Stapsgewijze factuurverwerking

Deze tabel laat een overzicht zien van de hoofdstappen die u moet uitvoeren om facturen te verwerken:

Stapnummer Hoofdstap Resultaat
1 Facturen maken U kunt verschillende factuurtypen maken via één form. Voor een groot aantal velden op het invoerscherm worden standaardwaarden gebruikt, die u in de instellingen hebt gedefinieerd. Op dit form kunt u ook wijzigingen aanbrengen in niet-vrijgegeven facturen.
2 Goedkeuringsregels De klant definieert de goedkeuringsregels. Op basis van deze regels wordt een factuur beheerd als deze een goedkeurings- of vrijgaveproces moet doorlopen. Deze stap is voorwaardelijk, afhankelijk van hoe de goedkeuringsregels zijn ingesteld door de klant.
3 Facturen vrijgeven U geeft facturen vrij, waardoor ze beschikbaar komen voor betaling. Vrijgave- of goedkeuringsregels die u voor uw bedrijf hebt gedefinieerd, worden hier toegepast.
4 Facturen onderhouden Het is mogelijk bepaalde wijzigingen in vrijgegeven facturen aan te brengen voordat u deze betaalt. U kunt bijvoorbeeld kostendistributies en betalingsschema's wijzigen.
5 Facturen voor betaling selecteren Te betalen facturen selecteert u via het proces Liquiditeitsbehoeften. Op basis van de door u ingestelde parameters wordt bepaald welke vrijgegeven facturen worden gepland. U kunt Liquiditeitsbehoeften eerst uitvoeren zonder dat er wijzigingen worden aangebracht, zodat u zeker weet dat u de juiste facturen selecteert voor betaling.
6 Betalingen genereren Tijdens deze stap maakt u betalingen voor uw leveranciers. De betalingsindeling wordt bepaald op basis van het programma Aanmaak elektronische betalingen of Aanmaak betalingstape in combinatie met het veld Betalingscode. Voor de mogelijke betalingsindelingen, raadpleeg de instellingen van Kasbetalingsopmaak voor de betalingscode/banktransactiecode.

De overeenkomende bestandskop van de betalingsuitvoer, het detail en de overmaking maakt u met Process Automation.
7 Een betalingsregister maken Deze stap is optioneel. Voer Kasbetalingsregister uit om een betalingsrapport te maken. Voer Kasbetalingsregister uit in combinatie met de leveranciersgroep, betalingsgroep en Rapportoptie=Huidig om de status van geplande betalingen te controleren voor een huidige betalingscyclus.
8 Betalingsafsluiting Er worden meerdere taken uitgevoerd wanneer u de betalingscyclus afsluit:
  • Grootboekposten worden gemaakt.
  • Leverancierssaldi worden bijgewerkt.
  • Tijdelijke blokkeringscodes worden verwijderd uit leveranciers en facturen.
  • De status van facturen wordt gewijzigd van Vrijgegeven in Historisch, waardoor ze niet meer beschikbaar zijn voor onderhoud.
  • Het volgende exemplaar van een periodieke factuur wordt gemaakt.
9 Distributies journaliseren Met Voorbeeldweergave journalisering kunt u de distributies controleren voordat deze worden gejournaliseerd. Er worden nog geen wijzigingen aangebracht. Na de journalisering bekijkt u met Gejournaliseerde distributies weergeven welke posten zijn gejournaliseerd in Grootboek.
10 Periode afsluiten Als u Systeembeheer hebt geselecteerd in Grootboek, moet u elke boekhoudperiode aan het einde afsluiten. Tijdens deze stap worden transactiedatums van Crediteurenadministratie automatisch gevalideerd Hierdoor wordt gegarandeerd dat alle transacties zijn overgeboekt naar het grootboek voor de periode die u afsluit.