Dwuetapowe składanie ofert dla zdarzenia ustalania źródła dostaw
Dwuetapowe składanie ofert jest używane podczas zatwierdzania zdarzeń do składania ofert, gdy kwalifikacje oferenta muszą zostać ustalone przed wyświetleniem kwot oferty. Oferent musi dostarczyć dokumentację, która potwierdza jego kwalifikację. Po zaakceptowaniu dokumentacji kwota oferty jest oceniana.
Scenariusze dwuetapowego składania ofert obejmują następujące opcje:
- Oferent przesyła ofertę techniczną i ceny osobno. Ceny nie są przesyłane do czasu zaakceptowania oferty technicznej oferenta.
- Oferent przesyła jednocześnie ofertę techniczną i ceny, nawet jeśli są one oceniane w dwóch etapach.
Definiowanie zdarzeń dwuetapowego składania ofert
Użyj sekcji opcji odpowiedzi nagłówka zdarzenia, aby zdefiniować zdarzenie dla dwuetapowego składania ofert. W polu Dwuetapowe składanie ofert wybierz opcję Oferta techniczna przesłana niezależnie od kwot ustalania cen lub Oferta techniczna i kwoty ustalania cen przesłane w tym samym czasie.
Odpowiedzi w ramach dwuetapowego składania ofert w portalu oferentów
Gdy oferent odpowiada na zdarzenie z dwuetapowym składaniem ofert, mogą istnieć pytania z załącznikami, których informacje są używane do określania, czy oferta techniczna oferenta została zaakceptowana. Dokumentacja jest wymagana dla obu opcji dwuetapowego składania ofert. W przypadku wybrania opcji Oferta techniczna przesłana niezależnie od kwot ustalania cen etap Odpowiedzi dla linii dotyczący odpowiedzi na zdarzenie nie jest wyświetlany i nie musi być jeszcze wykonywany. W przypadku wybrania opcji Oferta techniczna i kwoty ustalania cen przesłane w tym samym czasie zarówno dokumentacja oferty technicznej, jak i kwoty oferty są przesyłane jednocześnie.
Analiza ofert technicznych
Gdy oferty techniczne są gotowe do oceny, po dodaniu odpowiedzi wyświetlane jest łącze Analiza ofert technicznych. Formularze analizy dla zdarzenia są otwarte. Niezależnie od tego, które opcje dwuetapowego składania ofert są wybrane, w przypadku analizy odpowiedzi dla zdarzenia wyświetlana jest początkowo tylko dokumentacja oferty technicznej. Nabywca może używać załączników i odpowiedzi na pytania, aby podjąć decyzję o akceptacji ofert technicznych oferenta.
Jeśli oferent przesłał kwoty oferty z dokumentami oferty technicznej, można wyświetlić odpowiedzi na pytania dla linii i ich załączniki na liście analizy.
Inaczej niż w przypadku przypisania przyczyny braku przyznania, jedyną czynnością do wykonania na tym etapie jest akceptacja oferty technicznej. Jeśli opcja Akceptuj ofertę techniczną nie zostanie wykonana dla oferenta, zakłada się, że jego dokumentacja nie została zaakceptowana.
W przypadku zaakceptowanej oferty technicznej można kliknąć przycisk . Przycisk jest dostępny do momentu rozpoczęcia procesu ustalania cen.
Po zaakceptowaniu wszystkich prawidłowych ofert technicznych kliknij przycisk . Wybierz datę zamknięcia etapu ustalania cen. Po rozpoczęciu procesu ustalania cen można ocenić kwoty oferty w celu dokonania przyznania dla zdarzenia, jeśli oferenci przesłali już kwoty oferty.
Wszystkie odpowiedzi oferenta z zaakceptowanymi ofertami technicznymi są ustawione na status Otwarte, aby oferenci mogli przesyłać kwoty oferty.
Na listach zdarzeń data zamknięcia etapu ustalania cen jest wyświetlana jako data zamknięcia w kolumnie Bieżąca data zamknięcia. Data zamknięcia etapu ustalania cen dla etapu drugiego jest wyświetlana w nagłówku zdarzenia.
Gdy oferenci przesyłają ceny dla zaakceptowanych ofert technicznych, dostępna jest strona zawierająca listę oferentów, których oferty techniczne nie zostały zaakceptowane.
Oferent z zaakceptowaną ofertą techniczną nie może zmienić ani usunąć żadnych odpowiedzi na pytania ani załączników, które istniały, gdy oferta techniczna została zaakceptowana.
Kwoty ustalania cen oddzielone od ofert technicznych
Jeśli dla dwuetapowego składania ofert wybrano opcję Oferta techniczna przesłana niezależnie od kwot ustalania cen, oferent może skorzystać z otwartej odpowiedzi dla zdarzenia w celu przesłania cen. W menu głównym portalu oferentów wyświetlany jest alert, który wskazuje, że istnieją nieprzesłane odpowiedzi dotyczące ustalania cen. Kliknij pozycję menu, aby otworzyć formularz zawierający odpowiedzi wymagające informacji dotyczących ustalania cen. Aby określić cenę, otwórz pozycję listy lub kliknij przycisk . Otwarty zostanie kreator określonego formularza pozwalający na dodanie odpowiedzi dla linii.
Aby można było ustalić, którzy oferenci mają pracować nad swoimi odpowiedziami lub je obserwować, nieprzesłane odpowiedzi, które wciąż można przesłać, są wyświetlane w sekcji Moje odpowiedzi. Przesłane lub wycofane odpowiedzi, które mogą być nadal przyznane dla otwartych lub oczekujących na przyznanie zdarzeń, są wyświetlane na karcie Odpowiedzi otwarte dla przyznania. Odpowiedzi dla zdarzeń, które zostały zamknięte lub anulowane lub przypadki, w których zdarzenie oczekuje na przyznanie, ale odpowiedź nie została przesłana, są wyświetlane na karcie Odpowiedzi historyczne.
Po zaktualizowaniu przez oferenta informacji o ustalaniu cen i przesłaniu odpowiedzi, odpowiedzi można wyświetlać i dokonywać dla nich przyznania na stronach Analizy. Kliknij łącze Analiza ustalania cen.
Proces przyznania działa teraz tak samo jak w przypadku dowolnego zdarzenia, z następującymi wyjątkami:
- Wyświetlani są tylko oferenci z zaakceptowanymi ofertami technicznymi, którzy przesłali kwoty ustalania cen.
- Dostępny jest przycisk Analiza odpowiedzi oferty technicznej. Kliknij, aby wyświetlić wszystkie wstępne oferty techniczne.
Waga zdarzenia dla dwuetapowego składania ofert
W przypadku zdefiniowania wagi zdarzenia lub wagi linii dla zdarzenia dwuetapowego składania ofert wszystkie odpowiedzi są uwzględniane podczas ustalania wyniku w przypadku wyświetlania odpowiedzi początkowych dla zdarzenia, ale tylko w przypadku czynników ważenia powiązanych z ofertami technicznymi. Czynniki ważenia to pytania, zróżnicowanie i nabywca. Jeśli w formularzach analizy wyświetlani są tylko oferenci z zaakceptowanymi ofertami technicznymi, wszystkie wagi są uwzględniane, a wyniki są obliczane tylko dla tych oferentów.
Nieprzesłane i brakujące odpowiedzi dotyczące dwuetapowego składania ofert
Możesz przypomnieć oferentom o konieczności przesłania odpowiedzi na potrzeby przetwarzania dwuetapowego składania ofert. W tym celu możesz tworzyć i wysyłać wiadomości e-mail do oferentów, którzy nie przesłali odpowiedzi w ciągu określonej liczby dni przed datą zamknięcia. Pola w konfiguracji grupy i firmy ustalania źródła dostaw są wykorzystywane do określenia, czy mają być tworzone wiadomości e-mail bądź komunikaty. Wprowadź temat i treść e-maila.
Patrz „Powiadamianie oferentów o nieprzesłanych i brakujących odpowiedziach”.
Najlepsza i ostateczna oferta
Możesz użyć procesu przyznania dotyczącego najlepszej i ostatecznej oferty w połączeniu z procesem dwuetapowego składania ofert w ramach jednego zdarzenia.