Bid bond elettronici
Quando si lavora con fornitori potenziali per eventi con grandi importi monetari, è comune chiedere loro di fornire un bid bond assieme alla risposta. Il bid bond è una garanzia che mostra che il fornitore potenziale può svolgere il lavoro. Surety 2000 offre la possibilità di fornire un ID bid bond, associato a un bid bond che può essere verificato elettronicamente. I bid bond elettronici supportano la memorizzazione elettronica e la convalida dei bid bond, oltre a un supporto per bid bond cartacei.
Definizione di eventi bid bond
Definire un evento che usa bid bond dalla sezione Opzioni risposta dell'intestazione Evento. Selezionare la casella di controllo Bid Bond necessario per visualizzare un campo Percentuale Bid Bond facoltativo. Il campo indica la percentuale dell'offerta totale che il fornitore potenziale deve fornire al bond insurer. Questa percentuale deve corrispondere alla percentuale indicata nel bid bond elettronico. La casella di controllo Bid Bond necessario può essere selezionata o deselezionata finché un fornitore potenziale non invia una risposta.
Immissione di ID bid bond nel Portale fornitori potenziali
Quando un fornitore potenziale risponde a un evento che richiede un bid bond, durante il processo di risposta è presente un'altra scheda per aggiungere l'ID bid bond elettronico o la scansione di un bid bond cartaceo. Se il fornitore ha un numero ID bid bond dato da Surety 2000, lo può specificare. Il numero ID bid bond viene verificato con Surety 2000 in base al numero ID esistente; numero fornitore potenziale e numero evento devono corrispondere ai numeri sul bond. Se il fornitore potenziale non ha un numero ID bid bond, fare clic sul collegamento nel modulo per andare sul sito Web Surety 2000 e avviare il processo per ottenere un ID bond.
Se una di queste voci non corrisponde, al fornitore potenziale compare un errore ed egli deve operare con Surety 2000 per ottenere un ID bond valido. Se l'ID bond viene convalidato, all'invio viene eseguito un ulteriore controllo per verificare che le percentuali del bid bond corrispondano, se sono specificate nell'evento, e che l'importo dell'offerta non superi quello del bid bond. Se una di queste condizioni causa un errore, la risposta non può essere inviata.
Se la risposta può essere inviata, il campo Bid bond convalidato è Sì così che l'addetto acquisti sappia che l'ID bid bond del fornitore potenziale è stato convalidato. Se il fornitore potenziale non specifica un ID bid bond nella risposta, un messaggio nel modulo di invio gli segnala che deve fornire un bid bond cartaceo. Se viene inviato un allegato di un bid bond cartaceo, compare un messaggio che segnala al fornitore potenziale di fornire una copia fisica del bid bond cartaceo.
È impossibile inviare sia un bid bond elettronico che un bid bond cartaceo. Il testo nella parte superiore del modulo Bid bond è definito dall'utente. Ha un valore predefinito che però può essere cambiato in Società di selezione delle fonti di approvvigionamento sotto Testo bid bond.
Invio manuale delle risposte con bid bond cartacei
Se un fornitore potenziale fornisce una risposta manuale con un bid bond cartaceo, queste informazioni possono essere allegate alla risposta effettuando la scansione del bid bond cartaceo e allegandola alla risposta nel campo Allega bid bond cartaceo. Quando un Bid bond cartaceo viene allegato a una risposta, il Bid bond viene convalidato.
Bid bond nei moduli di analisi
Durante il processo di analisi della risposta evento, è possibile vedere le informazioni sui bid bond elettronici facendo clic sul pulsante . I bid bond cartacei che sono stati sottoposti a scansione e che sono stati allegati possono essere visualizzati facendo clic sul pulsante Visualizza bid bond cartaceo.
Se il bid bond non è ancora stato convalidato per un evento, fare clic sul pulsante e allegare un bid bond cartaceo. Diversamente l'evento non può essere assegnato. Se un fornitore potenziale ha allegato un bid bond cartaceo, è comunque necessario eseguire un'azione di convalida nei moduli di analisi della risposta per poter assegnare il Fornitore potenziale.