Bedrijf oor toekenning maken

Selecteer Financiële administratie > Crediteuren > Instellingen voor toekenning > Bedrijven voor toekenning.

Klik op Maken.

Selecteer een bedrijf en geef een naam op.

Geef op het tabblad Hoofdgegevens de volgende gegevens op:

Toekenningentabel

Selecteer een tabel toekenningen die de regelgroepen bevat voor de verwerking van toekenningen.

Pooloptie

Selecteer een toekenningspool die bestaat uit een groep facturen en ontvangsten voor toekenning. De pooloptie bepaalt de combinatie van ontvangsten/inkooporders en facturen die moeten worden gebruikt voor toekenning. Hoe specifieker de pooloptie is die u selecteert, des te kleiner is het aantal facturen en ontvangsten in de toekenningspool. De volgende poolopties zijn beschikbaar:

Bedrijf/leverancier: gebruik dit om een factuur aan meerdere inkooporders toe te kennen.
Bedrijf/leverancier/IO: gebruik dit om facturen op te halen op leverancier en inkooporder.
Bedrijf/leverancier/IO/verzendadres: gebruik dit als u locaties hebt.

Inkooporder valideren

Schakel dit selectievakje in als het inkoopordernummer wordt gecontroleerd in Toekennen. Dit veld moet worden geselecteerd om berichten voor het controleren van inkooporders te kunnen maken.

Inkooporder vereist

Schakel dit selectievakje in als een inkoopordernummer vereist is.

Toerekening inkooporderontvangst

Geef een tijdelijke tegoedrekening op. Dit wordt gebruikt om het bedrag van voorraad-, niet-voorraad- en speciale artikelen te traceren dat is ontvangen maar nog niet is gefactureerd.

Tussenrekening artikelkostenverschillen

Geef een tijdelijke tegoedrekening op. Deze rekening wordt gebruikt om een kostenverschil tussen de kosten per eenheid van de factuur en de kosten per eenheid van de ontvangst tegen te boeken voor een voorraadartikel. Deze transactie wordt gejournaliseerd in Voorraadbeheer. Deze informatie wordt alleen gebruikt in combinatie met detailtoekenning voor voorraadartikelen.

Factuurmarge

Geef de journaalrekening op die moet worden gebruikt voor verschillen tussen de factuur en de ontvangst op het niveau van de factuur- en detailtoekenning in geval van specifieke situaties.

Afschrijving ontvangst

Geef de rekening op die moet worden gebruikt om oude ontvangsten af te schrijven voor niet-voorraadartikelen die niet kunnen worden toegekend.

Afschrijving toekenning

Geef een rekening op die moet worden gebruikt om bedragen af te schrijven die u hebt betaald voor goederen waarvan u de ontvangst niet verwacht. Hierbij zijn goederen inbegrepen die worden afgeschreven bij de correctie van ontvangsten.

Toegekend, niet ontvangen

Geef een tijdelijke tegoedrekening op die moet worden gebruikt om bedragen te journaliseren die u hebt betaald voor nog niet ontvangen goederen. Wordt alleen gebruikt voor voorraadartikelen.

Archivering voorraadontvangst

Geef de journaalrekening op die moet worden gebruikt om bedragen te journaliseren voor artikelen die:

u hebt betaald maar niet verwacht te ontvangen
u hebt ontvangen maar niet verwacht te betalen

Verschillen extra kosten

Geef de rekening op die moet worden gebruikt voor het journaliseren van verschillen in extra kosten. Dit is van toepassing als de extra kosten voor de factuur hoger zijn dan de extra kosten voor de ontvangst/inkooporder bij het uitvoeren van een toekenning op detailniveau. Dit is van toepassing voor zowel diverse als niet-logistieke extra kosten.

Dit veld is alleen geldig als u gebruikmaakt van Extra kosten.

Vooruitbetalingsverschillen toekenning

Geef de rekening op die moet worden gebruikt om vooruitbetalingsverschillen te journaliseren voor toekenningstransacties op factuurniveau. Afwijkingen voor vooruitbetaalde toekenningstransacties op detailniveau worden gejournaliseerd op de tussenrekening artikelkostenverschillen of de rekening artikelkosten.

Deze verschillenrekening bevat ook transacties die zijn afgesloten nadat Factuur vooruitbetaald, niet ontvangen is uitgevoerd.

Afschrijving onderfacturering

Deze rekening wordt in twee gevallen gebruikt. Tijdens een toekenning op factuurniveau wordt deze rekening gebruikt als het factuurbedrag lager is dan het ontvangstbedrag. Met Archief openstaande ontvangsten worden transacties op deze rekening gejournaliseerd als er geen factuur voor een ontvangst is of als het factuurbedrag lager is dan het ontvangstbedrag.

Deze rekening neemt de plaats in van de rekening voor archivering van voorraadontvangsten.

Geef op het tabblad Opties de volgende gegevens op:

Kortingsverantwoording: Geef aan of de kortingstoerekening wordt gegenereerd tijdens de toekenning of wanneer de betaling wordt afgesloten.
Rekening kortingstoerekening: Geef een rekening op die moet worden gebruikt in Opbouw toe te kennen korting als journaalrekening voor de kortingstoerekening.
Factuurdetails zonder ontvangst: Geef aan welke rekening moet worden gebruikt wanneer een factuur wordt toegekend zonder ontvangst. Dit is alleen geldig voor een detailtoekenning voor voorraadartikelen.
Factuurdetails overschrijden ontvangst: Geef aan welke rekening moet worden gebruikt wanneer de artikelhoeveelheid op een factuur de ontvangsthoeveelheid overschrijdt. Dit is alleen geldig voor een detailtoekenning voor voorraadartikelen.
Instellingspunt valutakoers: Geef aan wanneer de valutakoers is ingesteld voor de inkooporder. U kunt kiezen voor Invoer inkooporder, Ontvangst of Facturering.
Blokkeringscode automatische terugvordering: Selecteer de blokkeringscode die moet worden toegewezen aan terugvorderingen.
Ontvanger blokkeren tot inspectie is voltooid: Geef aan of de toekenning van ontvangstregels waarvoor inspectie is vereist moet worden geblokkeerd tot de inspectie is voltooid.
Voorraaddistributies samenvatten: Geef aan of u distributies wilt samenvatten of gedetailleerd wilt opslaan in het toekenningsproces (Niet samenvatten). Met Samenvatten kunt u de gefactureerde artikelen en het gefactureerde artikelbedrag weergeven.
Nulkostenfactuur toestaan: Schakel dit selectievakje in als nulkostenfacturen kunnen worden gedefinieerd. Laat de IO en ontvangst open voor kostenoptie 2 (Geen kosten).
Creditnota voor herfacturering inschakelen: Schakel dit selectievakje in om klanten toe te staan de functionaliteit van Creditnota voor herfacturering te gebruiken. De functionaliteit voor herfacturering wordt gebruikt om facturen te corrigeren wanneer onjuiste kosten per eenheid zijn gefactureerd en vervolgens correctiefacturen te accepteren.
Toekenning creditnota: harde bewerkingen vertragingen: Schakel dit selectievakje in om harde bewerkingen op toekenningsnota's te vertragen.
Begrotingsvalidaties uitvoeren voor goedkeuring: Als dit veld wordt geselecteerd, wordt op elke factuur waarvoor de begrotingsvalidaties mislukken een mededeling op de factuur vermeld tijdens het goedkeuringsproces.
Automatische EDI-factuurvrijgave: Schakel dit selectievakje in om toe te staan dat het bedrijf EDI-factuur voor alleen Crediteurenadministratie kan vrijgeven.
Locatiebeheer Selfbilling: Schakel dit selectievakje in als in het bedrijf Selfbilling op verzenden-aan locatie wordt beheerd.
Selfbilling-kosten bijwerken: Schakel dit selectievakje in om de kosten voor Selfbilling-ontvangsten in IO-ontvangst te wijzigen.

Geretourneerde goederen verzenden of blokkeren

Geef aan of retouren aan de leverancier fysiek worden verzonden naar de leverancier of op uw locatie worden geblokkeerd.

Afschrijvingsbedrag leveranciersclaim

Geef een bedrag op dat moet worden gebruikt om te bepalen of een retour aan een leverancier is gerechtvaardigd. Het bedrag dat u hier opgeeft wordt vergeleken met de waarde van een correctie of afwijzing. Om een retour te kunnen maken, moet de waarde van de correctie of afwijzing ten minste even groot zijn als het minimale claimbedrag. U kunt deze waarde definiëren op het niveau van zowel de leverancier als het bedrijf.

Claimtype leverancier

Selecteer de methode op basis waarvan aan de retour wordt voldaan:

Selecteer Terugvordering om een terugvordering voor elke retour te genereren.
Selecteer Creditnota om te wachten tot u van de leverancier een creditnota hebt ontvangen voor de retour.
Selecteer Geen kosten als u geen creditering ontvangt voor de retour, omdat bijvoorbeeld alle retouren automatisch worden vervangen.

Blokkeringscode terugvordering leveranciersclaims

Selecteer een blokkeringscode die u aan de terugvordering wilt toewijzen. Gebruik dit veld als een leveranciersretour wordt uitgevoerd met een terugvordering en u de terugvordering wilt blokkeren ter controle.

Geretourneerde goederen vervangen

Schakel dit selectievakje in om automatisch een inkooporder te maken voor de vervanging van goederen die zijn geretourneerd aan de leverancier.

Geef op het tabblad Berichten in de sectie Controle kosten factuurinvoer de volgende gegevens op:

IO-kostenberichten: Schakel dit selectievakje in om berichten voor Controle inkooporder te maken die worden weergegeven wanneer u een factuur toevoegt. Dit is van toepassing in geval van een afwijking wanneer de factuurregelkosten worden vergeleken met de IO-regelkosten.
Regelgroep: Selecteer de regelgroep die u wilt gebruiken voor berichttoleranties. In geval van berichten voor controle van inkooporders kunt u met de regelgroep toleranties Boven kosten of Onder kosten definiëren.
Als aan de leverancier een regelgroep in Leverancier wordt toegewezen, wordt die gebruikt vóór de regelgroep in Bedrijf. U moet Ja selecteren in de berichtenvelden om de standaardwaarden te laten toepassen.
Regelvolgorde: Selecteer de regel in een regelgroep die u wilt gebruiken voor berichttoleranties. Deze moet verwijzen naar de regel Detailtoekenning.

Geef in de sectie Controle serviceartikel de volgende gegevens op:

Serviceberichten

Geef aan onder welke voorwaarden serviceberichten moeten worden gemaakt voor service-inkooporders en servicecontracten:

Selecteer Alleen berekend bedrag om een bericht te maken voor services van het type bedrag wanneer het cumulatieve totaal van de facturen hoger is dan het bedrag van de service. Hierbij wordt rekening gehouden met eventueel bepaalde toleranties.
Selecteer Onder hoeveelheid en kosten om een bericht te maken wanneer een ontvangen factuur lager is dan het bedrag of de hoeveelheid op een service-inkooporder of een servicecontract.
Selecteer Boven hoeveelheid en kosten om een bericht te maken wanneer een ontvangen factuur hoger is dan het bedrag of de hoeveelheid op de service-inkooporder of het servicecontract.
Selecteer Boven of Onder hoeveelheid en kosten om een bericht te maken op services van het type hoeveelheid en bedrag. Er wordt een bericht gemaakt als er zowel positieve als negatieve verschillen zijn voor facturen van het type Hoeveelheid en positieve verschillen voor services van het type Bedrag. Dit is van toepassing op service-inkooporders en servicecontracten.
Selecteer Geen bericht om geen bericht te maken, ongeacht het verschil op de ontvangen factuur en de service-inkooporder of het servicecontract.

Regelgroep

Selecteer de regelgroep die u wilt gebruiken voor berichttoleranties. In geval van serviceberichten kunt u met de regelgroep alleen boven-toleranties definiëren.

Regelvolgorde

Definieer de regel in een regelgroep die u wilt gebruiken voor berichttoleranties. Deze moet verwijzen naar de regel Detailtoekenning.

Als u berichten voor Toekenning afstemming gebruikt, geeft u de volgende gegevens op in de sectie Toekenning afstemming:

Boven tolerantie, Onder tolerantie

Selecteer Ja voor het type berichten voor Toekenning afstemming dat u wilt maken.

Geldige combinaties zijn:

Ja in beide velden
Nee in beide velden
Negeren in beide velden
Ja in het ene veld en Nee in het andere veld

Als u Negeren selecteert, wordt het bericht gemaakt maar wordt de gebruiker niet geïnformeerd dat een bericht is gemaakt na de toekenningspoging.

Regelgroep

Selecteer de regelgroep die u wilt gebruiken. In geval van berichten voor Toekenning afstemming kan de regelgroep regels bevatten voor toleranties Boven/Onder kosten/hoeveelheid.

Regelvolgorde

Selecteer de regel in een regelgroep die u wilt gebruiken voor berichttoleranties. De regel moet een regel van het type Detailtoekenning zijn.

Als u werkt met Process Automation, geeft u de volgende gegevens op in de sectie Aanvullende workflowopties.

Dagen geen ontvangst

Geef het aantal dagen voor geen ontvangst op om de notificatie Geen ontvangst te verzenden.

Dagen niet-toegekende factuur

Selecteer een dag voor niet-toegekende facturen.

Notificatieoptie geen ontvangst

Selecteer een notificatieoptie voor wanneer er geen ontvangst is.

Notificatieoptie niet-toegekende factuur

Selecteer een notificatieoptie voor niet-toegekende facturen.

Basisdatum

Geef een basisdatum op. Dit kan een vervaldatum of een kortingsdatum zijn. Er wordt een notificatie verzonden als het volgende waar is:

De basisdatum is eerder dan de programmadatum plus het aantal dagen ontvangst.
Er zijn geen ontvangsten in de toekenningspool voor de factuur.

Klik op Opslaan.