Evento di selezione delle fonti di approvvigionamento di tipo Offerta in due fasi
La procedura di offerta in due fasi viene utilizzata quando si rilasciano eventi di offerta e le qualifiche di un fornitore potenziale devono essere stabilite prima che possano essere visualizzati gli importi delle offerte. Il fornitore potenziale deve fornire la documentazione che dimostri di essere qualificato. Se la documentazione viene accettata, l'importo dell'offerta verrà valutato.
Gli scenari relativi alla procedura di offerta in due fasi supportano le seguenti opzioni:
- Il fornitore potenziale invia la proposta tecnica e i prezzi separatamente. I prezzi non vengono inviati finché al fornitore potenziale non viene comunicato che la sua proposta tecnica è stata accettata.
- Il fornitore potenziale invia contestualmente la proposta tecnica e i prezzi, anche se vengono valutati in due fasi.
Definizione di eventi offerta in due fasi
Usare la sezione sulle opzioni di risposta dell'intestazione evento per definire un evento per offerta in due fasi. Nel campo Offerta in due fasi selezionare Proposta tecnica inviata separatamente rispetto a importi prezzi oppure Importi prezzi e proposta tecnica inviati contemporaneamente.
Risposte a offerta in due fasi nel Portale fornitori potenziali
Quando un fornitore potenziale risponde a un evento che prevede un'offerta in due fasi, alcune domande potrebbero contenere allegati le cui informazioni servono a stabilire se la proposta tecnica del fornitore potenziale è accettata. La documentazione è richiesta per entrambe le opzioni del campo Offerta in due fasi. Se si sceglie l'opzione Proposta tecnica inviata separatamente rispetto a importi prezzi, la fase Risposte riga per la risposta all'evento non viene visualizzata e non deve essere ancora eseguita. Se si seleziona l'opzione Importi prezzi e proposta tecnica inviati contemporaneamente, sia la documentazione sulla proposta tecnica che gli importi dell'offerta vengono inviati contemporaneamente.
Analisi delle proposte tecniche
Dopo che le risposte sono state aggiunte e quando le proposte tecniche sono pronte per essere valutate, viene visualizzato un collegamento Analizza proposte tecniche. I moduli di analisi per l'evento vengono aperti. Indipendentemente dall'opzione di offerta in due fasi selezionata, quando si esegue l'analisi della risposta per l'evento viene inizialmente visualizzata solo la documentazione della proposta tecnica. L’addetto acquisti può utilizzare gli allegati e le risposte a domande per decidere se accettare le proposte tecniche di un fornitore potenziale.
se un fornitore potenziale ha inviato gli importi delle offerte insieme ai documenti della proposta tecnica, è possibile visualizzare le risposte alle domande nelle righe e i relativi allegati nell'elenco di analisi.
A parte l’indicazione di un motivo per la mancata assegnazione, l'unica azione da eseguire a questo punto è Accetta proposta tecnica. Se l’azione Accetta proposta tecnica non viene eseguita per un fornitore potenziale, si presume che la documentazione non sia stata accettata.
per una proposta tecnica accettata è possibile fare clic sul pulsante . Questo pulsante è disponibile fino all'avvio del processo di determinazione dei prezzi.
Dopo aver accettato tutte le proposte tecniche valide, fare clic sul pulsante . Selezionare una data di chiusura per la fase di determinazione dei prezzi. Quando il processo di determinazione dei prezzi viene avviato, è possibile calcolare gli importi dell'offerta per assegnare l'evento se i fornitori potenziali hanno già inviato gli importi dell'offerta.
Tutte le risposte dei fornitori potenziali con proposte tecniche accettate sono impostate su uno stato Aperto per permettere loro di inviare gli importi dell'offerta.
Negli elenchi di eventi il valore del campo Data di chiusura fase di determinazione prezzi è riportato come data di chiusura nella colonna Data di chiusura corrente. La data di chiusura della fase di determinazione dei prezzi per la fase due è riportata nell'intestazione dell'evento.
mentre i fornitori potenziali inviano i prezzi per le proposte tecniche accettate, è disponibile una pagina con un elenco dei fornitori potenziali le cui proposte tecniche non sono state accettate.
Un fornitore potenziale con proposta tecnica accettata non può modificare o rimuovere risposte alle domande o allegati presenti quando la proposta tecnica è stata accettata.
Importi dei prezzi quando sono separati dalle proposte tecniche
Se nel campo Offerta in due fasi è stata selezionata l'opzione Proposta tecnica inviata separatamente rispetto a importi prezzi, il fornitore potenziale vedrà una risposta aperta per l'invio dei prezzi per l'evento. Il menu principale nel Portale fornitori potenziali conterrà un avviso per segnalare la presenza di risposte non inviate in relazione ai prezzi. Fare clic sulla voce di menu per aprire un modulo con le risposte che richiedono informazioni sui prezzi. Per specificare un prezzo, aprire un articolo dall'elenco oppure fare clic sul pulsante . Si apre una procedura guidata sul modulo specifico per aggiungere risposte riga.
per semplificare l'individuazione delle risposte che richiedono un intervento oppure attenzione, le risposte non inviate che è ancora possibile inviare sono riportate nella sezione Risposte personali. Le risposte inviate o ritirate che possono ancora essere assegnate per eventi aperti o in attesa di assegnazione sono indicate nella scheda Risposte aperte per assegnazione. Le risposte per eventi che sono stati chiusi o annullati o che sono in attesa di assegnazione ma per i quali la risposta non è mai stata inviata sono riportate nella scheda Risposte storiche.
Dopo che il fornitore potenziale ha aggiornato le informazioni sui prezzi e inviato una risposta, è possibile visualizzare e assegnare le risposte nelle pagine di Analisi. Fare clic sul collegamento Analizza prezzi.
Il processo di assegnazione prosegue quindi come per qualsiasi altro evento, con le seguenti eccezioni:
- Vengono visualizzati solo i fornitori potenziali con Proposte tecniche accettate che hanno inviato importi dei prezzi.
- Il pulsante Analizza risposte proposte tecniche è disponibile. Fare clic su di esso per visualizzare tutte le proposte tecniche iniziali.
Ponderazione a livello di evento per offerta in due fasi
Se per un Evento Offerta in due fasi è stata definita la ponderazione a livello di evento o la ponderazione a livello di riga, per il punteggio vengono considerate tutte le risposte quando si visualizzano le risposte iniziali all'Evento, ma solo per fattori di ponderazione legati alle proposte tecniche. I fattori di ponderazione sono Domande, Diversificazione e Addetto acquisti. Quando nei moduli di analisi si visualizzano solo i fornitori potenziali con proposte tecniche accettate, vengono considerate tutte le ponderazioni e il punteggio viene calcolato solo a fronte di tali fornitori.
Risposte non inviate e mancanti per la procedura di offerta in due fasi
È possibile ricordare ai fornitori potenziali di inviare le risposte per l'elaborazione dell'offerta in due fasi. È infatti possibile creare e inviare e-mail ai fornitori potenziali che hanno risposte non inviate entro il numero specificato di giorni di una data di chiusura. I campi disponibili in Gruppo di selezione fonti di approvvigionamento e Configurazione società consentono di determinare se devono essere creati messaggi o e-mail. È possibile specificare l'oggetto e il contenuto dell'e-mail.
Vedere Notifica di risposte non inviate e mancanti ai fornitori potenziali.
Migliore offerta definitiva
In un unico evento è possibile combinare il processo di assegnazione della migliore offerta definitiva con la procedura di offerta in due fasi.