Tolerancje dopasowania
Tolerancje dopasowania są używane przez organizację w celu ustalenia akceptowalnej rozbieżności między kwotami faktur i przyjęcia/zamówienia. Tolerancje są konfigurowane dla każdej reguły, w celu dopasowania, obsługi komunikatów weryfikacji zamówień, obsługi komunikatów o uzgodnieniu i usług. Tolerancje są definiowane dla wszystkich reguł dopasowania w celu automatyzacji procesu dopasowywania. Tolerancje komunikatów określają, kiedy wystąpi komunikat o uzgodnieniu, komunikat o usłudze typu ilościowego i typu kwotowego.
Tolerancje umożliwiają dopasowanie operacji, jeśli nie zawierają one dokładnego dopasowania kwot i ilości. Bez tolerancje dopasowania wymagana jest interwencja operatora przy każdej operacji, która nie ma dokładnego dopasowania. Aby zignorować różnicę, ustaw kwotę tolerancji lub procent kwoty faktury dla każdej reguły dopasowania. Tolerancje definiuje się dla kwot lub procentów niższych lub wyższych od kwoty wynikającej z porównania kwoty przyjęcia/zamówienia z kwotą faktury. Jeśli różnica między fakturą a przyjęciem/zamówieniem jest równa tej kwocie lub jest mniejsza, faktura zostanie dopasowana. W przypadku, gdy kwota i procent jest ustawiona na zero, a faktura i przyjęcie/zamówienie różnią się, faktura nie może zostać dopasowana bez interwencji.
Podczas konfigurowania tolerancji dopasowania dokonaj wyboru spośród opcji określających sposób obsługi różnicy między kwotą przyjęcia/zamówienia a kwotą faktury w odniesieniu do kwoty i procentu tolerancji:
- Opcja I
Jeżeli rozbieżność faktury nie mieści się w zakresie tolerancji kwoty i wartości procentowej, dopasowanie nie zostanie wykonane.
Przykład: Ustaw tolerancję kwotową na 5,00 USD oraz tolerancję procentową na 10%. Wartość przyjęcia wynosi 100 USD, a faktury 111 USD. Rozbieżność wynosi więc 11,00 USD. Dokumenty nie zostaną dopasowane, ponieważ rozbieżność 11,00 USD przekracza zarówno kwotę tolerancji (5,00 USD), jak i tolerancję procentową (10%, czyli 10,00 USD).
- Opcja LUB
Jeżeli rozbieżność faktury wykracza poza tolerancję kwotową lub procentową, dopasowanie nie zostanie wykonane.
Przykład: Ustaw tolerancję kwotową na 5,00 USD oraz tolerancję procentową na 10%. Wartość przyjęcia wynosi 100 USD, a faktury 106 USD. Rozbieżność faktury wynosi więc 6,00 USD. Dokumenty nie zostaną dopasowane, ponieważ rozbieżność faktury nie mieści się w granicach tolerancji kwotowej, wynoszącej 5,00 USD.
Możliwe przyczyny niedopasowania faktury i przyjęcia obejmują problemy z przyjęciem, błędy podczas ustalania cen i błędy wprowadzania danych. Różnicę tolerancji można obsłużyć na dwa sposoby: zapłata faktury w pełnej kwocie lub obciążenie zwrotne dostawcy na kwotę różnicy między fakturą a przyjęciem. Obciążenie zwrotne jest generowane automatycznie.
Dla reguły dopasowania szczegółowego: Jeśli w regule dopasowania zdefiniowano koszt jednostkowy jako wartość porównywaną z kwotami tolerancji, ilość przyjęcia musi być równa ilości faktury.
W dopasowaniu szczegółowym tolerancje są wykorzystywane w rozszerzonej pozycji lub w pozycji jednostki. W ramach dopasowania faktury tolerancje są stosowane w nagłówku faktury. Zasadniczo tolerancje dopasowania faktury są ściślejsze niż tolerancje dopasowania szczegółowego. Oprócz tolerancji dla różnic kwotowych dla większości procesów definiowane są tolerancje dla różnic jednostek.