Contractfacturen per contract verzenden ter goedkeuring

Als de projectstructuur van de onderneming zo is ingesteld dat facturen moeten worden goedgekeurd, wordt een actie om ter goedkeuring te verzenden weergegeven. Met deze actie wordt de goedkeuringsstatus gewijzigd in Verzonden ter goedkeuring. De status van de record blijft Gemaakt. Nadat de record ter goedkeuring is verzonden, kan de beoordelaar de records goedkeuren of afwijzen. Indien goedgekeurd, wordt de goedkeuringsstatus van de record gewijzigd in Goedgekeurd. Indien afgewezen, wordt het venster Opmerkingen weergegeven. De beoordelaar moet een uitleg voor de afwijzing opgeven. Deze uitleg wordt weergegeven in het tekstgedeelte van de e-mail die voor de record wordt verzonden. Als een record wordt afgewezen, wordt de goedkeuringsstatus gewijzigd in Afgewezen. Als één record wordt afgewezen, wordt de gehele groep afgewezen. De record kan worden verwijderd of gecorrigeerd en vervolgens opnieuw ter goedkeuring worden verzonden. Nadat de records zijn goedgekeurd, kan de journaliseringsactie ervoor worden uitgevoerd. Alle records in de uitvoeringsgroep moeten vóór journalisering worden goedgekeurd.

Meld u aan als Project Accountant, Project Beheerder of Project Manager.
Als Project Accountant selecteert u Projectbeheer > Projectcontracten.
Als Project Beheerder selecteert u Instellingen > Projectcontracten.
Als Project Manager selecteert u Mijn projectcontracten.
Klik op het tabblad Contracten en open een contract.
Selecteer Acties > Facturen ter goedkeuring verzenden.
Geef de volgende gegevens op:

Factuurgroep

Selecteer de contractfactuurgroep die u wilt goedkeuren. Alleen factuurgroepen met de status Gemaakt worden weergegeven.
Klik op Verzenden.
De goedkeuringsstatus van de facturen is Verzonden ter goedkeuring en de status is Gemaakt. Er kunnen geen wijzigingen in de facturen worden aangebracht.
De beoordelaar keurt de facturen goed of wijst ze af. Als de facturen worden afgewezen, moet een opmerking worden ingevoerd om de afwijzing toe te lichten. De opmerking wordt weergegeven in het tekstgedeelte van de e-mail. De afgewezen factuur heeft de status Gemaakt en de goedkeuringsstatus is Afgewezen. De factuur kan worden verwijderd of gecorrigeerd en opnieuw worden verzonden ter goedkeuring. Als één record in de groep wordt afgewezen, worden alle records voor de groep afgewezen.
Als de facturen zijn goedgekeurd, wordt de goedkeuringsstatus gewijzigd in Goedgekeurd. De records kunnen nu worden gejournaliseerd.