Se la struttura di progetto aziendale è impostata per l'approvazione delle fatture, viene visualizzata un'azione per l'invio per l'approvazione. Questa azione modifica lo stato di approvazione impostandolo su Inviato per approvazione. Il record rimane nello stato Creato. Dopo l'invio del record per l'approvazione, il ratificatore può approvare o rifiutare i record. In caso di approvazione, lo stato di approvazione del record passa ad Approvato. In caso di rifiuto, viene visualizzata una finestra Commenti. Il ratificatore deve spiegare il motivo del rifiuto. Questa spiegazione viene visualizzata nel corpo del messaggio e-mail inviato per il record. Il rifiuto di un record modifica lo stato di approvazione in Rifiutato. Se viene rifiutato un solo record, viene rifiutato l'intero gruppo. Il record può essere eliminato o corretto e quindi inviato nuovamente per l'approvazione. Dopo l'approvazione dei record, è possibile eseguire l'azione di contabilizzazione. È necessario che tutti i record del gruppo di esecuzione siano approvati prima di poter procedere alla contabilizzazione.
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Accedere come Addetto contabilità di progetto, come Amministratore progetti o come Responsabile di progetto.
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Per l'Addetto contabilità di progetto, scegliere .
Per l'Amministratore progetti, scegliere .
Per il Responsabile di progetto, scegliere .
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Fare clic sulla scheda Contratti e aprire un contratto.
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Scegliere .
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Specificare le seguenti informazioni:
- Gruppo di fatture
- Selezionare il gruppo di fatture del contratto da approvare. Verranno visualizzati solo i gruppi di fatture con stato Creato.
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Fare clic su Invia.
Lo stato di approvazione delle fatture diventa
Inviato per approvazione mentre il record rimane impostato su
Creato. Non è possibile apportare modifiche alle fatture.
Il ratificatore può approvare o rifiutare le fatture. Se le fatture vengono rifiutate, sarà necessario inserire un commento per spiegare il motivo del rifiuto. Il commento verrà visualizzato nel corpo del messaggio e-mail. La fattura rifiutata rimane impostata su Creato mentre lo stato di approvazione diventa Rifiutato. La fattura può essere eliminata o corretta e inviata nuovamente per l'approvazione. Se viene rifiutato un solo record del gruppo, verranno rifiutati tutti i record del gruppo.
Se le fatture vengono approvate, lo stato di approvazione viene aggiornato in Approvato. I record sono ora pronti per la contabilizzazione.