apenas para itens de inventário com uma correspondência de detalhe.
Detalhe de fatura excede o recebimento: Especifique a conta ser utilizada quando uma a quantidade de item numa fatura excede a quantidade do recebimento. Esta conta é válida apenas para itens de inventário com uma correspondência de detalhe.
Ponto de configuração da taxa de câmbio: Especifique em que momento a taxa de câmbio foi definida para a ordem de compra. Pode selecionar na entrada, no recebimento ou na faturação da ordem de compra.
Código de retenção de estorno automático: Selecione o código de retenção para atribuir aos estornos.
Reter recetor até inspeção: Especifique se pretende reter a correspondência das linhas de recebimento que requerem inspeção até à conclusão da inspeção.
Resumir as distribuições do inventário: Especifique se pretende resumir as distribuições ou armazená-las detalhadamente no processo de correspondência (Não resumir). Pode utilizar a opção Resumir para visualizar os itens que foram faturados e o valor pelo qual foram faturados.
Permitir fatura de custo zero: Selecione esta caixa de seleção se for possível definir faturas de custo zero. Deixe a ordem de compra e o recebimento em aberto para a opção de custo 2 - Sem encargos.
Ativar crédito para nova faturação: Selecione esta caixa de seleção para permitir que os clientes utilizem o crédito para a funcionalidade de nova faturação. A funcionalidade de nova faturação é utilizada para corrigir faturas quando faturadas para custos unitários incorretos e, posteriormente, para aceitar faturas de nova faturação para o custo unitário correto.
Atrasar edições complexas ao corresponder nota de crédito: Selecione esta caixa de seleção para colocar faturas em interface antes de Corresponder notas de crédito.
Executar edições de orçamento para aprovação: Se este campo for selecionado, as faturas que não passam edições de orçamento irão dispor dessa indicação na fatura durante o processo de aprovação.
Lançamento automático de fatura EDI: Selecione esta caixa de seleção para permitir que a empresa liberte automaticamente apenas as faturas CP EDI.
Controlo de localização ERS: Selecione esta caixa de seleção se a empresa efetuar o controlo de ERS por localização de destino de expedição.
Atualização de custo de ERS: Selecione esta caixa de seleção para alterar o custo de recebimentos ERS no Recebimento de OC.

Enviar ou reter mercadorias devolvidas

Selecione se as devoluções ao fornecedor são expedidas fisicamente para o fornecedor ou retidas na sua localização.

Valor abatido de reclamação do fornecedor

Especifique um valor para determinar se uma devolução ao fornecedor é justificada. O valor aqui especificado é comparado ao valor de um ajustamento ou rejeição. O valor do ajuste ou rejeição deve ser superior ou igual ao valor de reivindicação mínimo para criar uma devolução. Este valor pode ser definido ao nível de fornecedor e da empresa.

Tipo de reclamação do fornecedor

Selecione o método através do qual será efetuada a devolução:

Selecione Estorno para gerar um estorno para cada devolução
Selecione Nota de crédito para aguardar que o fornecedor lhe envie um crédito para a devolução
Selecione Sem encargos se nunca recebe crédito para a devolução. Por exemplo, todas as devoluções são substituídas automaticamente.

Código de retenção de estorno de reclamações do fornecedor

Selecione um código de retenção para atribuir ao estorno. Utilize este campo se uma devolução ao fornecedor tiver sido efetuada com um estorno e se pretender reter esse estorno para revisão.

Substituir mercadorias devolvidas

Selecione esta caixa de seleção para criar automaticamente uma ordem de compra para substituir as mercadorias devolvidas ao fornecedor.

No separador Mensagens, na secção Revisão de custo de entrada da fatura, especifique as seguintes informações:

Mensagens de custo de OC: Selecione esta caixa de seleção para criar as mensagens de revisão da ordem de compra que são exibidas quando adiciona uma fatura. Isto é aplicável em caso de discrepância quando o custo de linha da fatura é comparado ao custo de linha da OC.
Grupo de regras: Selecione o grupo de regras a ser utilizado para as tolerâncias de mensagens. Para mensagens de revisão da ordem de compra, o seu grupo de regras pode definir tolerâncias de custo superior e inferior.
Se o fornecedor tiver um grupo de regras em Fornecedor, será utilizado antes do grupo de regras da Empresa. Selecione Sim nos campos de mensagens para ativar a predefinição.
Ordem de regra: Selecione a regra num grupo de regras para utilizar com as tolerâncias de mensagens. Deve apontar para a regra Correspondência de detalhe.

Na secção Revisão de item de serviço, especifique as seguintes informações:

Mensagens de serviço

Selecione em que circunstâncias pretende criar mensagens de serviço para as ordens de compra de serviço e os contratos de serviço:

Selecione a opção Apenas valor ampliado para criar uma mensagem para serviços de tipo de valor quando o total acumulado das faturas ultrapassar o valor do serviço. Esta opção tem em consideração quaisquer tolerâncias que tenham sido estabelecidas.
Selecione a opção Quantidade inferior e custo para criar uma mensagem sempre que uma fatura recebida seja inferior ao valor ou à quantidade numa ordem de compra de serviço ou num contrato de serviço.
Selecione a opção Quantidade superior e custo para criar uma mensagem sempre que uma fatura recebida for superior ao valor ou à quantidade da ordem de compra ou do contrato de serviço.
Selecione a opção Quantidade e custo inferiores ou superiores para criar uma mensagem sobre os serviços de tipo de quantidade e valor. É criada uma mensagem quando existem ambas as diferenças superior e inferior para faturas de tipo de quantidade e a diferença superior é atribuída aos serviços de tipo de valor. Estas diferenças são aplicáveis às ordens de compra de serviço e aos contratos de serviço.
Selecione a opção Nenhuma mensagem para não criar uma mensagem, independentemente da diferença constante da fatura recebida e da ordem de compra de serviço ou do contrato de serviço.

Grupo de regras

Selecione o grupo de regras a ser utilizado para as tolerâncias de mensagens. Para as mensagens de serviço, o seu grupo de regras só pode definir tolerâncias superiores.

Ordem de regra

Defina a regra num grupo de regras utilizado para tolerâncias de mensagens. Deve apontar para a regra Correspondência de detalhe.

Se utilizar as mensagens de correspondência de reconciliação, especifique as seguintes informações na secção Correspondência de reconciliação:

Acima da tolerância, Abaixo da tolerância

Selecione Sim para o tipo de mensagens de Correspondência de reconciliação a serem criadas.

As combinações válidas são:

Sim em ambos os campos
Não em ambos os campos
Ignorar em ambos os campos
Sim num campo e Não no outro

Se a opção Ignorar tiver sido selecionada, a mensagem será criada, mas o utilizador não será notificado de que foi criada uma mensagem após a correspondência.

Grupo de regras

Selecione o grupo de regras a ser utilizado. Para as mensagens de correspondência de reconciliação, o seu grupo de regras pode incluir regras para as tolerâncias de custo/quantidade superior/inferior.

Ordem de regra

Num grupo de regras, selecione a regra que pretende utilizar para as tolerâncias de mensagens. A regra deve ser uma regra de correspondência de detalhe.

Se utilizar o sistema Automatização de processo, especifique as seguintes informações na secção Opções de fluxo de trabalho adicionais.

Não há dias de recebimento

Especifique o número de dias de recebimento para enviar uma notificação de não recebimento.

Dias da fatura sem correspondência

Selecione um dia da fatura sem correspondência.

Opção de notificação de não recebimento

Selecione uma opção de notificação de não recebimento.

Opção de notificação de fatura sem correspondência

Selecione uma opção de notificação de fatura sem correspondência.

Data Base

Especifique uma data de base, quer seja data de vencimento ou data do desconto. É enviada uma notificação se os seguintes pontos forem verdadeiros:

A data de base é anterior à data do programa mais o número de dias de recebimento.
Não existem recebimentos no conjunto de correspondência para a fatura.

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