Facturering en opbrengstenverantwoording

Taken voor projectfacturering en opbrengsten

Dit zijn taken die kunnen worden uitgevoerd in Projectfacturering en -opbrengst:

• Factureringsgegevens voor factureerbare projecten onderhouden, waaronder gegevens over financieringsbronnen en contractbedragen.
• Een klant aan een contract toewijzen.
• Het gefactureerde percentage van het project opgeven
• Los van de factureringscyclus parameters voor opbrengstenverantwoording opgeven
• Meerdere methoden voor opbrengstenverantwoording berekenen
• Projectcontractinhoudingen maken
• Contractkosten toewijzen en berekenen
• Een maximumbedrag voor de facturering van het journaliseringsproject opgeven
• Transacties verwijderen en blokkeren
• Administratiekosten of kortingen toewijzen en berekenen voor financieringsbronnen
• Transacties voor indirecte overhead van journaliseringsprojecten toewijzen en berekenen
• Financieringsgroepen maken voor contracten met meerdere financieringen
• Een percentage van de projectcontractfactuur opgeven voor een waarborgsom
• Niet-gefactureerde transacties geheel of gedeeltelijk overboeken van het ene project naar het andere
• Transactie voor voorschotfacturering maken
• Een maximumbedrag voor de factuur opgeven bij het genereren van facturen
• Een overschrijvingsmethode Doorgifte opgeven
• Integratie Derden-factuur afdrukken toevoegen
• De mogelijkheid toevoegen om een factuurregelbedrag, eenheid en tarief te verifiëren.
• Desgewenst kunt u de af te drukken factuur opnieuw genereren na wijzigingen in regelartikelen

Projectfinanciering

Projectfinancieringsbronnen voor een contract kunnen worden gegroepeerd met het veld Financieringsgroep. Als een federale subsidie een toekenning vereist, moeten de subsidie en de bijbehorende toekenningsfondsen tegelijkertijd worden besteed. Als middelen niet gelijktijdig worden besteed, kan de gemachtigde de subsidie verliezen. De federale subsidie en de bijbehorende financieringsbronnen voor de toekenning hebben dezelfde financieringsgroep.

Wanneer de actie Facturen genereren wordt uitgevoerd, wordt de eerste set financieringsbronnen met dezelfde financieringsgroep verwerkt, en daarna de volgende financieringsgroep. Verwerking is gebaseerd op prioriteit, percentage, gefinancierd bedrag en financieringsgroep. De toekenningsfondsen moeten de volgende prioriteit hebben om te kunnen worden verwerkt en juist te worden berekend.

Projectfinancieringsbronnen voor een contract kunnen een vergoeding of waarborgsom bevatten. Een vergoeding kan een bedrag aan administratieve kosten of een korting zijn. Bij het genereren van facturen of verantwoorden van opbrengsten wordt het totaalbedrag van de onkostenregels vermenigvuldigd met het percentage op de vergoeding van de projectfinancieringsbron. De vergoeding wordt aangeduid als de laatste regel van de factuur of opbrengst. Als de vergoeding een kostenbedrag is, wordt het totale factuurbedrag of het opbrengstenbedrag verhoogd. Als de vergoeding een korting is, wordt het totale factuurbedrag of het totale opbrengstenbedrag verlaagd.

Als u voorafgaande splitsing gebruikt, wordt de financieringssplitsing uitgevoerd voordat facturen worden gegenereerd. Zie Voorafgaande splitsingen.

Waarborgsom

Met Waarborgsom kunt u een percentage van de projectfactuur blokkeren totdat het project is voltooid. Bij het opgeven van de waarborgsom kan een maximum worden gebruikt of een specifieke onkostengroep worden opgegeven als in aanmerking komend of niet in aanmerking komend voor de waarborgsom. De inhouding wordt berekend op basis van het brutobedrag dat vóór de verkoopbelasting wordt gefactureerd. De inhouding geldt alleen voor het contractbedrag dat wordt gefactureerd, niet voor de verkoopbelasting. Het waarborgsombedrag voor de factuur wordt aangeduid als de laatste regel op de factuur en verlaagt het ingehouden bedrag voor het factuurbedrag. De waarborgsom wordt vastgehouden tot het merendeel van de werkzaamheden is voltooid, om te waarborgen dat de aannemer of onderaannemer aan zijn verplichtingen voldoet. Wanneer de werkzaamheden zijn voltooid, wordt de actie Waarborgsomfactuur genereren uitgevoerd om de definitieve factuur te maken en de ingehouden bedragen te verzamelen. Waarborgsommen zijn niet van invloed op de opbrengstenverantwoording.

Doorgiftefacturering

Doorgiftefacturering is een vereiste in de zakelijke dienstverlening voor het factureren aan externe klanten.

Doorgifte is een factureringsmethode voor journaliseringsprojecten en overschrijvingsrecords voor projectfacturering. Een financiële structuur doorgifte is toegevoegd aan de instellingen voor de externe projectfinancieringsbron en wordt toegepast op alle doorberekende transacties. Doorgiftefacturering heeft geen markering. Inhoudingen, kosten en vergoedingen zijn niet van toepassing op doorgiftetransacties. Doorgiftetransacties worden naar de tussenrekening voor doorgifte gejournaliseerd. Ze worden niet gejournaliseerd naar rekeningen voor gefactureerd niet-verdiend of verdiend niet-gefactureerd. Doorgiftetransacties zijn niet van toepassing op maximumwaarden en worden afzonderlijk opgeteld van projectcontracten en van de projectfinancieringsbedragen die voor maximumwaarden worden gebruikt. Doorgifte mag niet worden gebruikt in combinatie met interne financieringsbronnen.

Er is geen vereiste dat Doorgifte moet worden uitgevoerd met door subsidies gesponsorde projecten met interne financieringsbronnen. Er is ook geen vereiste voor meerdere financieringsbronnen die een interne financieringsbron bevatten. De factureringsmethode voor kostenvergoedingen wordt gebruikt voor gesubsidieerde projecten om uitgaven door te geven, zonder opslag, aan externe subsidies of externe klanten. Als u een factureringsoverschrijvingsmethode instelt voor een projectcontract met interne financiering, wordt er een fout gegenereerd voor de actie voor gejournaliseerde facturen. De fout is voor het financieringstype Interne financiering.

Als u gebruikmaakt van rekeningcategorieën, kunt u de volgende instellingen uitvoeren:

• Een rekeningcategorie voor de toerekeningspost Doorgifte.
• Rekeningcategorieën voor doorgegeven kosten op journaliseringsniveau. Bijvoorbeeld: vliegtickets, hotelkosten, diverse reiskosten.
• Een verzamelrekeningcategorie voor alle rekeningcategorieën voor doorgifte. Dit vereenvoudigt de instellingen omdat de factureringsoverschrijving kan worden ingesteld met behulp van categorieën voor journalisering of verzamelrekeningen.

Facturering en opbrengstenverantwoording

Met facturering en opbrengstenverantwoording kunt u een transactie gedeeltelijk factureren wanneer het maximum voor het contract of de contractfinancieringsbron is bereikt. U kunt een transactie gedeeltelijk factureren wanneer het maximum voor de factuur is bereikt. Het resterende deel van de transactie wordt vastgelegd. Als het maximum voor het projectcontract of de contractfinancieringsbron wordt verhoogd, kan de rest van de kostentransactie vervolgens worden gefactureerd en verantwoord.

Wanneer de acties voor het genereren van facturen of het verantwoorden van opbrengsten worden uitgevoerd, worden alle gedeeltelijke transacties opgehaald. Aanvullende transacties worden opgenomen op basis van de transactiedatum. Als kosten aan een contract zijn gekoppeld en het maximum is bereikt, bevat de factuurregel een waarschuwingspictogram. De waarschuwing geeft aan voor welke onkosten het maximumbedrag voor de kosten bereikt. Als de totale onkosten wel maar niet alle kosten kunnen worden verrekend, hebt u twee opties om de kosten te distribueren. U kunt de onkosten verwijderen totdat alle kosten kunnen worden verrekend of u kunt de gedeeltelijke kosten factureren zoals ze op dat moment zijn. Wanneer een factuur wordt gemaakt of opbrengsten worden verantwoord met een gedeeltelijke transactie, wordt op het contract een nieuw tabblad weergegeven. Alle transacties die niet volledig zijn gefactureerd, worden weergegeven op het tabblad Gedeeltelijk gefactureerde transacties. Alle transacties die niet volledig zijn verantwoord als opbrengsten, worden weergegeven op het tabblad Gedeeltelijk verantwoorde transacties.

Er worden geen gedeeltelijke transacties gemaakt wanneer het volledige transactiebedrag niet is gefactureerd of verantwoord omdat er geen financieringsbron van 100% is. Deze stappen laten zien hoe en wanneer gedeeltelijke transacties worden berekend:

1. In deze lijst worden enkele redenen weergegeven waarom een financieringsbron van 100% mogelijk niet bestaat:
   • Er is geen financieringsbron gedefinieerd voor 100%.
   • Er is een financieringsbron gedefinieerd voor 100%, maar deze is momenteel niet actief of het datumbereik valt niet binnen de parameter Datum financieringsbron.
   • De actie Facturen maken of de actie Opbrengst verantwoorden is uitgevoerd voor één financieringsbron die niet is gedefinieerd voor 100%.
2. Alle toepasselijke limieten worden berekend:
   • Parameter voor factuurmaximum voor uitvoering
   • Resterend contractsaldo
   • Resterend saldo financieringsbron
   • Maximum projectfacturering, indien van toepassing
   • Maximumkosten, indien van toepassing

     Openstaande saldi en inhoudingen die moeten worden toegepast, worden meegenomen in deze berekeningen.

3. Elke inkomende onkostentransactie wordt gelezen en er wordt een factuur- of opbrengstenbedrag berekend. Alle factureringsmethoden, zoals opslag en tarieftabellen, worden meegenomen in de berekening. Het te factureren bedrag wordt gegenereerd. Bovendien worden alle toepasselijke kosten berekend als afzonderlijke, potentiële regelartikelen.
4. Als er geen 100% financieringsbron is, wordt het berekende bedrag van stap 3 vermenigvuldigd met het percentage van elke geldige financieringsbron. Als er berekeningsresultaten zijn die het resterende saldo van de financieringsbron overschrijden, wordt de gehele onkostentransactie overgeslagen voor alle financieringsbronnen. Dit is ook van toepassing als de berekening resulteert in een bedrag dat de maximumkosten overschrijdt.
5. Alle transacties en gekoppelde kostenregels die bij stap 4 niet zijn overgeslagen, worden verwerkt voor elke geldige financieringsbron. De berekende hoeveelheid van stap 4 wordt vergeleken met alle toepasselijke limieten en maximumwaarden, en wordt zo nodig verlaagd. Als het bedrag wordt verlaagd tot nul, wordt de transactie overgeslagen voor de financieringsbron. Anders dan wordt er een factuurregel gemaakt.
6. Als alle financieringsbronnen voor de onkostentransactie zijn verwerkt, en een deel van het bedrag van stap 3 niet is gefactureerd of verantwoord omdat er een limiet is bereikt, wordt een gedeeltelijke transactie gemaakt. Gedeeltelijke transacties worden alleen gemaakt als het niet-gefactureerde bedrag is veroorzaakt door een financieringslimiet, niet vanwege het ontbreken van een 100%-bron.
   NB

   De resterende saldi worden doorlopend bijgewerkt tijdens het maken van factuurregels. Daarom bepaalt de volgorde van inkomende transacties welke er op een factuur terechtkomen in het geval dat limieten een probleem zijn. Door eerdere grote onkosten kan het factuurbedrag bijvoorbeeld boven maximumlimieten uitkomen en kan het voorkomen dat meerdere kleinere onkosten worden overgeslagen. Onkosten worden verwerkt op volgorde van transactiedatum, van oud naar nieuw. Als meerdere transacties dezelfde datum hebben, worden ze verwerkt in de volgorde waarin ze zijn gemaakt. Onkostentransacties waarop de factureringsmethode Doorgifte van toepassing is, worden genegeerd voor alle limietberekeningen.

Facturering en opbrengstenverantwoording kunnen ook zo worden ingesteld dat ze voorafgaand aan journalisering goedkeuringsprocessen moeten doorlopen. Goedkeuringen doorlopen Process Automation voordat de records worden gejournaliseerd als ze in de projectstructuur van de onderneming worden geselecteerd. Dezelfde stappen worden gevolgd voor het genereren van inhoudingsfacturen, inhoudingscorrecties, facturen en opbrengstenverantwoording. Er is een actie waarmee records ter goedkeuring kunnen worden verzonden. Met deze actie wordt de goedkeuringsstatus gewijzigd in Verzonden ter goedkeuring. De status van de record blijft Gemaakt. Nadat de record ter goedkeuring is verzonden, kan de beoordelaar de records goedkeuren of afwijzen. Indien goedgekeurd, wordt de goedkeuringsstatus van de record gewijzigd in Goedgekeurd. Indien afgewezen, wordt het venster Opmerkingen weergegeven. De beoordelaar moet een uitleg voor de afwijzing opgeven. Deze uitleg wordt weergegeven in het tekstgedeelte van de e-mail die voor de record is verzonden. Als een record wordt afgewezen, wordt de goedkeuringsstatus gewijzigd in Afgewezen. Als één record wordt afgewezen, wordt de gehele groep afgewezen. De record kan worden verwijderd of gecorrigeerd en vervolgens opnieuw ter goedkeuring worden verzonden. Nadat de records zijn goedgekeurd, kan de journaliseringsactie ervoor worden uitgevoerd. Alle records in de uitvoeringsgroep moeten vóór journalisering worden goedgekeurd.

Het veld Resterende begroting op het tabblad Hoofdgegevens is een afgeleid veld. De berekening is ProjectContractBudgetAmount - TotalBilledAmount - TotalRetainedAmount.

Alle contracttotalen worden opgenomen op het tabblad Totalen. De totalen worden weergegeven voor concept- en definitieve bedragen.

Zie de Process Automation Referentiehandleiding services voor Infor Financials and Supply Management voor informatie over het instellen van de verwerkingsstroom voor goedkeuring.